Заочную оценку выполняет назначенная комиссия по сертификации до выезда на предприятие.
При необходимости по согласованию с проверяемой организацией орган по сертификации может командировать своего представителя для предварительного ознакомления на месте с СМКП проверяемой организации или для решения неясных (спорных) вопросов. Оплату такой командировки оговаривают с заказчиком на условиях дополнительного договора или дополнительного соглашения к существующему договору.
Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организаций, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве продукции, применительно к которой сертифицируется производство. Источниками информации при этом могут служить потребители, органы государственного надзора и контроля, общества потребителей, гарантийные мастерские, торговые организации и др.
Заочная оценка производства включает:
- проверку области сертификации производства и области применения СМКП;
- оценку соответствия качества продукции требованиям потребителей и обязательным требованиям;
- проверку документов СМКП.
Заочную оценку завершают оформлением письменного заключения, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют вывод о возможности или невозможности, проведения аудита системы менеджмента качества производства «на месте».
Заключение по результатам анализа документов производства, подписанное председателем комиссии и экспертами, проводившими анализ, орган по сертификации направляет проверяемой организации не позднее, чем за две недели до начала проверки «на месте».
При отрицательном заключении по результатам анализа документов орган по сертификации направляет заключение о невозможности проведения аудита «на месте». После устранения отмеченных в заключении несоответствий заказчик может направить в орган по сертификации доработанные документы для повторного анализа. Выполнение работ по повторному анализу документов может осуществляться в рамках дополнительного соглашения к договору.
По согласованию с заказчиком допускается не проводить заочную оценку и совмещать проверки с аудитом «на месте».
В этом случае заключение не оформляют, а работу по сертификации выполняют с полной предоплатой (без двухэтапной оплаты).
Подготовка к аудиту «на месте» (этап 3)
Предварительное взаимодействие с проверяемой организацией (заказчиком).
Предварительное взаимодействие с проверяемой организацией проводит председатель комиссии с целью:
- определения каналов обмена информацией с проверяемой организацией;
- согласования порядка доступа к соответствующим документам;
- согласования порядка обеспечения безопасности работ экспертов на производственных площадках;
- определения представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов).
Разработка плана аудита. Председатель комиссии подготавливает план аудита, включающий:
- цели аудита;
- сроки и график проведения аудита, включая предварительное и заключительное совещания с руководством проверяемой организации и обзорное ознакомление комиссии с организацией;
- область аудита, включая идентификацию структурных подразделений проверяемой организации;
- даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит;
- проверяемые подразделения и процессы СМКП;
- идентификацию членов комиссии, ответственных за выполнение плана аудита;
- идентификацию представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов;
- требования конфиденциальности.
Примечания
1. Если продукция подлежит обязательной сертификации, то в план аудита должна быть включена система контроля и испытаний продукции на соответствие обязательным требованиям.
2. Результаты заочной оценки учитывают при составлении плана аудита, при этом в зависимости от полноты полученной информации объем проверок по каждому процессу СМКП может быть сокращен.
3. Аудит организации, имеющей несколько производственных площадок, планируют с учетом рекомендаций, изложенных в Р 50.3.005
4. Если между языками, на которых говорят эксперты и персонал проверяемой организации, есть различия, план аудита должен включать указание на рабочий язык аудита.
План аудита утверждает руководство органа по сертификации.
План аудита должен быть доведен до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте».
Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.
В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией.
Примечание — План аудита допускается не оформлять в случае проведения аудита в течение одного рабочего дня.
Распределение обязанностей между членами комиссии
Если комиссия состоит из нескольких экспертов, председатель комиссии, руководствуясь планом аудита, по согласованию с членами комиссии распределяет между ними обязанности по аудиту конкретных подразделений, видов деятельности, процессов и процедур СМКП проверяемой организации.
При распределении обязанностей учитывают необходимость соответствия компетентности экспертов и технических экспертов проверяемым видам деятельности организации согласно плану аудита.
Подготовка рабочих документов
Подготовку рабочих документов ведут эксперты под руководством председателя комиссии. При подготовке к аудиту можно использовать типовые формы, разработанные органом по сертификации.
Рабочие документы могут включать:
- контрольные перечни вопросов;
- бланки для регистрации свидетельств аудита и протоколов совещаний.
Орган по сертификации обеспечивает сохранность рабочих документов и любых записей до завершения аудита.
Примечание — Использование рабочих документов не должно ограничивать деятельность по аудиту, которая может изменяться в результате анализа информации, собранной в ходе аудита.
Проведение аудита «на месте» и подготовка акта