Любая организация существует в постоянном взаимодействии с внешней средой. Внешняя для организации среда состоит из отдельных людей, групп или учреждений, предоставляющих ей ресурсы, влияющих на то, как принимаются решения внутри организации, или являющихся потребителями результатов ее деятельности (продукции или услуги).
Так для ВАЗа внешняя среда состоит из множества предприятий, у которых он приобретает комплектующие детали, сырье, энергию; профессионально-технических училищ и институтов, направляющих своих выпускников на работу в ВАЗ (поставщики); федеральных и местных органов власти, влияющих на управление организацией (государство), а также диллеров, оптовых и розничных магазинов, индивидуальных покупателей (потребителей).
Можно выделить основные элементы внешней среды для современных организаций: 1) клиенты/потребители продукции и услуг (рынки сбыта), 2) поставщики (рынки ресурсов, в том числе рынок труда), 3) конкуренты, 4) техника и технология, 5) государство, 6) общественные организации и группы.
Клиентыявляются ключевой для любой организации группой. В обыденной жизни понятие клиент ассоциируется с покупателем. На самом деле оно гораздо шире и включает в себя как непосредственных потребителей продукции и услуг (пользователей), так и тех, кто приобретает эти услуги у организации (заказчиков). Во многих случаях потребитель и заказчик не совпадают - для районной поликлиники клиентами являются и люди, обращающиеся за помощью (потребители), и районная администрация, финансирующая поликлинику (заказчик).
Четкое представление о том, кто является клиентами организации и каковы их потребности, является важным условием успеха организации. Ее цели, структура, системы управления должны отражать эти потребности и обеспечивать их удовлетворение.
Поставщикипредоставляют организации ресурсы, необходимые для достижения ее целей. Наличие и цена ресурсов оказывают сильное влияние на деятельность организации и учитываются при разработке стратегических и краткосрочных планов.
Конкурентыпоставляют потребителям сходные товары и услуги, приобретают сырье и материалы у тех же поставщиков, привлекают рабочую силу со сходными характеристиками. Конкуренция влияет на цели, структуру и методы управления.
Техника и технология выделяются в отдельный фактор внешней среды (в дополнение к поставщикам), поскольку научно- технический прогресс превратился в одну из движущих сил развития организаций. Современная технология, с одной стороны, предоставляет организациям колоссальные потенциальные возможности для развития, с другой- создает основу для небывалого уровня конкуренции. Следует помнить, что внедрение новой технологии (now-haw) радикальным образом изменяет цели, структуру, системы управления.
Государство устанавливает “правила игры” - законы по которым должны действовать организации. В последнее время все большее число организаций ощущают на себе воздействие общественных объединений и групп (экологов, женских организаций), которые становятся постоянным фактором социальной и экономической жизни общества.
Внешняя среда оказывает постоянное сильное воздействие на организацию. Следствием этого может стать изменение организационной структуры, пересмотр производственной стратегии, изменение целей организации.
Важнейшей характеристикой внешней среды является степень ее изменчивости/стабильности (производство соли, нефтепереработка, производство товаров потребления, производство ЭВМ). Организации, действующие в стабильной среде, могут позволить себе долгосрочное планирование, иерархические системы управления, гарантии занятости и повышения заработной платы. Организации, работающие в резко изменяющейся среде, вынуждены чаще корректировать свои цели, менять стратегию, структуру. Общей тенденцией является повышение степени изменяемости внешней среды , что ускоряет процесс организационных перемен.