Для отражения хозяйственных операций по данным первичных учётных документов в бухгалтерском учёте используют различные учётные регистры.
Сущность учётных регистров. Учётные регистры представляют собой определённой формы таблицы, построенные в соответствии с экономической группировкой однородных данных и предназначенные для ведения учётных записей, которые производятся на основе проверенных и обработанных документов. Учётные регистры обеспечивают контроль за сохранностью документов. Данные учётных регистров используются для контроля, управления составления отчетности и анализа хозяйственной жизни. Поэтому правильное и своевременное ведение записей в учётных регистрах является важнейшим этапом бухгалтерской работы. Содержание регистров бухгалтерского учёта является коммерческой тайной, а в случаях предусмотренных законодательством РФ - государственной тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За её разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.
Формы бухгалтерских регистров, порядок и последовательность записей в них, а также технические средства весьма разнообразны.
Носители регистров.Регистры бухгалтерского учёта ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. При ведении регистров бухгалтерского учёта на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров разрабатываются, утверждаются и рекомендуются МФ РФ или организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учёта.
Классификация регистров. Виды регистров и их классификация показана в таблице 10.