Порядок слов и строение предложения в текстах служебных документов

Порядок слов и строение предложения в текстах служебных документов.

В устной речи, чтобы подчеркнуть какое-нибудь значимое слово, можно использовать выделение голосом. В деловой письменной речи нет никакой возможности, поэтому только правильный… В деловой речи приобретает прямой порядок слов помогает установить истинный смысл высказывания.

Нормы управления в словосочетании.

Зависимые слова при управлении отвечают на вопросы косвенных падежей. Связь управление обнаруживается в словосочетаниях припоминаю (что?) историю,… Обратим особое внимание и на то, что в некоторых словосочетаниях, несмотря на…  

Согласование определений и приложений

1) при словах мужского и среднего рода определение, стоящее между числительным и существительным, ставится в родительном падеже множественного… 2) при словах женского рода определение ставится в именительном падеже… • Если определение стоит перед числительным, то оно ставится в форме именительного падежа независимо от рода…

Употребление причастных оборотов

• Ошибочны формы причастий на -щий От глаголов совершенного вида (со значением будущего времени), поскольку такой формы причастия не существует… • Причастный оборот должен полностью стоять или после определяемого… • Нагромождение причастий создает неблагозвучие.

Нормы употребления деепричастных оборотов

Деепричастный оборот(Д.О) – это оборот, состоящий из деепричастия и зависимых от него слов. Деепричастный оборот обозначает добавочное действие, происходящее одновременно… В деепричастных оборотах формулируются причины, послужившие причиной управленческого действия. Пример: «Принимая во…

Однородные члены предложения. Ошибки в употреблении однородных членов предложения.

В одной фразе делового текста может содержаться 20 единиц. Поскольку языку документа свойственны перечисления. В качестве однородных членов… Правила употребления ОЧП: 1.В качестве ОЧП не должны выступать слова, выражающие родовые и видовые понятия, скрещивающиеся понятия (люди и…

Логические основы редактирования. Основные законы логики.Логические ошибки в определениях и доказательствах.

1) Закон тождества – предмет мысли в пределах одного рассуждения должен оставаться неизменным. 2) Закон противоречия – не могут быть одновременно истинными два высказывания,… 3)Закон исключенного третьего – если имеются два противоречащих одно другому суждения о предмете, то одно из них…

Виды правки

1. При правке-вычитке задача редактора заключается в том, чтобы сравнить текст с оригиналом, заслуживающим доверия и исправить технические… При подготовке к изданию документальных или дефинитивных текстов прежде всего… Исправлению подлежат лишь опечатки в предыдущем издании как отмеченные в списке опечаток, так и вновь обнаруженные.…

Вопрос

Основные правила оформления цитат:

Приводимая цитата должна точно воспроизводить цитируемый фрагмент текста. Знаки препинания в цитате должны быть воспроизведены точно. Если под рукой нет текста произведения (экзамен в вуз), то следует расставить знаки в соответствии с правилами пунктуации. Если вы цитируете не все слова отрывка, то на месте пропуска слов ставится многоточие. В этом случае необходимо проверить, не искажен ли смысл цитаты. Варианты включения цитаты в текст сочинения могут быть различны: - "Я знаю в жизни только два действительные несчастья: угрызение совести и болезнь", - говорит князь Андрей Пьеру. - Князь Андрей говорит Пьеру, что знает в жизни "только два действительные несчастья: угрызение совести и болезнь". В этом случае прямая речь должна быть преобразована в косвенную, а цитируемый текст пишется со строчной буквы. Пунктуация в прозаических цитатах совпадает с пунктуацией при прямой речи. После двоеточия перед цитатой, пишущейся не с начала, ставится многоточие, например: Сам Раскольников говорит Лужину по поводу его рассуждений: "…доведите до последствия, что вы давеча проповедовали, и выйдет, что людей можно резать…" Нельзя пересказывать поэтический текст своими словами (Пушкин пишет, что он любит Петра творенье). Стихотворный текст можно цитировать двумя способами: A. Соблюдая графический облик строфы, например: "Чудная картина…" А. Фета - зимний пейзаж. Это стихотворение передает ощущения поэта, вызванные созерцанием прекрасной природы:

