Если включен механизм автоматической проверки правописания, то, по мере набора текста, Word осуществляет его проверку по словарю и подчеркивает красной волнистой линией "ошибочные" слова. Можно щелкнуть правой кнопкой «мыши» на подчеркнутом слове и из раскрывшегося меню выбрать один из предложенных вариантов написания.
Чтобы проверить правописание в документе после набора всего текста, нужно выбрать команду Сервис/Правописание. Можно проверить орфографию только в части документа, если выделить эту часть перед запуском команды.
Word просматривает документ, сопоставляя каждое слово со словарем. При обнаружении слова, отсутствующего в словаре, Word выводит диалоговое окно Правописание.
Возможны 3 варианта:
1) обнаружено действительно ошибочное слово и среди вариантов правильного написания имеется подходящий: выделить данный вариант и нажать кнопку Заменить;
2) обнаружено ошибочное слово, но подходящего для замены варианта нет: вручную отредактировать слово и нажать кнопку Заменить;
3) обнаружено слово, отсутствующее в словаре, но не содержащее ошибок: нажать кнопку Пропустить; чтобы включить слово в словарь, нужно нажать кнопку Добавить.
Для того чтобы Word проверял не только правописание, но и грамматику, следует отметить флажок Грамматика в окне Правописание. При обнаружении грамматической ошибки можно выбрать предложенный вариант или исправить ошибку вручную; для внесения исправления в документ - нажать кнопку Изменить; для пропуска данного предложения нажать кнопку Пропустить.
В основном словаре, который используется при проверке правописания, содержатся только общеупотребительные слова. В нем отсутствуют различные профессиональные термины, названия фирм и т.п. Можно создать вспомогательный словарь для таких слов и использовать его наряду с основным словарем при проверке правописания.
Чтобы создать вспомогательный словарь, следует:
1) вызвать команду Сервис/Параметры, выбрать вкладку Правописание;
2) нажать кнопку Словари;
3) в диалоговом окне «Вспомогательные словари» нажать кнопку Создать;
4) задать имя словаря и определить папку, в которой он будет создан; расширение файла словаря - “DIC”;
5) нажать кнопку Сохранить;
6) закрыть окно «Вспомогательные словари» и окно «Параметры».
Для заполнения словаря нужно выполнить следующее:
1) открыть словарь (для отображения имени словаря в окне Открытие документа следует в строке Тип файла установить тип Все файлы);
2) набрать все нужные слова по одному в строке; после каждого слова нажимать клавишу Enter; каждое слово набирать во всех вариантах, которые могут встречаться в документах;
3) сохранить и закрыть словарь.
Чтобы использовать вспомогательный словарь при проверке правописания, следует:
1) вызвать команду Сервис/Параметры, выбрать вкладку Правописание;
2) нажать кнопку Словари;
3) в списке словарей выбрать словари, которые должны использоваться; если нужного словаря нет в списке, нажать кнопку Добавить и выбрать файл обычным образом.