Регистрация информации в учётные регистры на основании первичных учётных документов называется счётной записью.
В соответствии с требованиями, предъявляемыми к учетным записям (документальность, своевременность, точность, ясность, достоверность) учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах.
- записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;
- каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;
- записи в учетных регистрах должны проводиться своевременно; записи в учетных регистрах должны производиться в следующем порядке:
а) по документам, не носящим массовый характер, запись операций производиться непосредственного в соответствующем регистре по счету;
б) по массовым документам хозяйственные операции до записи в регистры по счету, предварительно группируются в различных ведомостях; по окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в регистры по соответствующим счетам;
- по окончании записи в регистры на каждом документе делается отметка с указанием номера учетного регистра (во избежание повторного использования документов);
- в конце месяца в учетных регистрах подсчитывается итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается специально отведенных для этого строках и графах;
- осуществляется взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими в целях контроля за правильных счетных записей;
- перенос итогов регистров по счетам в Главную книгу.
Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построенным и назначение, но можно выделить определенные признаки и виды записей (Таблица 11).