Переговоры или деловые беседы требуют немалых интеллектуальных и эмоциональных усилий. При этом, затрата сил - не самоцель, а средство достижения совершенно определенных экономических, коммерческих и деловых целей. Повышение эффективности каждой деловой встречи остается насущным требованием времени.
Психологическая подготовка сотрудников фирмы (отдела) к ведению коммерческих переговоров и деловых бесед - это мобилизация духовных сил (знаний, навыков, качеств, способностей) каждого из них в интересах повышения эффективности предстоящих деловых встреч и контактов.
Различают два вида психологической подготовки. Первый -долговременная подготовка сотрудников. Она включает в себя:
- систематическое накопление знаний сотрудников о регионе, стране, корпорации (фирмах) и предмете будущих коммерческих переговоров или деловых бесед;
- изучение национально-психологических особенностей населения, общественных нравов и обычаев, традиций и профессиональной подготовленности представителей деловых кругов конкретной страны или отрасли;
- вооружение сотрудников сведениями экономического и социально-политического характера, создающими полное представление о соотношении сил и возможностей торговых партнеров, заказчиков, продавцов и покупателей;
- развитие навыков действий в конкретных торгово-экономических ситуациях посредством систематического проигрывания с сотрудниками возможного развития событий на базе деловых игр и моделирования ситуаций.
Второй вид - непосредственная психологическая подготовка сотрудников (по категориям) к проведению конкретных коммерческих переговоров или деловых бесед.
Непосредственная подготовка обычно включает в себя:
- обстоятельное ознакомление сотрудников с целями предстоящих переговоров или бесед;
- детальный анализ возможных трудностей и разбор путей и способов их преодоления;
- вселение веры в успех;
- изучение личностных особенностей будущих собеседников, партнеров и контрагентов;
- четкое определение функций каждого члена делегации, принимающего участие в данных переговорах или беседе.
Как долговременная, так и непосредственная психологическая подготовка к коммерческим переговорам и деловым беседам предполагает скрупулезную систематизацию данных об особенностях психологии деловых кругов той или иной страны или представительства.
В этом отношении весьма характерны взаимные оценки качеств деловых людей Японии и США. «Если вы едете в Японию, - говорят торговые представители США, - и намерены заключить или приостановить какую-то сделку, например, о продаже, в течение 2 дней, рассчитывайте на две недели и то, если вам повезет. Для принятия решения японцам потребуется вечность».
Японцы тоже не менее иронично оценивают деловые качества своих заокеанских партнеров и конкурентов. «Американцы, - замечают представители японских деловых кругов, - подписывают контракт или принимают решение без промедлений. Но попробуйте заставить их выполнять его - на это им потребуется вечность!». Видимо, как первая, так и вторая оценка не лишены сарказма. Но при этом в них содержится тонко подмеченная психологическая особенность, как правило, «срабатывающая» в ходе коммерческих переговоров. Представители японских деловых кругов на переговорах неторопливы, стремятся к скрупулезной проработке каждой детали, склонны к коллективному обсуждению даже, казалось бы, незначительных вопросов. Такая «технология» проведения деловых бесед и переговоров японской стороной не должна вызывать удивление и нетерпеливость. Это стиль, это психология поведения, характерные для большинства японских коммерсантов. За внешней неторопливостью чаще всего кроется основательность проработки и гарантия пунктуального выполнения принятого соглашения.
В противоположность японскому стилю, значительное число представителей американских деловых кругов склонны принимать решения самостоятельно и быстро. Здесь срабатывает традиционный американский прагматизм, характерными чертами которого являются индивидуализм и «полезность для собственного дела». Это своеобразная форма быстрого (нередко неподготовленного) реагирования на возможную конкуренцию. Детальное осмысление стратегии выполнения соглашения как бы оставляется на будущее. А это будущее чаще всего связано с политическими проблемами, решениями конгресса или совета директоров или с необходимостью преодоления определенных экономических барьеров, обязательно воздвигаемых конкурирующими фирмами.
Психологическая подготовка к ведению коммерческих переговоров или деловых бесед предусматривает вооружение сотрудников фирмы (членов делегации) знаниями целей, которыми будут руководствоваться представители другой стороны (заказчика, продавца, покупателя).
Практика психологической подготовки к переговорам показывает, что здесь важно соблюдение двух следующих условий.
Во-первых, необходимо систематически добиваться осознания каждым сотрудником истины о том, что другая сторона всегда обосновывала и будет обосновывать свои доводы и предложения в совершенно иной или несколько иной системе понятий. Это происходит вследствие особенностей социальной психологии, общественных нравов и социальных ценностей, круга личных интересов и коммерческой значимости события для конкретного лица или делегации в целом. Естественно, что над всем этим довлеют прибыль или инструкции. Но непосредственными побудителями того или иного стиля поведения на переговорах выступают потребности, ответственность, честь, долг, выгода и самосознание. Механизм влияния этих свойств и качеств личности делового человека и становится объектом психологической подготовки к переговорам. В целях вооружения сотрудников знаниями процесса влияния мотивов личности на поведение в ходе коммерческих переговоров, в систему профессиональной подготовки к коммерческим переговорам могут вводиться в качестве самостоятельных такие темы:
- история становления и развития экономического потенциала торгового партнера;
- традиции фирмы (торгового объединения);
- особенности национальной культуры и этики общения представителей деловых кругов страны (региона);
- личность руководителя фирмы (объединения, представительства), его личные качества и поведение на переговорах, взгляды на экономическую политику и перспективы торгово-экономического сотрудничества, партнерства или конкуренции.
Во-вторых, важным условием успешной психологической подготовки сотрудников к коммерческим переговорам или деловым беседам является систематическое, по возможности полное, вооружение знаниями научных основ ведения коммерческих переговоров и деловых бесед, разрабатываемых в данной стране или регионе. Известно, например, что значительное число ведущих торговых фирм развитых капиталистических стран (например, Японии, США, ФРГ, Австрии, Дании и ряда других стран) проводят интенсивную профессиональную и психологическую подготовку лиц, принимающих участие в коммерческих переговорах. Предметом обучения в последнее время становятся не только вопросы тактики, но и «контртактики» ведения переговоров.
Напрашивается вывод. Осуществляя психологическую подготовку сотрудников к ведению коммерческих переговоров и деловых бесед руководитель фирмы или торгового учреждения должен глубоко осознавать, что внедрение достижений психологии управления в практику служебной деятельности исполнителей становится насущной необходимостью.
Следствием целенаправленной психологической подготовки является высокая мобилизованность профессиональных знаний, а также качеств личности каждого из сотрудников, принимающих участие в коммерческих переговорах и деловых беседах. Членами делегации осознаются не только смысл и значение предстоящих переговоров, но и значимость многообразных нюансов динамики взаимосвязей, обусловленных мотивами, интересами, традициями, личными и служебными потребностями представителей другой стороны.