Системы управления являются сложными системами. Признаком сложности системы служит возможность разделения ее на подсистемы по различным основаниям.
Например, если за основание принять ресурсы, то предприятие можно рассматривать как сложную систему, состоящую из материально – вещественной, финансовой и кадровой подсистем; если содержание функций менеджмента – то система предприятия будет включать производственную, финансовую, маркетинговую подсистему и подсистему управления персоналом; если элементы структуры управления – то службы, цеха, участки, бригады, рабочее место.
Сложная система обладает иерархической структурой, т.е. может быть представлена совокупностью подсистем постоянно уменьшающегося уровня сложности вплоть до элементарных подсистем, выполняющих в сложной системе базовые элементарные функции.
Процесс представления системы в таком виде называется декомпозицией. Примером может служить представление управления экономикой страны как совокупностей подсистем – отраслей, объединений, предприятий, цехов, участков, бригад, рабочих мест.
Характерным свойством сложных систем является целостность: Она отражает специфику их функционирования и сложность анализа систем.
Целостность показывает, что изменения, возникшие в элементе какой – либо подсистемы, вызовут изменения в функционировании всей системы.
Изучение таких систем затрудняется тем, что в них действует большое количества разнородных факторов, приводящих к разным по природе процессам.
Для каждой из подсистем системы менеджмента характерным является наличие собственных механизмов функционирования. В разных подсистемах эти механизмы не одинаковы, но связаны между собой и взаимообусловлены.
В решении вопросов управления организацией и организационным поведением очень важным является четкое определение границ между подсистемами для каждого уровня управления. Эти границы определяются целями и задачами подсистем, содержанием производственной деятельности, кадровым составом и особенностями структуры управления.
Технология управления как средство достижения целей не может быть общей для всех подсистем сложной системы. В рамках решения общей цели системы механизмы управления подсистем не одинаковы. Они зависят от структуры подсистем, особенностей проявления их переменных, влияния факторов внешней среды на элементы подсистемы. Это означает, что рассмотрение технологии менеджмента станет объективно отражать сущность процессов управления только тогда, когда эти технологии имеют конкретный адресат, обозначенный границами анализируемой подсистемы.
В иерархическую структуру централизованного управления отраслями производства входят разные органы управления: министерства, управление объединением, управление организацией, управление службами, участками и т.д. Несмотря на то, что организационная система этих органов имеет одну и ту же структуру, содержание компонентов систем и механизмов реализации управления существенно различаются.
Например, руководители в каждой из систем (организационной системе министерства, оргсистеме объединения, организации и т.д.) имеют разные полномочия и в соответствии с ними выполняют разные должностные функции (министр, управляющий, начальник участка и др.). Состав подчиненных, глубина и масштабность решения технологических вопросов, формы, методы и средства управления, используемые этими руководителями в своей работе, также не одинаковы.
Как вся сложная организационная система, так и каждая из организационных подсистем ее пирамиды являются открытыми. Функционирование каждой из подсистем детерминировано, с одной стороны, директивными воздействиями вышестоящей, с другой – действием многочисленного числа внутренних и внешних факторов. Эти многообразие условий и факторов, особенности технологии, структуры управления, кадрового состава, средств коммуникации, профессиональной культуры руководителя в большинстве своем определяют специфику деятельности управленческих органов, уникальность и неповторимость даже, казалось бы, родственных организаций.
С позиций системного подхода управление организацией и организационным поведением не может быть представлено в виде четко сформулированных правил и рецептов деятельности для руководителей всех уровней управления одновременно. Анализ и проектирование его технологий имеет многофакторный характер. По сути, каждой
конкретной управленческой ситуации могут соответствовать одна
или несколько технологий, использование которых позволит получить тот или иной результат. Количество вариантов решения задач всегда больше числа этих задач. Руководитель должен уметь ориентироваться в них, правильно определить приоритеты среди множества решений, которые в данной ситуации окажутся наиболее эффективным.
Особый интерес в методологии исследования и проектирования организации и организационного поведения представляет интеграция системного и процессного подходов.
Раскроем содержание процессного подхода, так как без его понимания трудно объяснить особенности реализации, к примеру, процессно – системного подхода.