Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. При открытии каждого очередного документа или при создании нового Word создает новое окно документа. При закрытии документа его окно также закрывается.
Операции открытия и сохранения документа на диске являются стандартными и осуществляются командами Файл/Открыть и Файл/Сохранить (Сохранить как).
Для того, чтобы облегчить процедуру поиска документа, можно перед его сохранением задать дополнительную информацию, описывающую документ.
Для этого нужно:
1) выбрать команду Файл/Свойства;
2) выбрать вкладку Документ;
3) заполнить одно или несколько полей;
4) нажать ОК.
Свойства документа могут использоваться при открытии, если пользователь не знает точного названия документа или папки, где документ содержится.
Для использования свойств следует:
1) в окне Открытие документа нажать кнопку Отбор;
2) в строке Папка выбрать папку, в которой будет производиться поиск;
3) в списке Свойство выбрать то свойство, по которому будет отбираться документ;
4) выбрать операцию в списке Операция;
5) ввести значение в поле Значение;
6) нажать кнопку Добавить, чтобы добавить заданное условие к другим условиям поиска;
7) если необходимо, задать аналогично еще несколько условий;
8) установить один из переключателей «И» или «ИЛИ», который будет применяться к заданным условиям;
9) для запуска процесса поиска нажать кнопку Найти.
Примеры условий поиска:
1) Автор совпадает (точно) с Петров В.И.;
2) Название содержит фразу 1999/2000 учебный год;
3) Дата создания прошлый месяц;
4) Ключевые слова содержит слова Факультет, экзамен, пересдача.
Для создания нового документа следует выбрать команду Файл/Создать. При этом раскроется окно "Создание документа", в котором будет выбрана вкладка "Общие" и отмечена пиктограмма "Обычный". Ничего не меняя в окне, нужно нажать кнопку ОК.
3акрытие документа (и окна документа) осуществляется командой Файл/Закрыть. Если информация в закрываемом окне не была предварительно сохранена на диске, Word выдаст запрос: “Сохранить изменения?”. Если выбрать "Да", Word раскроет обычное окно "Сохранение документа". В случае выбора "Нет" информация теряется.
Чтобы видеть в окне Word окна всех открытых документов, можно выполнить команду Окно/Упорядочить все. Word уменьшит при этом размер всех окон.
Если же необходимо при нескольких открытых документах вывести на первый план окно одного из них, нужно:
1) раскрыть меню Окно;
2) выбрать название документа, на который надо переключиться.