Чудная картина, Как ты мне родна: Белая равнина, Полная луна…

В этом случае текст приводится без кавычек. Б. Одну-две строки можно цитировать "в строчку", например: "Чудная картина" А. Фета - зимний пейзаж. Это стихотворение передает ощущения поэта, вызванные созерцанием прекрасной природы: "Чудная картина, // Как ты мне родна…"

 

Оформление цитат с прописной буквы:

а) цитаты вносятся в текст в кавычках и с прописной буквы, если в авторском тексте она тоже начинается с прописной, если цитата идет в предложении с прямой речью, где имеется знак «:»;

б) цитата начинается с прописной буквы также в случае, если с нее начинается предложение или фраза (если даже из авторского текста берется лишь часть предложения с пропуском в самом начале).

Оформление цитат со строчной буквы:

а) если они включаются в синтаксический строй предложения как его часть и не начинают самого предложения;

б) если в них опускаются первые слова, а сами они помещаются внутрь предложения, в том числе и при прямой речи.

В тексте реферата, курсовой и дипломной работах обязательно прямое (цитирование) или косвенное (пересказ) использование материалов из научных источников. При этом обязательны ссылки на источники и авторов. В случае прямого заимствования чужого авторского текста без ссылки на источник именуется плагиатом и карается Законом об интеллектуальной собственности и авторских правах.

 

Вопрос

ОФОРМЛЕНИЕ В ДОКУМЕНТАХ ТАБЛИЦ И ВЫВОДОВ   Таблицами называют особую пространственную форму подачи цифровых или словесных сведений. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы и графическое их представление видно из следующего рисунка:   Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Тематический заголовок таблицы должен быть кратким, четким, точно отражающим содержание таблицы. Ставится обычно под нумерационным заголовком. Знак препинания в конце заголовка не ставится. Тематического заголовка таблицы в ряде случаев может и не быть (например, если таблица имеет вспомогательное значение). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже без произвольного сокращения слов. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Первое слово заголовка (и подзаголовка) пишется с прописной буквы. Если элементы подзаголовка нижнего уровня грамматически подчинены подзаголовку верхнего уровня, то подзаголовок нижнего уровня пишется со строчной буквы. Элементы заголовка располагают в следующем порядке: 1. Словесное определение. - 2. Буквенное обозначение. - 3. Обозначение единицы. - 4. Указание об ограничении (от, до, не более и т. д.). Между словесным определением и буквенным обозначением запятая не ставится, между остальными элементами заголовка запятые необходимы. Точка в конце заголовка не ставится. Например: Длина L, м, не более. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончание таблицы...». При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не приводят.     Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка. Числовые значения показателей, приводимых в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателей. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк. Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д., а неоднородные величины — посередине. Если в графе указываются числа — пределы величин, то числа равняют по отточию или тире. Например: Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов, знаки, №, %, символы заменять кавычками не разрешается. Если в таблице строки в боковике разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью. Текст в графах таблицы оформляется следующим образом: - начальная буква текста - прописная, за исключением случаев, когда текст должен служить образцом написания и первое слово не является именем собственным; - если ведущее слово - существительное, то оно ставится в именительном падеже; - точка в конце строки не ставится. Внутри текста знаки препинания ставятся в соответствии с правилами пунктуации. Большие таблицы допускается в необходимом случае представлять на листах большего, чем А4, формата, которые затем складываются на формат А4. Типичными примерами оформления таблиц являются следующие образцы с демонстрацией оформления cносок и примечаний. Тематические заголовки даны в двух вариантах: центрованным и флаговым способами.   Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно в скобках «см.» при этом не пишутся. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу. Выводами называют такую форму подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объемом нецелесообразно оформлять таблицу. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например: Выводы не нумеруются. Выводы, как и таблицы, могут иметь тематический заголовок, приложения и сноски.

