Презентация – от слова презент (подарок, подношение) – публичное представление чего-л. нового, недавно появившегося, созданного (книги, журнала, организации и т. п.). Слово это заимствованное. В русском языке наиболее близким значением по смыслу является: публичное выступление.
Основной целью презентации является влияние на поведение слушателей. То есть побуждение их к действиям, которые необходимы, выгодны выступающему. В борьбе за внимание слушателей используются различные как технические и технологические, так и психологические приемы. Поэтому приведенные выше определения преобразуем в следующее: презентация– это одна из информационных технологий, которые используются для предоставления информации потребителям, обращенная к конкретным людям и направленная на вызов желаемых поведенческих реакций.
Перед тем как начать создавать презентацию, нужно четко представить
1. Зачем делается данная презентация. Определите главную цель презентации.
2. Для кого делается презентация. Кого вы хотите убедить? Узнайте как можно больше информации о своих слушателях. Их профессию, их возраст, насколько они хорошо знакомы с темой и т. д.
3. Сформулировать цель-максимум и цели-минимум.
4. Каков будет вид презентации.
5. Сколько времени у вас уйдет (отведено) на выступление?
6. В каком качестве вы выступаете на презентации (презентатора, постановщика или того и другого, или при представлении презентации не предполагается ваше участие).
7. Условия демонстрации: - Какое техническое средство лучше всего использовать или каким средством располагают устроители мероприятия (характеристики проектора)?
- Где, в каком помещении она будет происходить и в какое время суток? Узнайте его особенности.
- Необходимо внимательно осмотреть зал на предмет его затенения и лучше всего просмотреть презентации, ранее проходящие в этом зале.
- К кому обращаться в случае неполадок и т. д. и т. п.
8. Как заставить (мотивировать) слушателей сделать необходимые для вас действия (реализация проекта, назначение на определенную должность, вложение денег и т. д.). Т. е., чтобы их желание перешло в действие.
9. Какое количество времени нужно для принятия представляемого решения. То есть это касается и того, сколько времени будет действовать данное предложение, и того, сколько времени потребуется руководству для принятия данного решения.
10. Кто будет управлять подачей материала. Должен ли оператор или зритель иметь возможность выбора информации.
Структура определяется содержанием презентации, включает всю информацию, которую вы хотите донести до аудитории. Прежде чем приступить к созданию презентации, важно собрать как можно больше информации по предыдущим пунктам, описанным выше, особенно об аудитории, которой она адресована. Создавать презентацию нужно так, чтобы она выражала те идеи, которые нужно озвучить, и в то же время была рассчитана именно на ту аудиторию, которая желает ее услышать.
Представьте, что делается презентация «О компании». А в компании есть руководство, филиалы, отдел сбыта и транспортный цех. И очень часто в такой презентации возникает соблазн рассказать про всех по порядку. И это – большая ошибка. Потому что внутренняя структура компании, как правило, не интересна ее клиентам.
Задайте себе вопрос – интересна ли вам организационная структура компании-поставщика? Какие у него отделы и чем они заняты? Или все же вам интереснее, что они предлагают, каков у них сервис и какие у них еще преимущества и чем они обеспечены?
Точно так же на данную презентацию будет смотреть и клиент. Он, в первую очередь, хочет знать выгоду, которая ждет его от сотрудничества с представляемой компанией. Описанием этой выгоды и стоит заняться, подкрепляя тезисы аргументами. И далее уже как аргументы могут идти рассказы и про руководство, и про филиалы, и про транспортный цех.
Определившись с основным направлением презентации, следует продумать, как она будет развиваться в процессе повествования.
И конечно, для повышения интереса аудитории к презентации не забывайте во время подготовки продумать примеры и истории, подтверждающие предоставляемую информацию, и показывать картинки или клипы. Все это входит в основную часть презентации. В заключение следует еще раз четко изложить суть презентации, перечислить вопросы, которых коснулись, и сделать предложения или выводы из данной ситуации, представленной в презентации.
Комплимент аудитории создаст позитивный настрой
Запоминающееся начало привлечет внимание аудитории
Апелляция к выгодам и мотивирующее утверждение повысят заинтересованность аудитории
Привязка к авторитетам или ссылка на известных лиц вызовут доверие к вашим словам
Один или два ярких статистических примера повысят достоверность
Шокирующий факт резко привлекает внимание аудитории к материалу
Вопрос к аудитории способствует активизации ее участия
Использование наглядных средств повышает запоминаемость
Зрительный контакт привлекает
Жесты усилят образность
Призыв к конкретным действиям повысит результативность
Проявление благодарности и уважения к аудитории подчеркивают ваш профессионализм