Мащинно-ориентиррванная (таблично-автоматизированная) форма учета получила развитие с таблично-перфокарточной формы, разработанной в 1955 г. В.И. Исаковым и развитием средств вычислительной техники, в настоящее время компьютеров.
Таблично-автоматизированная форма получила свое название от двух слов: "таблица", т.к. внешний вид основного регистра - машинограмма (распечатка) и "автоматизация", т.к. при применении этой формы автоматически осуществляется обработка информации с использованием программ для вычислительной техники.
Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных данных (документов, регистров-машинограмм).
В основу автоматизированной системы обработки информации положены следующие основные принципы:
1. Сохранение метода двойной записи при отражении хозяйственных фактов с использованием кодов типовой корреспонденции счетов и быстрого их ввода. Изменение или дополнение типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного типового редактора.
2. Большой объем памяти вычислительных машин, позволяет работать с субсчетами всех уровней с выполнением без особой сложности любых накопительных операций (расчетов по заработной плате, амортизации, себестоимости и т.д.).
3. Обработка на вычислительных машинах первичной учетной информации по разным программам с учетом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информации. Вычислительная техника (компьютеризация) становится определяющим фактором организации труда бухгалтеров.
4. Получение на основе обработки информации сформированного банка данных, использование которого на разных уровнях управления создает перспективу обеспечения ведения учета в запрос но-ответном режиме, исходя из потребностей пользователя информации.
5. Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе банка данных.
6. Однократный ввод, исключающий дублирование данных и многократное использование путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля и осуществления анализа хозяйственной деятельности.
Процесс обработки информации при машинно-ориентированной форме учета представлен на схеме 12.
| Постоянные носители синтетического и аналитического учета |
| Первичные и сводные документы |
| Кассовая книга |
| Разовые носители |
| Ввод в компьютер (вычислительную машину) |
| Оборотные ведомости по аналитическим счетам |
| Журнал хозяйственных операций |
| Рабочие машинограммы |
| Регистры синтетического учета |
| Оборотная ведомость по синтетическим счетам |
| Итоговые и сальдовые носители синтетического учета |
| Баланс |
Условные обозначения: запись
сверка записей
Схема 12. Машинно-ориентированная форма учета
Последовательность записей при автоматизированной форме учета следующая. Информация первичных и сводных учетных документов фиксируется на разовых машинных носителях. Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций. Все данные, записанные за определенный период на носителях, пропускаются через компьютер (машину) для подсчета и для печати информации. На основании данных об остатках и оборотах печатаются регистры синтетического и аналитического учета за любой период и в короткое время (журналы-ордера, ведомости к ним, оборотные ведомости и т.д.). Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам сверяют с данными оборотных ведомостей по синтетическим счетам, формируются остатки и составляется баланс.
Основой формы являются следующие группы машинных носителей информации:
- разовая - создается по текущим первичным учетным документам;
- постоянная - записывается на машинные носители или находится в запоминающем устройстве компьютера (машины);
- итоговая или сальдовая - автоматически создаются и записываются на машинные носители и на печать.