Работа с программой электронной почты

При составлении писем и их чтении лучше работать в диалоговом или автономном режиме, а подключаться к Inernet-у только при отправке сообщений и копировании из почтового ящика сервера на компьютер.

Окно программы Outlook Express состоит из нескольких частей. Под заголовком текущей папки расположена область просмотра информации (Information viewer). Слева от области просмотра расположена вертикальная панель значков, которая называется панелью Outlook (Outlook Bar). Каждый значок этой панели позволяет непосредственно переходить к содержимому одной из папок Outlook. Каждая папка Outlook содержит программы и файлы для определённого средства Outlook, такого как Входящие (Inbox) или Контакты (Contacts). Папки Outlook, значки которых не показаны на панели Outlook, следует открывать непосредственно из списка папок.

Значки панели Outlook организованы по группам. Во время установки папки Outlook автоматически создаются группы Папки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои папки (My Shortcuts) и Другие папки (Other Shortcuts). Можно создавать новые группы и добавлять значки в группы, которые уже существуют.

Над областью просмотра информации находится стандартная панель инструментов (Standard toolbar) и дополнительная панель инструментов (Advanced toolbar). Панели инструментов можно настраивать, т.е. добавлять нужные кнопки или удалять кнопки, которые не используются. В меню Вид в строке Панели инструментов можно скрывать панели с экрана или устанавливать в один ряд.

Открытие папок и просмотр содержания поступивших сообщений в Outlook Express выполняется следующим образом.

Открыть Outlook Express à Выбрать раздел Папки (в левой части окна) à Локальные папки à Ниже появятся папки: Входящие; Исходящие; Отправленные; Удаленные; Черновики à Щелкнуть по Входящие à Справа появится список пришедших сообщений, а ниже - окно предварительного просмотра à

Варианты последующих действий включают:

А. Щелкнуть по выбранному сообщению à В окне предварительного просмотра появится его содержание;

Б. Двойной щелчок по выбранному сообщению à Оно появится в отдельном окне, в котором можно просмотреть весь текст сообщения.

Если сообщений много, устанавливается режим сортировки сообщений. Для этого в разделе меню Вид (Veiw) выбирается раздел Сортировать и указывается вид сортировки: важность, вложение, флаг, от, тема, получено. Такой режим позволяет просмотреть все необходимые сообщения в первую очередь.

 

3.1.3. Создание электронной Web-почты

Почтовые ящики могут быть созданы на российских серверах: www.aport.ru; www.mail.ru; www.emax.ru; www.rambler.ru; www.au.ru; www.kiss.ru; www.usa.ru; www.eprst.ru; www.runet.com или на зарубежных серверах: www.yahoo.com; www.excite.com; home.netscape.com; www.msn.com и др.

После открытия выбранного сайта нажимается кнопка-ссылка на e-mail, далее выполняются предлагаемые инструкции для создания и работы через Web-почту на узле.

Для создания бесплатного почтового ящика на сайте Aport необходимо выполнить следующие действия.

Набрать адрес www.aport.ru à Enter à Главная страница aport.ru à Прочитать условия работы àКопка Принимаю условия à Окно регистрации à Ввести любое имя (например, proba), любой пароль, любое имя и фамилию, Россия, Москва à Вход.

Для создания бесплатного почтового ящика на сайте Mail необходимо выполнить следующие действия.

Набрать адрес www.mail.ru à Enter à Главная страница mail.ru à Новый адрес à Прочитать условия à Принимаю условия à Заполнить поля: Имя, Пароль à Подтверждение пароля à Далее àСтраница с адресом à Зарегистрировать свой адрес.

Для создания бесплатного почтового ящика на молодёжном сайте Omen необходимо выполнить следующие действия.

