Назва документа (Довідка).
Індекс, наприклад 01-19/39, де: 01 — індекс структурного підрозділу (відділу, сектору, управління, департаменту тощо), 19 — номер справи, у якій зберігається копія документа (документ); 39 — порядковий номер документа за книгою обліку канцелярії.
Дата.
Місце укладення.
Текст.
Підпис (найменування посади, власноручний підпис, його розшифрування).
Найменування посади розміщується ліворуч під текстом. Якщо найменування посади довге, то його розверстуютьнакілька рядків у стовпчик. Власноручний підпис розміщуютьнарівні останнього рядка найменування посади. Розшифрування підпису розміщуємо праворуч під текстом, без дужок на тому самому рядку.
Відбиток печатки.
Печатка ставиться так, щоб її відбиток з одного боку захоплював частину найменування посади, а з іншого — частину власноручного підпису особи, яка засвідчує документ.
Зразок 1
Довідка № 05-23/499
Пані Іллєнко Антоніна Василівна працює в середній школі № 19 м. Києва на посаді вчителя іспанської мови й літератури з посадовим окладом триста (300) гривень на місяць. Довідка подається до Подільської районної державної адміністрації м. Києва.
Директор школи Власноручний підпис В. К. Шкуренко
Головний бухгалтер Власноручний підпис Г. М. Вдовіна
19.09.2003 м. Київ
Зразок 2
Довідка №01-19/39
23.12.03 м. Київ
Пан Іванченко К. Т. народився 15 березня1970 року в м. Києві. Мешкає за адресою: пул. Ігорівська 1, кв. 10, Київ-70, 04070. Довідку видано на вимогу військкомату.
Начальник ЖЕКу Власноручний підпис 1.1. Голуб
Зразок З
Довідка
28.12.03 м. Київ
Видано студенту(ці) ____ курсу юридичного факультету денної/заочної форми
навчання_________________________________________________
(прізвище, ім'я, ім'я по батькові) в тому, що він (вона) навчається в Київському міжнародному університеті (Ліцензія Міністерства освіти України Серія ВПІ-ІІІ, № 220093; сертифікат про акредитацію Міністерства освіти України Серія НІ-ІІ, № 114951; свідоцтво про реєстрацію № 02152, видане Московською
держадміністрацією м. Києва) з „___ " 200_ р.
Строк закінчення вищого навчального закладу „ " 200_р.
Студент(ка) стипендії не отримує.
Ректор КиМУ Власноручний підпис проф. X. В. Хачатурян
Печатка.
Словосполучення і слова, характерні для довідки: навчався в школі №..., працював на заводі від 1990 року до 200...р., Підтверджуємо, що мешкає в місті.. .з 200... р. за адресою: ... і займає житлову площу .. .Довідка видана для подання в ...
Уникайте таких висловів: Цим посвідчується, що...; Видано (кому) про те, що...;.. .дійсно мешкає...; ...дійсно обіймає посаду.