3.1. Типы ошибок и их причины.Одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является точность и достоверность учетной информации. Реализация этих требований осуществляется разными способами, одним из которых является выявлением ошибок. Ошибки, встречающиеся в первичных учетных документах и учетных регистрах, подразделяют по ряду причин (Таблица 12).
Таблица 12
Причины и виды ошибок
| Направления (признаки) ошибок | Типы ошибок | Причины и последствия ошибок |
| 1.Возникновение ошибок (причин) | Организационные | Утомление - чем больше работник устает, тем больше ошибается. Небрежность работника - неаккуратность вызывает больше ошибок. Неисправность вычислительной техники - с одной стороны уменьшает количество ошибок ВТ, а с другой вследствие неисправности возникают новые (невольные) |
| 2. Последствия | Локальные | Искажение информации только в том документе или регистре, где они были допущены и не приводящий к ошибкам в других регистрах. |
| Транзитные | Вызывают ошибки в других регистрах | |
| 3. По месту возникновения | В записях ( в тексте) | Могут повлечь составление неверной проводки |
| В числах | Бухгалтер пишет или не те цифры или переставляет их, или пропускает, не дописывает нули, значащие цифры, пропущены значащие цифры или нули в середине. Как правило носят транзитный характер. | |
| В разноске данных | Бухгалтер может записать сумму в дебет и забыть занести ее в кредит, записать сумму в журнал, но не разнести ее по счетам, зафиксировать в синтетических счетах, но пропустить разноску в аналитических. | |
| 4. По умыслу | Вольные, умышленные | Намеренные "ошибки", Возникающие по злой воле работников. Их относят к злоупотреблениям. |
| Невольные и неумышленные | Собственно ошибки, возникающие без злого умысла. | |
| 5. По значимости | Значимые | Такие, которые могут повлиять на принятие решений. |
| Незначимые | Такие, которые не могут повлиять на принятие решений. | |
| 6. По содержанию ошибки | Полнота | Часть фактов (ситуаций) не получила отражения и в целом ситуация отражена в учете не адекватно, Это скорее халатность, чем злоупотребление (поступили материалы - не оприходованы, не оприходованный товар в магазине продается). |
| Достоверность | В учете фиксируется то, что отсутствует в реальной жизни (выписан наряд на сдельные работы, которые не проводились, выставлен счет на оплату за услуги, которые не оказывались). | |
| Периодизация | Возникают вследствие нарушения принципа идентификации, т. е. представляют собой отражение фактов хозяйственной жизни не в том отчетном периоде, к которому их нужно было отнести. | |
| В бухгалтерской корреспонденции | Означает, что факты хозяйственной жизни фиксируются не на тех счетах, которые предопределены принятым Планом счетов, а на других счетах. | |
| Ошибки в оценке | Связаны с выбором оценки, определением цены, подсчетом курсовых разниц, расчетом амортизации и т.п. | |
| Ошибки представления | Связаны с неправильным представлением данных вследствие нарушения условий этого представления. Например, дебиторская и кредиторская задолженность взаимопогашаются. |
Варианты поиска ошибок. 1. Последовательная сверка записей.
Предполагает проверку правильности разноски фактов, записанных в учетных регистрах. Для выявления правильности прибегают к пунктированию, "открыживанию" чисел. Например, в журнале около зафиксированной суммы проставляют знак: "крыжа" (X) или "птичку" (V), затем отыскивают эту же сумму в дебетуемом счете и ставят этот же знак, далее так же в кредитуемом.
Если первая пунктировка не дала результатов, то ее повторяют, причем проставляют второй "крыж" (XX)
В условиях автоматизации аналогичный результат достигается в процессе последовательного просмотра информации на экране дисплея с данными первичных документов.
2. Выборочный метод - необходимо при поиске ошибки установить место, где наиболее возможно допущение отыскиваемой ошибки. Если в этом участке учетных записей ошибка не обнаружена, то поиски распространяют на следующий участок, где наиболее вероятно допущение ошибки.
3. Логический метод - способ нахождения ошибки путем отыскания разности между итогами оборотов, которые в соответствии с методом двойной записи должны быть равны, но в действительности не сошлись. Разность этих итогов нередко показывает, что какая-либо операция не записана или записана дважды по дебету или кредиту счетов. Зная сумму этой операции, можно быстро найти место, где произошла ошибка.
4. Сплошной метод - сплошная проверка по первичным источникам всех записей, в итоге которых выявлены расхождения. К сплошной проверке прибегают в тех случаях, когда выборочный метод отыскания ошибки не дал положительных результатов.
