Документація, документообіг та облік прибуткових касових операцій

 

Приймання готівки в касу комерційного банку здійснюється на підставі первинних документів, які мають відповідати встановле­ним формам. Бланки касових документів виготовляються згідно з їх зразками друкарським способом або з використанням комп'ютер­ної техніки з відображенням обов'язкових реквізитів. До обов'язко­вих реквізитів прибуткових касових документів належать: датаздійснення операції, зазначення платника та отримувача, сума ка­сової операції, номер рахунку отримувача та назва банку отримува­ча, підписи платника або отримувача та працівників банку, уповно­важених здійснювати касову операцію. Крім обов’язкових касові документи можуть містити й інші реквізити, потрібні для здійснен­ня окремих операцій з готівкою. Виправлення первинних касових документів не допускаються. Суми записуються з великої літери, обов'язково з початку рядка, а також чітко, без скорочень, вільне місце прокреслюється. При зазначенні суми словами перше слово починається з великої літери, назва грошової одиниці зазначається у скороченій формі, а сума копійок - цифрами.

Приймання готівки здійснюється через каси банків за такими прибутковими касовими документами:

а) за заявою на переказ готівки - від юридичних осіб для зараху­вання на власні поточні рахунки, від фізичних осіб - на поточні, де­позитні рахунки, а також від юридичних та фізичних осіб - на рахун­ки інших юридичних або фізичних осіб, які відкритті в цьому само­му банку або в іншому банку, та переказу без відкриття рахунку;

б) за рахунками на сплату платежів - від фізичних осіб на ко­ристь юридичних осіб;

в) за прибутковим касовим ордером - від працівників банку за внутрішньобанківськими операціями;

г) за документами, установленими відповідною платіжною системою, від фізичних і юридичних осіб - для відправлення переказу та виплати його отримувачеві готівкою в національній валюті.

Клієнт заповнює прибуткові касові документи і передає їх опе­раційному працівнику, для перевірки правильності заповнення всіх реквізитів.

При прийманні готівки без відкриття рахунку на суму, що пере­вищує 50000 гривень або еквівалент цієї суми в іноземній валюті, з метою ідентифікації осіб в прибутковому касовому документі обов'язково мають зазначатися такі реквізити:

• для фізичних осіб: прізвище, ім'я та по батькові клієнта, дата
народження, серія та номер паспорта, дата видання та орган, що
його видав, місце проживання, ідентифікаційний номер;

• для юридичних осіб: найменування, місце знаходження, ідентифікаційний код, реквізити банку, в якому відкрито поточний ра­хунок (із зазначенням його номера), прізвище, ім'я, по батькові особи - представника цієї юридичної особи, яка безпосередньо вносить або переказує готівку, дата народження, серія та номер паспорта, дата видання та орган, що його видав. Реквізити для ідентифікації осіб обов'язково мають бути зазна­чені в касових документах за допомоги технічних засобів або від руки на підставі пред'явлених клієнтом відповідних документів.

Після перевірки прибуткових касових документів операційний працівник підписує їх та записує внесену суму в прибутковому ка­совому журналі. Після цього прибуткові касові документи внут­рішнім шляхом передаються до каси.

Касир, що одержав прибуткові касові документи, зобов'язаний:

• перевірити наявність і тотожність підписів операційних пра­цівників наявним у нього зразкам;

• звірити відповідність указаних у них сум цифрами і літерами;

• викликати особу, яка вносить гроші, та прийняти їх поаркуш­ним перерахуванням.

Якщо клієнт здає гроші до каси банку за кількома прибуткови­ми документами для зарахування на різні рахунки, то касир пови­нен приймати гроші за кожним документом окремо. На столі касира не повинно бути ніяких інших грошей, крім тих, що прийма­ються від особи, яка вносить гроші.

Після приймання грошей клієнтові видається квитанція або інший документ, що є підтвердженням про внесення готівки. Кви­танція має містити дату здійснення касової операції, підпис праців­ника банку, який прийняв готівку, відбиток печатки або електрон­ний підпис працівника банку, засвідчений електронним підписом системи автоматизації банку (САБ).

Якщо прибутковий документ заповнено з порушенням вимог або якщо сума наявних коштів менша, ніж сума платежу, то клієнт додає потрібну суму готівки або операція не виконується, а документ і готів­ка повертаються платникові. Порядок анулювання операції та повер­нення платежу визначаються залежно від внутрішнього порядку банку.

