Сопроводительное письмо- дополняющее служебное письмо к предлагающимся документам (протокол, акт, резюме, личные документы)
| Основное содержание сопроводительного письма | Содержится информация о том, что выслан документ. |
| Объем сопроводительного письма | 1 стр + приложение |
| Реквизиты сопроводительного письма | -наименование организации -адрес, индекс -сайт -телефон, e-mail -ОГРН,ОКПО -ИНН/КПП -дата, номер -ссылка на номер, от… -адресат(должность,наименование организации, ФИО, адрес -заголовок к тексту -Обращение -Текст -Обращение -исполнитель -подпись -ФИО |
| Есть ли реквизит наименование документа (СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО)? | нет |
| Обязателен ли в сопроводительном письме заголовок? | да |
| Текст сопроводительного письма может содержать дополнительную информацию | Просьбы, пояснения, .связанные с с теми материалами, которые прилагаются к письму. |
| Текст сопроводительного письма может начинаться словами | Представляем Вам, Направляем Вам, Высылаем Вам, в соответствии с предварительной договорённостью высылаем Вам. |
| Приложение оформляется | На 2-х листах в 1 экз |
31. Гарантийное письмо.
? Гарантийное письмо – это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги).
| Основное содержание гарантийного письма | Просьба, срок исполнения, оплата каких-либо услуг |
| Адресат гарантийного письма | Физическое и юридическое лицо |
| Предмет гарантии | Оплата работы, услуг |
| Реквизиты гарантийного письма | Наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, оттиск печати, отметка об исполниеле |
| Обязателен ли реквизит наименование документа (ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО)? | Обязателен в большинстве случаев, но может и не быть |
| Обязателен ли в гарантийном письме заголовок? | обязателен |
| Текст гарантийного письма может начинаться словами | Текст письма начинается с устойчивой языковой формулы: просим вас… далее по смыслу…оказать услугу(однократное оплачиваемое действие, не оформленное договором). |
| Юридически значимая фраза в гарантийном письме | Фраза о гарантии: «Оплату гарантируем», «Возврат предмета гарантируем до…(срок)» +обязателен в тексте письма указать счет в банке |
| Кто подписывает гарантийное письмо7 | Подписывает гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (директор, главный бухгалтер) Особенность гарантийного письма – подписи должностных лиц заверяются оттиском печати |
33) Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
· причина обращения
· В связи с неполучением... ;
· Учитывая социальную значимость ... ;
· Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;
· Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;
· Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;
· Ввиду задержки получения груза... ;
· Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.
· цель обращения
· В целях выполнения распоряжения... ;
· В целях скорейшего решения вопроса... ;
· Для согласования вопросов... ;
· В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;
· Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
· ссылки на основание для обращения
· В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;
· В связи с обращением в наш адрес... ;
· На основании устной договоренности... ;
· На основании нашего телефонного разговора... ;
· Согласно постановлению правительства... ;
· Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
· Прошу... (Просим...)
· Одновременно прошу... (Также просим...)
· А также прошу... (А также просим...)
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. 1
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. 2
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. 3
· Письмо-запрос требует письма-ответа.
· Письмо-запрос оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
34) Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. 1
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. 2
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. 3
· Письмо-предложение оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
35) Письмо-ответ – это деловое письмо, которое составляется с целью ответа на какое-то из инициативных писем: письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-предложение, письмо-претензию. Разновидностью письма-ответа является письмо-согласие (в случае положительного ответа) и письмо-отказ (в случае отрицательного решения).