5. Числовые ошибки можно установить путем сплошного подсчета итогов в учетном регистре, повторив затем в обратном порядке вычитание (сложение). Если после этой процедуры получится разница, то ее величина означает размер ошибки.
Способы исправления ошибок. Как только ошибка в учетных записях найдена, ее необходимо исправить. Исправление ошибок производят следующими способами: корректурным, сторнировочной записи, дополнительной записи, обратной записи (схема 8).
| Способы исправления ошибок, допущенных при регистрации (накоплении) бухгалтерских документов |
| Корректура, т.е. зачеркивание неправильных записей (номеров) балансовых счетов или суммы бухгалтерской проводки и запись правильных сумм |
| Дополнительные записи Делают в текущем или следующем месяце в двух случаях: если в регистре не записана отдельная строка первичной учетного документа; если при записи в регистре ошибочно занижена оценка хозяйственного факта |
| Сторнировочные записи (сторно) – дополнительные записи отрицательными (красного цвета) числами |
| Применяют для исправления ошибок текущего месяца в двух случаях: На первичных документах, если они еще не записаны в регистры; В регистрах, в которых еще не подведены итоги |
| Делают в текущем месяце в следующих двух случаях: В регистрах подведены итоги, но ошибки выявлены до составления отчета; Ошибки выявлены после составления отчета |
| Основанием для их написания являются бухгалтерские справки |
| Дополнительные и сторнировочные записи применяются не только для исправления ошибок, но и для корректировки записей, имеющих условную (предварительную) оценку (при учете готовой, отгруженной и проданной продукции, оцененной по плановой себестоимости, с доведением затем оценки до фактической себестоимости) |
Схема 8. Способы исправления ошибок
Корректурный.Корректурный способ состоит в том, что неправильную запись зачеркивают, а сверху вписывают правильные данные с оговоркой "исправлено" с указанием даты исправления и подписей лиц, ранее подписавших документ. Зачеркивание производится тонкой чертой гак, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом, если ошибка допущена хотя бы в одной цифре, зачеркивают все число.
Корректурный способ применяют при исправлениях учетных записей как цифр, так и текста в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или если ошибка быстро обнаружена и не отразилась на суммовых итогах учетных записей.
Если ошибка связана с неправильной корреспонденцией счетов, исказила суммовые итоги и корректурным способом исправить ее нельзя, т.к. пришлось бы зачеркивать и исправлять суммовые итоги в нескольких местах, то применяют способ сторнировочных записей.
Сторнировочный.Сторнировочный способ ("красное сторно") состоит в том, что неправильная запись аннулируется отрицательными числами.
Сторнировочная запись означает уничтожить, аннулировать ее. Отрицательные числа пишут красным цветом и при подсчете суммовых данных из их итогов вычитают суммы, записанные красным цветом. Таким образом, ошибочная проводка, повторенная красной записью, снимается.
ПРИМЕР: Записано Дт 20 Кт 40 - 4000 руб.
Следует Дт 40 Кт 20 - 4000 руб.
Исправление Дт 20 Кт 40 - 4000 руб.
Исправление ошибки в учетных записях способом красного сторно, таким образом, производится в два приема;
-1-ый - аннулируется неправильная запись путем повторения ее суммы и корреспондирующих счетов красным цветом :
-2-ой - делается правильная запись по счетам обычной записью.
Этот способ весьма удобен тем, что обеспечивает правильное отражение оборотов по счетам и может быть применен по истечении того отчетного периода в котором была допущена ошибка.
Применение способа красного сторно допускается также в тех случаях, если запись сделана в большей сумме.
ПРИМЕР: Записано Дт 10 Кт 60 - 5000 руб.
Следовало записать 3000 руб.
Исправление Дт 10 Кт 60 - 2000 руб.
Дополнительной записи. Способ дополнительных записей применяют при обнаружении ошибки в двух случаях:
а) в сводном учетном регистре пропущена отдельная запись (бухгалтерская проводка) из первичного документа, т.е. фактически не произведена регистрация совершившегося хозяйственного факта на бухгалтерских счетах способом двойной записи.
Например, находясь в отпуске, бухгалтер не рассчитывал амортизацию основных средств и произвел запись:
Дт 20 (25,26) Кт 02 - ежемесячное начисление амортизации – 5000 руб.
При обнаружении данной ошибки следует произвести дополнительное начисление амортизации за пропущенный период и сделать дополнительную поводку : Дт 25 Кт 02-10000 руб.
б) если при записи в учетный регистр ошибочно занижена оценка хозяйственного факта.