Наприкінці операційного дня на підставі прийнятих документів касир складає Довідку касира прибуткової каси про суму прийня­тих грошей та кількість документів, що надійшли до каси, і звіряє суму за довідкою з сумою прийнятих ним грошей. Довідка підпису­ється касиром, а вказані в ній касові обороти звіряються ним із за­писами в касових журналах операційних працівників. Звірення оформляється підписами касира в касовому журналі, а операцій­ного працівника - в довідці касира.

У разі постійних надходжень платежів від фізичних осіб (кварт­плата, комунальні платежі, плата за газ, електроенергію, телефон­ний зв'язок) між установами банків та юридичними особами, на ко­ристь яких приймаються платежі, можуть укладатися договори про порядок здійснення операцій у спільно створених системах із прий­мання та обліку платежів. У цих системах можуть застосовуватися документи на електронних носіях (магнітна картка з умонтованою мікросхемою), на яких міститься потрібна інформація про реквізи­ти платника, одержувача коштів і суми, що сплачуються.

Для ведення обліку операцій і формування потрібних облікових документів застосовуються комп'ютерні системи автоматизованої касової роботи (САКР), які функціонують у складі програмно-апаратного комплексу «Операційний день банку».

Усі операції, що їх виконує касир, фіксуються у протоколі робо­ти САКР у формі, що не допускає зміни його змісту.

Після закінчення вводу інформації касир друкує квитанцію з такими реквізитами:

• найменування установи банку;

• дата;

• час виконання операції;

• призначення платежу;

• сплачена сума;

• дані про платника та одержувача коштів.

Квитанція має містити електронний підпис касира та бути за­свідченою електронним підписом САКЕ За відсутності в САКР функції формування електронних підписів квитанцію підписує ка­сир і засвідчує відбитком печатки.

На кінець операційного дня виконані касиром прибуткові доку­менти мають формуватися засобами САКР автоматично. Операції за прийнятими платежами від фізичних осіб мають бути передані в систему автоматизації банку безпосередньо або через проміжні носії інформації того самого дня. Додатково в САКР може форму­ватися реєстр платежів щодо кожної юридичної особи - одержува­ча коштів, який надсилається їй в узгодженій у договорі формі. На підставі здійснених операцій в САКР формується зведений касо­вий ордер платежів. Суми платежів, прийняті через САКР, зарахо­вуються на відповідні рахунки, звичайно в день їх приймання, або в строки, обумовлені договором.

Установа банку приймає від юридичних і фізичних осіб готівку для здійснення переказу у внутрішньобанківській або внутрішньо­державній платіжних системах юридичній або фізичній особі. Платник і отримувач можуть бути як різними особами, так і од­нією.

Плата за послуги з переказу готівки встановлюється установою банку залежно від застосовуваної платіжної системи. Для здійснення переказу платник подає до установи банку-члена платіжної системи заповнену та засвідчену особистим підпи­сом заяву про переказ. Форма заяви про переказ визначається платіжною системою. Після прийняття заяви працівник установи банку, який здійснює операції з приймання переказів, перевіряє повноту заповнення за­яви, звіряє відповідність зазначених у заяві сум цифрами і словами, нараховує плату за здійснення операції, приймає готівку з поар­кушним перерахуванням. Якщо банк використовує внутрішньобанківську платіжну сис­тему, то працівник установи банку вносить дані, зазначені в заяві, до форми заяви в електронному вигляді та надсилає запит щодо отримання реєстраційного номера до головного банку. Після отримання реєстраційного номера переказу працівник ус­танови банку роздруковує один примірник заяви, проставляє на ньо­му особистий підпис і відбиток печатки та надає його платникові. Працівник банку попереджає платника про потребу повідомлення ним отримувача про здійснення переказу (якщо інформацію про це не передбачено заявою) та про реєстраційний номер переказу. У разі використання внутрішньодержавної платіжної системи реєстрація переказів і присвоєння реєстраційного номера прово­диться установою банку, що здійснює переказ. Після закінчення операційного дня працівник установи банку, який здійснював перекази, формує і друкує зведений реєстр при­йнятих переказів і звіряє його з даними фактичного залишку готівки в касі. На загальну суму прийнятої готівки відповідно до зведеного реєстру складається прибутковий касовий ордер, який разом із реєстром і заявами додається до касових документів дня. Вся готівка, яка надійшла до закінчення операційного дня, по­винна бути оприбуткована в операційній касі та відображена за де­бетом рахунка 1001 «Банкноти та монети в касі банку» або 1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку» і кредитом відповід­них рахунків за балансом установи банку, на які зараховується го­тівка.