В процессе управления предприятием или организацией возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределённостей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля.
Контроль - это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции.
Любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля.
В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатовпоотношению к запланированным.
При этом возможны два варианта:
1) совпадениефактически достигнутых результатов с запланированными, требуемыми;
2) несовпадениефактически достигнутых результатов с запланированными.
В первом случае - работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению. Во втором - требуется принятие решения о необходимости коррекции.
Процесс контролясостоит из четырех взаимосвязанных этапов:
- установление целей контроля;
- измерение фактических результатов работы;
- сравнение фактических результатов с запланированной нормой или стандартом;
- управленческие мероприятия для исправления любых значительных отклонений от плановых норм и стандартов.
Все они взаимосвязаны.