Заборгованість за претензіями та заборгованість, списана на збитки, перевіряється суцільним способом. Перевірці підлягають розрахунки за претензіями:
—до постачальників і транспортних організацій за виявлену в їхніх рахунках невідповідність цін, тарифів, розрахунків; за низьку якість і нестачу товарів; за брак продукції; за завищення обсягу виконаних робіт; за недопоставку товарно-матеріальних цінностей, штрафи, пеню, неустойку тощо;
—до установ банку за сумами, помилково списаними і перерахованими через рахунки в банках.
Джерелами ревізії з рахунка 374 "Розрахунки за претензіями" є: журнал реєстрації претензійних, судових і арбітражних справ, договори на поставку продукції (товарів), разові угоди, комерційні акти, акти на приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмова угода постачальника (підрядника) на пред'явлені претензії, виписки установ банку, платіжні доручення, претензії, позови до арбітражного суду тощо.
За дебетом рахунка 374 "Розрахунки за претензіями" відображаються суми належних підприємству платежів, за кредитом — надходження, використання й повернення сум. Дебетове сальдо показує суму дебіторської заборгованості.
За кожною сумою заборгованості ревізору слід перевірити:
— чи правильно віднесено суми на рахунок дебіторів за претензіями і чи підтверджено претензії відповідними сумами: за претензіями до транспортних організацій — наявністю комерційних актів на нестачу товарів або відповідних поміток на транспортних накладних, до постачальників — наявністю правильно оформлених актів;
— реальність одержання сум, віднесених на рахунок дебіторів за претензіями;
— правильність і своєчасність оформлення претензій і пред'явлення позовів. Відповідальність за оформлення претензій покладено на керівника і головного бухгалтера підприємства;
— як здійснюється контроль за своєчасністю пред'явлення рекламацій і позовів, за строками проходження позовів у судах і арбітра-жах, а також стягнення боргів за виконавчими документами;
— які рішення прийнято за претензійними справами в органах суду і арбітражу. У разі відмови або неповного задоволення позовів слід вивчити причини й виявити винних у завданні підприємству матеріальної шкоди;
— чи є наявні за кожною списаною сумою необхідні підтвердження. Дебіторська заборгованість може бути списана на збитки тільки за
наказом по підприємству (рішенням загальних зборів колективу) і за наявності висновків або інших документів, які підтверджують безнадійність одержання боргу.
За всіма безнадійними боргами (що рахуються на балансі й списані на збитки) слід встановити, чому така заборгованість стала можливою, хто в цьому винний, і вжити заходів щодо покарання за законом і відшкодування завданої шкоди.
Усі суми, незаконно і необґрунтовано віднесені на збитки, мають бути відновлені за належністю і стягнені.
При вирішенні питань стосовно строків позовної давності слід керуватися ст. 71 Цивільного кодексу України. Загальний строк для захисту права за позовом особи, право якої порушено (позовна давність), встановлюється в три роки.
Скорочені строки позовної давності тривалістю шість місяців передбачено ст. 72 Цивільного кодексу (ЦК) України:
1) про стягнення неустойки (штрафу, пені);
2) про недоліки проданих речей;
3) що випливають з поставки продукції неналежної якості;
4) про наявні недоліки в роботі, виконаній за договором підряду;
5) про недоліки в роботі, виконаній за договором побутового замовлення.
Претензії й позови суб'єктів підприємницької діяльності до залізниці, які випливають із перевезення вантажів, визначені Статутом залізниці України.
Перебіг строку позовної давності за сумами кредиторської заборгованості визначається з часу зарахування суми на рахунок підприємства або прийняття на облік товарно-матеріальних цінностей.
Під час ревізії слід перевірити обґрунтованість кожної претензії, своєчасність і правильність оформлення документації й подання її за призначенням.
Таким чином, реальність заборгованості з рахунка 374 "Розрахунки за претензіями" повинна бути підтверджена за кожним дебітором документами, обґрунтованими претензіями, рекламаціями, пред'явленими для стягнення. Ретельно перевіряються випадки відмови суду або арбітражу в задоволенні позову і з'ясовуються причини відмови. Ревізор може провести звірку розрахунків за претензіями і оформити її відповідним актом. Розрахунки за претензіями ревізор перевіряє разом з юрисконсультом. Вони переглядають кожну претензійну справу, її рух і стан на день ревізії.
У випадку затримки виконання рішень суду чи арбітражу за позовами слід з'ясувати причини такої затримки і заходи, які вживаються позивачем з цього приводу.
У бухгалтерії підприємства відкривають претензійну справу на кожну претензію окремо. Цю справу реєструють у спеціальному журналі з помітками про строк проходження позовів у арбітражі й подальше стягнення за виконавчими документами або про мотиви відмови й рішення керівника про списання безнадійного боргу.