· Письмо-ответ оформляют на фирменном бланке организации.
· Шапка - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение.
· Номер и дата писем. В письме-ответе под номером и датой его регистрации следует указать номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ.
· Обращение – общее (например: «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!») либо конкретное, с указанием фамилии или имени и отчества лица (например: «Уважаемый Дмитрий Федорович!»).
· Текст письма-ответа – здесь выражается согласие (например: «Сообщаем Вам…», «Извещаем …») либо обоснованный отказ (например: «Спасибо за приглашение, однако …», «В связи с …»).
· Подпись должностного лица с указанием его должности и ФИО
. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.
Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить