Кожен документ складається з окремих елементів —реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називаєтьсяформуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називаєтьсябланком. Бланки виготовляються двох форматів — А4 та А5 (наприклад, для довідок).
Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називаєтьсяштампом.
Формуляр-зразок передбачає такі реквізити й їх розташування в управлінській документації (табл. 1).
Таблиця 1 - Реквізити і їх розташування
| № з/п | Реквізит | Правила оформлення |
| Державний Герб України | Розташовується посередині бланка або в кутовій частині аркуша над серединою рядків з назвою організації | |
| Емблема організації чи підприємства | Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку | |
| Зображення державних нагород | У верхньому лівому куті або посередині документа | |
| Код підприємства, установи, організації | У правому верхньому куті | |
| Код форми документа | У верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи | |
| Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | У верхньому правому куті або посередині рядка | |
| Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа | У верхньому лівому куті. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом | |
| Назва структурного підрозділу | У верхньому лівому куті. Дозволяється друкувати машинописним способом | |
| Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку | У верхньому лівому куті аркуша, оформлюються відповідно до поштових правил: вул. Володимирська, 68, м. Київ — 33, тел. 221-70-80. На бланку для листів зазначають номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва, МФО № 321518. | |
| Назва виду документа | Зліва або посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу | |
| Дата | Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо ж документ складено не на бланку, то дата ставиться під текстом ліворуч | |
| Індекс | У верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний пошук документа, контроль виконання | |
| Посилання на індекс та дату вхідного документа | У верхній лівій частині сторінки. Містить дату та індекс, зазначені в документі організацією, яка уклала чи видала документ | |
| Місце укладання чи видання | У верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ | |
| Гриф обмеження доступу до документа | Праворуч під кодом форми. Записується з середини рядка: для службового користування, (цілком) таємно | |
| Адресат | В особових офіційних документах — праворуч у верхній частині сторінки. Кожен елемент — назва установи, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з нового рядка | |
| Гриф затвердження | У верхній правій частині документа | |
| Резолюція | Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата | |
| Заголовок до тексту | Друкується малими літерами, розташовується під назвою виду документа; як правило, починається з прийменника "про" | |
| Відмітка про контроль | 3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа | |
| Текст | Складається з таких логічних елементів: 1 вступ; 1 доказ; 1 закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля) | |
| Відмітка про наявність додатка | Ліворуч у верхній половині сторінки | |
| Підпис | Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису належать: 1 зазначення посади (ліворуч); 1 ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч); 1 підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться | |
| Гриф узгодження | Складається з: • слова "узгоджено" або "погоджено"; • назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Розташовується нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці | |
| Віза | Внутрішнє узгодження документа — його візування. Віза складається з особистого підпису особи, яка візує документ, і дати. Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою: Не заперечую Декан факультету ТЦР та ФХП (підпис) Г.О. Сімахіна | |
| Печатка | Прикладається до документів, які вимагають особливого засвідчення. Печатки бувають гербові (для документів, що засвідчують фізичні або юридичні права осіб) та прості (круглі, квадратні, трикутні — для документів, що використовуються за межами організації, для довідок з місця роботи тощо) | |
| Відмітка про засвідчення копії | У правому верхньому куті пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" — слово "правильно"; зазначається дата, посада виконавця, підпис і його розшифрування. У разі потреби засвідчується печаткою | |
| Прізвище виконавця та номер його телефону | Обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: 1 прізвища виконавця; 1 номера його службового телефону. Ставляться в нижньому лівому куті останньої сторінки документа | |
| Відмітка про виконання документа й скерування його до справи | У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки; містить: • стислу довідку про виконання; • слова "до справи" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного підрозділу або виконавця | |
| Відмітка про перенесення даних на машинний носій | Після тексту, в нижній частині документа. Містить: • запис "Інформація перенесена на машинний носій"; • підпис особи, відповідальної за перенесення даних; • дату перенесення | |
| Відмітка про надходження | Містить скорочену назву організації, що отримала документ, та дату його надходження. Розташовується праворуч на нижньому полі документа | |
| Відмітка про державну реєстрацію | У верхній частині документа |