Набрать адрес www.omen.ru à Enter à Главная страница Omen.ru à В окне Имя набрать, например, Fil (для формирования адреса Fil@omen.ru) àВ окне Пароль набрать любую комбинацию символов, например, 1234 à Кнопка Вход à Появится новое окно à Подтвердить пароль (1234) à Кнопка Регистрация à Новое окно àЗаполнить окна: Имя (Fil); Пароль (1234); Подтверждение пароля (1234) à Кнопка Проверить незанятость имени à Появится надпись Имя Fil свободно à Кнопка Далее à Окно Регистрация à Стрелка в окне Выбрать секретное выражение à Выпадающий список à Строка Дворовое прозвище à Оно появится в окне à Рядом в окне набрать Buba àДалее заполнить окна, рядом с которыми стоят маркеры # à Эти окна содержат сведения: Пол; Дата; Год рождения; Регион (Щелкнуть Россия/Москва) à В конце страницы щелкнуть на кнопке Сохранить à Появится окно Регистрация завершена àСправа, внизу окна щелкнуть надпись Войти с главной страницы Omen.ru à Появится главная страница Omen.ru à

В разделе Электронная почта заполнить окна Имя и Пароль à Вход à Окно Почта à Щелкнуть слева в списке Новое письмо à Появится окно Письмо àПроверить почтовый ящик путём пересылки сообщения самому себе.

Для этого заполнить окна Кому (Fil@omen.ru); Тема (Проверка); Текст (набрать любой текст) à Щелкнуть по кнопке Отправить à Через некоторое время щелкнуть по строке слева Входящие à Появится окно, в котором будет номер, адрес отправителя и наименование темы сообщения à Щелкнуть по наименованию темы сообщения à Появится окно с текстом сообщения.

Преимущества использования Web-почты состоят в том, что при работе в диалоговом режиме не надо переключаться на другую программу. Можно настроить адрес- ловушку для спама и не допускать его в почтовый ящик. Возможно получение почты с любого компьютера по личному имени пользователя и паролю.

Работа в Web–почте бесплатна, в то время как Internet-провайдеры иногда требуют оплаты дополнительных адресов обычной электронной почты.

Недостатки связаны с широкой доступностью Web-почты. При каждом входе в почтовый ящик обычно появляется реклама, т.к. работа с почтой через Web бесплатна.

Web-почта больше пригодна для переписки «по случаю», т.к. сообщения хранятся на компьютере в беспорядке и в некоторых случаях автоматически удаляются.

После раскрытия личных данных при подписке на Web-почту можно ожидать волны сообщений-рассылок.

Обычно обмен почтой с друзьями выполняют через Web–почту, а с деловыми партнерами ведут переписку через обычный адрес электронной почты.

 

3.2. Обмен сообщениями

 

3.2.1. Получение и отправка электронной почты

с применением Outlook- Express

Электронное письмо состоит из заголовка и непосредственно самого сообщения (файла, содержащего текстовые или графические данные, программу).

Заголовок:

Кому (То): почтовый электронный адрес получателя;

Копия (Сс): почтовые адреса других абонентов, которым дополнительно направлено письмо;

Тема (Subject): тема сообщения (произвольной формы).

Почтовый адрес отправителя, дата и время отправки сообщения формируются автоматически.

Правильно сформированный почтовый адрес состоит из следующих элементов:

1) имени адресата в виде последовательности латинских букв и цифр, возможно, разделенных точками и/или дефисами и/или подчеркиванием, которое не может начинаться с точки или дефиса;

2) знака «собачки» (@);

3) имени домена, т.е. последовательности латинских букв и цифр, состоящей, как правило, хотя бы из двух частей, разделенных точкой. В имени допустим дефис, но недопустимо подчеркивание. Имя домена однозначно описывает местонахождение абонента.

Примеры правильных имен:

radar@front.miem.msk.ru, webadmin@yandex.ru, Ivan.Ivanoff@narod.ru

Примеры неправильных имен:

webadmin@yandex_ru, Ivan:Ivanoff@narod.ru, Иван@narod.ru

В первом примере составные части домена, разделенные точками, указывают следующие фрагменты гиперсети:

"ru" (Russia - Россия) - код страны адресата - это домен верхнего уровня;

"msk" (Москва) - обозначает код города, комбинация "msk.ru" - называется доменом второго уровня;

"miem.msk.ru" - домен третьего уровня;

"front" – поддомен - зарегистрированное на почтовом узле имя компьютера, на котором упомянутый выше абонент владеет почтовым ящиком.

