Важнейшее требование, предъявляемое к бухгалтерскому учету – точность и достоверность информации о состоянии и движении хозяйственных средств организации.
Все записи в бухгалтерском учете производятся на основе первичных учетных документов. Но могут быть и расхождения между данными документов и фактическим наличием средств и расчетов по разным причинам. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и наличия средств осуществляется инвентаризация.
Инвентаризация – это способ бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности организации.
Назначение инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации выявляются:
- фактическое наличие средств (основных фондов, материально-производственных запасов, денежных средств, ценных бумаг и др.);
- наличие материально-производственных запасов, частично потерявших свое первоначальное качество, не соответствующих стандартам качества (ГОСТам), техническим условиям (ТУ);
- наличие неходовых, залежавшихся и неиспользуемых видов средств.
Кроме того, при проведении инвентаризации проверяется:
- соблюдение правил и условий хранения материально-производственных запасов, денежных средств, правил содержания и эксплуатации основных средств;
- реальная стоимость учтенных средств на балансе организации;
- состояние складского и весоизмерительного хозяйства;
- обоснованность подбора материально-ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности.
В ходе инвентаризации выявляются хозяйственные операции и факты, которые не могут быть выявлены, измерены и отражены в процессе первичного учета.
В зависимости от классификации признаков различают различные виды инвентаризаций (Таблица 9).
Таблица 9
Классификация инвентаризации
| № | Признаки классификации | Виды инвентаризаций | Цель и содержание инвентаризации |
| Способ проведения | Плановые (обязательные) Заранее объявленные (назначенные) Внеплановые | В соответствии с положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и положении по инвентаризации имущества и расчетов. Материально-ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться по мере необходимости, в основном внезапно. Материально-ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней. | |
| Полнота охвата (объем проверки) | Полные Частичные Выборочные | Охватывают все виды средств и расчетов. Охватывают один или несколько видов средств, незавершенное производство. Для контроля работы материально-ответственных лиц, например, залежалых, дорогостоящих товаров. | |
| Периодич-ность проведения | Текущие Перманентные (постоянные, непрерывные) | Для выявления фактического расхода товарно-материальных ценностей в производстве, на соответствие действующих норм расхода материалов их фактическому расходу. Подвергаются проверке в натуре отдельные виды товарно-материальных ценностей, когда их остаток является минимальным. | |
| Перечень вопросов | Комплексные Тематические | Инвентаризация всех средств и расчетов. Инвентаризация отдельных участков (основных средств, кассы и т.д.) | |
| Принадлеж-ность | Имущество в организации вне ее | При этом рассматриваются две задачи – инвентаризация средств, находящихся во владении организации или в ее собственности. | |
| Цель | Вступительные Последующие (текущие) | Необходимы в начале любой хозяйственной жизни. Для убедительности точности учетных данных. Проводятся при следующих обстоятельствах: 1. Согласно плановому графику; 2. По сигналам, когда администрации сообщают о неблагополучии в деле хранения и продажи ценностей. | |
| Последовательность | От объекта к регистру От регистра к объекту | Наиболее эффективна, т.к. материально-ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится представит объективную картину дел | |
| Субъект проверок | Ординарные Экстраординарные | Проводимые по инициативе собственников или администрации. Предпринимаемые по настоянию сторонних органов (арбитража, судов, банков) | |
| Использование данных | Информативные Доказательные | Необходимы только для подтверждения какого-либо факта, например, насколько обоснованы испрашиваемые организацией кредиты. Здесь преследуются экономические цели. Применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для опровержения его. Они преследуют юридические цели. | |
| Форма описи | Устная Письменная На машинных носителях | Деление по видам носителей |
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передачи средств в аренду, выкупе, продаже;
- при смене форм собственности (преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия);
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче ценностей;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризация средств производится по каждому их местонахождению и материально-ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
Инвентаризации подлежат также ценности, не принадлежащие организации и учитываемые за балансом.