Нормативное регулирование. Для проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации применяются:
1. Приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации (ф № ИНВ-22). Является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.
2. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (распоряжений) о проведении инвентаризации (ф №ИНВ-23).
3. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются Актом (ф №ИНВ-24).
4. Акты регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (ф№ИНВ-25).
5. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф №ИНВ-26).
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на рабочую или постоянно действующую комиссию, которая создается и утверждается руководителем организации из представителей администрации, специалистов. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.
Перед проведением инвентаризации проводится подготовительная работа:
- производится инструктаж с членами комиссии с вручением приказа, в котором отражены сроки начала и окончании инвентаризации;
- должны быть сделаны все записи в документах (закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу товарно-материальных ценностей, проведены соответствующие записи в карточках, (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации;
- все первичные документы должны быть сданы в бухгалтерию, о чем материально-ответственные лица дают расписку;
- материально-ответственные лица приводят в порядок места хранения ценностей.
Перед началом инвентаризации комиссия обязана:
- опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
- проверить исправности всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
- получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Рабочие инвентаризационные комиссии:
1. Производят обмер, взвешивание, пересчет ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
2. В случае расхождений с материально-ответственных лиц берут объяснительную, разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, недостач в пределах норм естественной убыли;
3. Вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материально-производственных запасов, улучшению их учета и контроля за их сохранностью, продажей излишних и неиспользуемых материалов.
Члены комиссии несут ответственность:
- за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых средств;
- за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (сорт, марка, размер, тип и др.);
- за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.