В программе Outlook Express возможны три варианта ответа на сообщение. В первом варианте оформляется простое письмо. Во втором варианте ответ посылается с использованием адреса поступившего письма. Иногда появляется необходимость передать поступившее сообщение другим лицам, интересующимся его содержанием. Эта операция соответствует третьему варианту. Для этого по-разному заполняются поля формы Cообщение (Message), которая открывается при нажатии на кнопку, связанную с выбранным вариантом ответа на сообщение.

Составление и отправка нового сообщения в Outlook Express включают следующие действия.

Панель инструментов à Кнопка Создать à

Текстовое окно Кому. à Набрать адрес электронной почты получателя. à Если необходимо отправить письмо нескольким адресатам, дополнительные адреса отделяются друг от друга с помощью запятой. à В поле Копия указывается при необходимости список адресов, отделенных друг от друга запятой. à В поле Скрытая копия аналогично. à

Текстовое окно Тема. à Набрать основное содержание (цель) сообщения. àНижнее, большое окно. à Набрать текст сообщения (текст не форматировать). àКнопка Отправить (Send). à Подключение и отправка сообщения в Inernet (даже в автономном режиме).

При включении в процессе настройки кнопки Задержка отправки, сообщение может быть отправлено в папку Исходящие, чтобы после набора всех писем-сообщений, они были отправлены одно за другим, - при щелчке по кнопке Доставить. Эта операция выполняется даже в автономном режиме.

Если поле Скрытая копия отсутствует в форме Сообщение, то необходимо щелкнуть на пункте Поле «Скрытая копия» в меню Вид (View) или последовательно выбрать пункт Меню Сервис à Выбрать получателей à Скрытая копия à После этого заполнить окно, связанное с кнопкой Скрытая копия. Адреса, указанные в окне с таким названием, не видны получателям, адреса которых записаны в Поле Кому и в Поле Копия.

При щелчке по кнопке Доставить происходит не только передача, но и прием сообщений от почтового сервера провайдера.

Если при настройке Outlook Express, в диалоговом окне был включен режим автоматической передачи пароля почтовому серверу, то прием поступивших на адрес пользователя (на сервер) сообщений будет выполнен без дополнительных вопросов.

В противном случае, после щелчка по кнопке Доставить, появится диалоговое окно для ввода пароля.

Непрочитанные сообщения выделяются полужирным шрифтом.

Для ответа на письмо выполняется следующая последовательность действий.

Сделать двойной щелчок по пришедшему сообщению à Панель инструментов à Кнопка Ответить отправителю (Reply) или Ответить всем (включенным в список рассылки).

В текстовом окне Кому появится адрес отправителя пришедшего сообщения или адреса из списка рассылки. Последующие действия выполняются так же, как и при отправке обычного письма. Вложение в исходное сообщение не посылается. Тема сообщения формируется автоматически.

Для пересылки полученного сообщения другому адресату выполняется следующая последовательность действий.

Сделать двойной щелчок по пришедшему сообщению. à Панель инструментов. à Кнопка Переслать (Forward). Окно для отправки сообщения в нижней части будет содержать текст пришедшего сообщения.à Для пересылки необходимо ввести адрес (или адреса) получателя в окна Кому, Копия, Скрытая копия. à Кнопка Отправить à Письмо будет переслано указанному адресату (адресатам). Сообщение будет переслано вместе со всеми вложениями, сделанными отправителем, другим получателям.

Перед отправкой писем можно выполнить проверку орфографии. Для этого в меню Сервис (Tools) нужно щёлкнуть на строке Орфография (Spelling). При обнаружении ошибки появится диалоговое окно Орфография (Spelling). Для выделенных в диалоговом окне слов или групп слов необходимо внести нужные исправления. После окончания проверки орфографии нажимается кнопка ОК и диалоговое окно закрывается.

Для автоматической проверки орфографии в сообщениях электронной почты нужно щёлкнуть на строке Параметры (Options), затем на вкладке Орфография (Spelling), далее на флажке Всегда проверять орфографию перед отправкой (Always Check Spelling Before Sending).