Композиционные особенности служебных документов.

Форма служебного документа – совокупность элементов его оформления и содержания. Элементы оформления – реквизиты. (30шт.) По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные(один вопрос рассматривается) и…

Общие требования к текстам документов. Типы текстов (текст-трафарет и др.).

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами. Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов,… Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты,…

Тексты распорядительных документов. Приказ.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным… Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:… Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям…

Реквизиты и оформление заявления

Реквизиты заявления 1. Наименование должности, фамилия и инициалы адресата - лица, которому… 2. Наименование должности, фамилия и инициалы адресанта, т.е. составителя заявления.

Реквизиты и оформление резюме.

Структура резюме

Общие правила хорошего резюме: целенаправленность(изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами); лаконичность(1… Наименование документа (не все документоведы рекомендуют его указывать). Заголовок (фамилия, имя, отчество).Лучше прописными буквами полужирным шрифтом.

Отличия и награды.

Личные качества(не более 3-х).

Увлечения(опытные кадровые специалисты считают, что не стоит их указывать).

Пожелания к работе (минимальный уровень желаемой зарплаты, график работы, возможность командировок).

Рекомендации(прилагаются; имеются, при необходимости могут быть представлены).

Дата написания резюме.

АВТОБИОГРАФИЯ

Автобиография – это документ личного характера, который создается человеком самостоятельно.

Основные правила написания автобиографии

Писать автобиографию желательно от руки на листе бумаги форматом А4, можно оформить автобиографию на специальном бланке. Вся информация…

Доверенности и расписки.

Как написать доверенность

Оформление доверенности желательно осуществлять на фирменном бланке организации. Доверенность имеет юридическую силу в случае удостоверении подписи… Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное…

Как написать расписку

Расписка не заверяется нотариусом. Поэтому, если Вы не доверяете человеку, которому передаете что-либо, в момент написания расписки необходимо… Вопрос 21: Реквизиты и оформление акта Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии. …

Виды докладных записок

§ инициативные; § информационные; § отчетные.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

§ наименование организации;

§ название вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ индекс;

§ место составления;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись руководителя организации;

§ фамилию исполнителя;

§ номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

§ наименование структурного подразделения;

§ наименование вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Оформление

Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом.… В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми… Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида…

Документы, передаваемые по электросвязи (телеграмма, телекс).

Телеграмма

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28… Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная,… Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким…

Факсограмма. Телефонограмма.

Телефонограмма

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: · наименование учреждений адресанта и адресата; · реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

Факсограмма (телефакс, факс)

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ,… Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой,… Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду…

Электронное письмо. Документные средства электронных текстов и компонентные особенности электронного делового текста.

Электронное письмо - это современный быстрый и удобный способ общения через текстовые сообщения, отправляемые по электронной почте.

   

Деловое письмо. Классификация деловых писем. Общие требования к деловым письмам.

 

Деловое письмо – документ применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть юридическими и физическими лицами.

Классификация деловых писем

1. Сфера применения – административная, коммерческое, производственная, личная переписка, судебная

2. Тематика –материально-техническое обеспечение, финансовые, правовые и другие вопросы

3. Назначение – сообщение, информация, письмо-напоминание, извещение, уведомление, просьба.

4. Статус адресата – письма в органы власти, письма организации, письма физических лиц

5. Количество адресантов – письма в один и несколько адресов

6. Уровень типизации – типовые и нерегламентированные письма

7. Композиция – простые и сложные письма

8. Место в информационном обмене – инициативные и письма-ответы

9. Завершенность информационного обмена - письма, требующие ответа, содержащие требования или претензию, этикетные письма содержащие обязательства гарантии, не требующие ответа

10. Положение в системе документооборота – поступающие и исходящие

11. Вид связи – деловое письмо по каналам электросвязи, телеграмма и электронное письмо

12. Территория – внутренняя и международная переписка

Структура делового письма состоит из вступления, в котором обычно располагаются тема письма, персональное обращение к адресату, а также ссылка на ситуацию, в которой происходило Ваше общение с адресатом.

