В конце месяца дебетовый оборот по каждому главному счету переносится в главную книгу, В главной книге обороты по дебету каждого счета отражают в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов, а обороты по кредиту даются одной общей записью. Таким образом, журналы-ордера и главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого отдельного счета.
Строение главной книги Счет 50 "Касса"
| Месяц | Обороты по дебету с кредита счетов | Оборот по кредиту | Сальдо | ||||
| и т. д. | Д | К | |||||
| Январь | |||||||
| Февраль | |||||||
| и т. д. | |||||||
| Итого за год: |
Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, проверки правильности записи по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В главной книге показаны вступительное сальдо, текущие обороты за месяц и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету.
Правильность записей в главную книгу проверяют подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам, которые соответственно должны быть равны (сальдо дебетовое и кредитовое, обороты по дебету и кредиту).
Главная книга открывается на год.
На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указывают номер регистра и порядковые номера записи (номер строки).
Итоговые записи в журналах-ордерах сверяют с данными первичных учетных документов, на основании которых произведены эти записи, чтобы проконтролировать правильность хозяйственных фактов.
Суммы, относимые в дебет счетов, по которым аналитический учет ведется в журналах-ордерах или ведомостях, в необходимых случаях группируют по субсчетам или статьям аналитического учета в специальных листках-расшифровках, открываемых на каждый дебетуемый счет. Записи в листках-расшифровках производят на основании однородных документов итогами за день или более продолжительный период, а в необходимых случаях, - по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операции. По окончании месяца заполненные листки-расшифровки используют для записей в журналы-ордера или ведомости.
Преимущества.На всех регистрах указывают название месяца, в котором он заполняется. В конце месяца регистры подписываются главным бухгалтером. В регистрах, из которых показатели переносят в главную книгу, делают об этом отметку. Журнально-ордерной форме счетоводства присуши следующие преимущества:
1. Использование системы накопительных ведомостей обеспечивает равномерную и своевременную запись фактов на протяжении всего учетного периода; дает возможность непосредственно получать большинство отчетных данных (показателей) из регистров текущего учета, чем облегчается и ускоряется составление бухгалтерской отчетности, улучшается оперативный анализ хозяйственной деятельности организации.
2. Достигается непосредственная увязка аналитического учета с учетом синтетическим, а также с балансом. Сокращается количество регистров аналитического учета и упрощается техника учетных записей.
3. Использование журналов-ордеров позволяет при регистрации в них фактов быстрее ориентироваться в установлении корреспонденции счетов и предотвращать ошибочные, не соответствующие экономическому содержанию учитываемых фактов, записи по счетам.
4. Создаются условия для широкого разделения учетного труда, облегчается нормирование учетной работы и применение графиков документооборота в работе бухгалтерского аппарата.
4. Улучшается систематизация и порядок хранения учетных документов применительно к
отдельным журналам-ордерам, облегчается проверка учетных данных и получение справок.
Недостатки
К недостаткам журнально-ордерной формы относят:
1. Сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, затрудняющие их использование в учетной работе.
2. Ориентированность на ручную технику их заполнения.
3. Многочисленные дополнительные таблицы-расшифровки, требующие при их ведении большого количества времени и сил.