Для присоединения вложений в панели инструментов необходимо щёлкнуть на кнопке Добавить файл (Insert File). à Появится диалоговое окно Вставка файла (Insert File). à Путем перемещения по дереву каталогов найти файл и дважды щёлкнуть на его имени (Открыть). à Появится значок вложения (Скрепка). à Отправить письмо.

Для включения в сообщение гиперссылки в конце сообщения набирается фраза: Вы можете получить доступ к нашей странице по адресу http://aaa.ru ( You can also access our homepage on the Internet at http://aaa.ru). Это предложение появится в тексте сообщения с адресом, отформатированным как гиперссылка. à В панели инструментов щёлкнуть на кнопке Сохранить (Save). à В панели инструментов щёлкнуть на кнопке Закрыть (Close). à Отправить письмо.

В Outlook Express возможны три варианта форматирования текстов сообщений: обычный текст (Plain text); текст RTF (Rich text) и HTML.

В качестве редактора сообщения можно использовать MS Word. Для этого в секции Формат сообщения (Message Format) устанавливается флажок Использовать MS Word как редактор сообщений (Use MS Word To Edit E-mail Messages).

Для смены способа форматирования в меню Сервис (Tools) необходимо щёлкнуть на строке Параметры (Options). à Появится диалоговое окно Параметры (Options). à Щёлкнуть на вкладке Сообщение (Mail Format). à В раскрывшемся списке Формат сообщения (Send in This Message Format) выбрать HTML. à Щёлкнуть на кнопке ОК. Аналогичные действия выполняются для установки других форматов. Предварительно необходимо снять флажок установки редактора MS Word.

 

3.2.2. Получение и отправка Web-почты

Для отправки сообщения электронной почты надо заполнить поля бланка: адрес получателя, тему сообщения, текст сообщения и др.

Получаемые сообщения выводятся на Web-странице или в отдельном окне над ней.

Вложение файлов в сообщения электронной почты выполняется как присоединение файлов к сообщениям электронной почты.

Для отправки больших файлов целесообразно сначала сообщить его размер получателю и удостовериться в том, что почтовый ящик получателя имеет достаточно свободного пространства. Практика показывает, что нецелесообразно присоединять файлы более 300 Кб.

Для отправки письма с вложением необходимо составить сообщение. à Щелкнуть по кнопке Вложить (Attach). à Появится диалоговое окно. à Выбрать файл. à Щелкнуть по кнопке Вложить. à Щелкнуть по кнопке Отправить.

Для приёма сообщения с вложенным файлом необходимо à Щелкнуть по кнопке Доставить почту. à Дважды щелкнуть на сообщении. à После того, как сообщение откроется и появится значок вложения, можно быстро сохранить файл вложения без его открытия. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на значке вложения файла в заголовке пришедшего сообщения. à В контекстном меню щелкнуть по строке Сохранить как (Save as). à Проверить файл на вирус с помощью Norton AntiVirus, McAfee, VirusScan. à Если есть уверенность в том, что в файле вируса нет, то для просмотра вложения сделать двойной щелчок по значку файла. à Появится окно Открытие почтового вложения (Openning Mail Attaсhment). à В диалоговом окне щелкнуть на флажке Открыть (Openning). à Щёлкнуть на кнопке ОК.

Вложение откроется в Microsoft Word. Его можно читать, изменять, сохранять и печатать. Для сохранения в меню Файл (File) необходимо щелкнуть на пункте Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно. Выбор места сохранения осуществляется внутри раскрывающегося списка Папка (Save In). Имя сохраняемого файла указывается в поле Имя файла (File Name). После этого необходимо щелкнуть на кнопке Сохранить (Save).

После сохранения файла исходное письмо с вложением останется без изменений. Для его удаления необходимо удалить письмо или «вручную» удалить вложение из письма.

Если программа работы с электронной почтой настроена для работы с HTML- сообщениями (мультимедийными), то с самого начала будет видно само сообщение, а не значок файла.

