Фактические остатки по каждому наименованию ценностей инвентаризационная комиссия вносит в инвентаризационные описи (ведомости), по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Формы описей даны в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.
Инвентаризационная опись – это первичный документ, характеризующий определенную ситуацию, представленную фактами состояния – наличие ценностей, составляемый по данным снятия натуральных остатков, выявленных в процессе инвентаризации.
В конце каждого листа описи указывается прописью количество порядковых номеров на странице и выводится общий итог по количеству независимо от единиц измерения.
К инвентаризационной описи прикладываются акты обмеров, технические расчеты, ведомости отвесов, подтверждающие достоверность остатков.
По материальным ценностям, имевшим место в период инвентаризации движение (поступление, расход), на непригодные и испорченные составляются отдельные инвентаризационные описи.
Инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственным лицом с записью «Все товарно-материальные ценность, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № по №, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею» и передается в бухгалтерию.
По данным инвентаризационных описей в бухгалтерии составляется сличительная ведомость, в которую вносятся наименования ценностей, по которым выявлены расхождения в натуральных и стоимостных показателях (недостача, излишки, пересортица).
Расхождения могут быть вызваны рядом причин:
1. Естественная убыль в результате усушки, улетучивания, утруски, распылу, измерениями температуры окружающей среды и т.п.;
2. В результате погрешностей показаний весоизмерительных приборов в процессе приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
3. В результате арифметических ошибок в подсчетах, описок в первичных документах (непреднамеренные ошибки);
4. Результат злоупотреблений и мошенничества: обсчет, обмер, хищения, обвесы и т.п. (преднамеренные ошибки).
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности постоянно действующая комиссия (руководитель) принимает решения.
Отражение в учете. Излишнее имущество приходуется по рыночным ценам на финансовые результаты:
Д сч. 10, 01, 04, 20, 50 и др. К 91/1
Недостача и порча товарно-материальных ценностей в пределах действующих норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения:
Д сч. 20, 23, 25, 26, 44 К 10
Недостача и порча имущества сверх норм естественной убыли по рыночным ценам списывается на материально-ответственное лицо:
Если материально-ответственное лицо не установлено или оказано судом о взыскании (частично или полностью), убытки списываются на финансовые результаты организации (без уменьшения налогооблагаемой базы) по фактической себестоимости. Д 91/2 К 94
При наличии пересортицы взаимозачет может быть только при следующих условиях:
Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовой финансовой отчетности и учете.