Основная часть письма, в которой Вы описываете те возможности и преимущества, которые сулит адресату сотрудничество с Вами (коммерческое письмо), выражаете признательность и благодарность, либо приносите извинения, или выражаете соболезнования (в зависимости от темы письма). В основной части важно

соблюдать четкую логическую структуру, развивая мысли от общего к частному, и располагая каждый логический блок в отдельном абзаце.

Завершается деловое письмо выражением признательности, заверением в искренности своих чувств, уверенности во взаимной выгоде сотрудничества.

В деловой переписке применяются нормы этикета. Не стоит побуждать адресата к немедленному принятию решения по теме письма словами "срочно" и"незамедлительно". Не рекомендуется навязывать решение словами "Прошу изучить вопрос и решить его положительно". Запрещается намекать адресату на его, якобы ,невнимательность или некомпетентность словами "Предлагаю внимательно изучить…".Если Вы намерены письмом отказать адресату в просьбе, лучше начать письмо с изложения мотивов отказа.

Реквизиты и оформление деловых писем. Устойчивые языковые конструкции деловых писем.

ВЕРХНИЙ ЛЕВЫЙ УГОЛ -наименование организации -адрес, индекс

Обращение и этикетные формулы в деловом письме

В НАЧАЛЕ ТЕКСТА -уважаемый господин+фамилия -уважаемый господин+должность

Сопроводительное письмо

31. Гарантийное письмо. ? Гарантийное письмо – это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение…  

Структура письма-ответа

· Шапка - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение. · Номер и дата писем. В письме-ответе под номером и датой его регистрации… · Обращение – общее (например: «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!») либо конкретное, с указанием…

Сообщения, извещения, уведомления

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму… Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления… или В целях выполнения распоряжения... Для согласования спорных вопросов... Для согласования вопросов…

Информационное письмо. Письмо-напоминание и письмо-требование

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или… Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма… Информационное письмо оформляется на бланке письма.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ и ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ

     

Претензионное (рекламное) письмо.

Претензионное письмо - это письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств, попытке изменить их условия в одностороннем порядке и т.д.

Основания для написания претензионного письма

Претензия может быть предъявлена в отношении: - качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному… - количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах;

Структура претензионного письма

Независимо от того, по какому поводу составляется претензия, можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые должны… Претензионное письмо должно содержать следующие сведения: - наименование товара, его количество, местонахождение;

Ответ на претензионное письмо

Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока…

Рекламное письмо

Заголовок— это самые важные несколько слов, по которым люди судят, читать рекламный текст или нет. Заголовок должен привлекать внимание, вводить в… Он должен обещать пользу от покупки, не должен быть двусмысленным, т.к.… Заголовки должны задерживать внимание, общая площадь заголовков должна составлять не больше 1/10 площади объявления. …

Письмо-приглашение

Зачастую письма-приглашения адресуются конкретному получателю, именно поэтому в них обязательно используется формула личного обращения к будущему… Что до написания приглашения, то текст письма должен содержать точную… Отправляется письмо-приглашение за несколько дней, а лучше за пару недель до начала мероприятия, чтобы человек,…

Условия, формы и параметры устной официально-деловой коммуникации. Речевой этикет в устном деловом общении.

Условия и формы устной официально-деловой коммуникации

Во-первых, полилог характерный для совещаний, обсуждений, многосторонних переговоров; во-вторых, диалог, предполагающий обмен… Для устных полилогов и диалогов официально-деловой коммуникации уместно… Монологи – формы речи, реализуемые в докладах, презентациях, отчетах и других видах официально-деловых…

II.ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ

1. Применение определений Определения нужны для слов, значения которых аудитория не знает, и для… Определения встречаются во вступительной части, но могут найти место и на протяжении всей речи наравне с другими…