 

3.3. Работа с адресной книгой

 

3.3.1.Внесение адреса в адресную книгу электронной почты

При получении письма для внесения адреса в адресную книгу выполняются следующие действия.

Двойной щелчок по полученному письму àСодержание письма появится в отдельном окне à Меню à Сервис à Добавить в адресную книгу à Отправитель àОкно Свойства à Заполнить поля по всем вкладкам окна Свойства для включения в адресную книгу à ОК.

Для создания новой записи в Адресной книге выполняются следующие действия.

В стандартной панели инструментов (Меню) необходимо щёлкнуть на кнопке à Сервис à Адресная книга (Address Book) à Появится диалоговое окно Адресная книга (Address Book) à Кнопка Создать (New) à Создать контакт (New Contact) à Появится диалоговое окно Свойства (Properties) à Заполнить внутри вкладки Имя (Name) поля Имя (First) и Фамилия (Last). В поле Адреса электронной почты (E-mail Addresses) указать известные адреса. à Заполнить по всем вкладкам окна Свойства известные поля для включения в адресную книгу à ОК à Окно Свойства (Properties) закроется, и новый адрес будет включен в список контактов.

Для модификации адреса необходимо в окне Адресная книга (Address Book) дважды щёлкнуть на имени. à Появится окно Свойства (Properties). à Внутри вкладки Имя (Name) щёлкнуть на кнопке Изменить (Edit) и изменить содержание нужных полей. à Щёлкнуть на кнопке ОК. à Окно закроется.

Контактное имя для модификации адреса можно выбрать путём набора первых нескольких букв имени в поле Введите имя или из списка (Type Name Or Select From List). Имя будет найдено и выделено. Необходимо дважды щёлкнуть на нём и ввести новую информацию.

Для создания списка рассылок в диалоговом окне Адресная книга (Address Book) необходимо щёлкнуть на кнопке Создать (New) à Щёлкнуть на строке Создать группу (New Group) à Откроется диалоговое окно Свойства (Properties) с активной вкладкой Группа (Group) à В поле Название группы (Group Name) набрать название группы à Щёлкнуть на кнопке Создать контакт (New Contact) à Щёлкнуть на кнопке Выбрать (Select Members) à Появится диалоговое окно Выберите участников группы (Select Group Members) à Щёлкнуть на имени и на кнопке Выбрать (Select) à Повторить выбор для всех нужных имён à Щёлкнуть на кнопке ОК à Окно закроется и появится бланк Свойства с указанием имени группы в поле Название группы (Group Name) à Щёлкнуть на кнопке ОК à Имя новой группы появится вместе со значком группы в строке контактов полужирным шрифтом à Щёлкнуть на кнопке Закрыть (Close).

Для удаления имени из списка рассылки необходимо дважды щёлкнуть на имени группы в списке контактов à Щёлкнуть на удаляемом имени в списке Состав группы (Group Members) à Щёлкнуть на кнопке Удалить (Remove) à Щёлкнуть на кнопке ОК.

 

3.3.2. Создание сообщения с использованием адресной книги

Отправку письма по адресу, хранящемуся в Адресной книге, можно выполнить следующим образом. Вызывается Outlook Express à Панель инструментов à Кнопка Почта à Создать сообщение à Окно Создать сообщение àЩелкнуть на небольшом значке Кому, оформленном в виде раскрытой книги à Откроется окно Выбор получателей à В левой части расположено окно Найти и окно со списком имен адресатов à Введите в окно Найти или выберите из списка нужного адресата à Щелкните на выбранном имени адресата à Кнопка Кому àСправа в окне Получатели сообщения появится имя и адрес абонента à ОК.

Для включения имени из адресной книги в поле Копия или Скрытая копия необходимо щёлкнуть на кнопке Копия à Выбрать из списка имен адресатов соответствующее имя à Щёлкнуть на кнопке Копия или Скрытая копия à ОК.

Вернуться в окно Создать сообщение àВ поле Кому и при необходимости в полях Копия и Скрытая копия появится адрес получателя сообщения à Заполнить поле Тема à Набрать текст сообщения à Кнопка Отправить à Письмо будет отправлено.