Подсистемы автоматизации финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности предназначены для автоматизации управления бюджетным планированием, бухгалтерским и кадровым учётом, расчетом заработной платы и другими процессами, сопровождающими деятельность арбитражных судов Российской Федерации.
В целях обеспечения эффективного взаимодействия в масштабах системы арбитражных судов эти подсистемы должны объединяться на принципах общего пользования информацией и единообразного доступа к ней, использовать унифицированное программное обеспечение и предусматривать ведение единых справочников, в том числе в интересах других подсистем ЕАИКС АС РФ.
Результатом разработки комплекса этих подсистем должно быть создание инструментария, обеспечивающего в системе АС РФ единую методологию ведения финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности.
Техническое сопровождение подсистем производится в общем порядке.
Пользователями подсистем, с учетом функциональных задач, будут являться финансово-экономические, кадровые, хозяйственные и другие административные подразделения арбитражных судов. Для достижения указанных выше целей целесообразно иметь приведенный ниже состав подсистем:
· подсистема «Бухгалтерский учет»;
· подсистема «Сведение отчетности»;
· подсистема «Планирование расходов»;
· подсистема «Финансирование расходов;
· подсистема «Учет договоров»;
· подсистема «Материально-техническое обеспечение»;
· подсистема «Кадры и государственная служба».
8.5.1 Подсистема «Бухгалтерский учет»
Подсистема «Бухгалтерский учет» предназначена для автоматизации деятельности финансовых отделов арбитражных судов в части учета бухгалтерских операций по исполнению смет доходов и расходов бюджетных средств.
Основной целью создания подсистемы является повышение эффективности бухгалтерского учета.
Подсистема «Бухгалтерский учет» должна решать следующие задачи:
· учет первичных учетных документов;
· учет основных средств и других долгосрочных вложений;
· учет материальных запасов;
· учет средств учреждения;
· проведение бухгалтерских операций, необходимых для обеспечения полноты синтетического учета;
· обеспечение автоматизации учета в соответствии с мемориально-ордерной формой ведения бухгалтерского учета;
· формирование регистров бухгалтерского и аналитического учета;
· формирование бухгалтерской отчетности об исполнении сметы доходов и расходов в соответствии с действующими нормативными документами, регламентирующими предоставление отчетности;
· расчет заработной платы и формирование отчетности;
· экспорт отчетов в формат Государственной налоговой инспекции и Пенсионного фонда.
· оперативный контроль за исполнением сметы расходов;
· ведение учета на синтетических и аналитических субсчетах, а также в специализированных регистрах аналитического учета;
· сокращение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской и статистической отчетности.
8.5.2 Подсистема «Сведение отчетности»
Подсистема «Сведение отчетности» предназначена для автоматизации задач формирования, сбора и сведения бухгалтерской, статистической и ведомственной отчетности в системе арбитражных судов.
Основной целью создания подсистемы является значительное сокращение сроков и повышение качества формирования, проверки и сведения отчетности.
В подсистеме «Сведение отчетности» должна быть предусмотрена интеграция с подсистемами:
· «Бухгалтерский учет» на уровне автоматической передачи данных бухгалтерской отчетности;
· «Финансирование расходов» в части автоматической сверки показателей отчетности в части объемов доведенного финансирования.
Подсистема «Сведение отчетности» должна решать следующие задачи:
· перевод отчетности всех уровней (бюджетополучателей и главного распорядителя) на единую учетную политику и общую методологическую базу;
· обеспечение удаленной работы по созданию, проверке, пересчету первичных отчетов;
· организация отчетов в виде наборов показателей, вычисляемых по собственному алгоритму;
· создание иерархических отчетов любого уровня вложенности, автоматический пересчет итогов при изменении отчета;
· проведение проверок отчетов в соответствии с собственными алгоритмами произвольной сложности;
· обеспечение хранения и обработки больших объемов данных с возможностью формирования произвольных выборок;
· репликация значений показателей между отчетами;
· экспорт отчетов в формат Министерства финансов России.
8.5.3 Подсистема «Планирование расходов»
Подсистема «Планирование расходов» предназначена для автоматизации планирования бюджетного финансирования в системе арбитражных судов РФ.
Основной целью создания подсистемы является сокращение сроков и повышение качества планирования бюджета арбитражных судов РФ.
Подсистема «Планирование расходов» информационно взаимодействует с подсистемами «Бухгалтерский учет» и «Сведение отчетности» на уровне передачи данных о суммах бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств в разрезе бюджетополучателей и учетных периодов.
Подсистема «Планирование расходов» должна решать следующие задачи:
· обеспечение сбора и консолидации заявок на финансирование расходов от арбитражных судов РФ с загрузкой данных из файла регламентированного формата;
· возможность автоматизированного сопоставления плановых объемов финансирования, затребованных бюджетополучателями, с объемами финансирования прошлых лет и фактическими расходами;
· корректировка заявок на основании методик Министерства финансов РФ, объемов финансирования и сумм фактических расходов прошлых лет;
· периодическая корректировка сводной бюджетной росписи, перераспределение лимитов бюджетных обязательств;
· контроль и оперативное информирование о потребностях финансирования от арбитражных судов как на этапе планирования расходов будущего года, так и в течение текущего финансового года;
· формирование показателей бюджета на нужды капитального строительства;
· автоматизированное составление проекта бюджета.
8.5.4 Подсистема «Финансирование расходов»
Подсистема «Финансирование расходов» предназначена для автоматизации процессов распределения и доведения до арбитражных судов объемов бюджетного финансирования.
Основными целями создания подсистемы являются повышение эффективности распределения бюджетных средств и обеспечение оперативного контроля финансовых потоков.
Подсистема «Финансирование расходов» взаимодействует с подсистемами «Бухгалтерский учет» и «Сведение отчетности» на уровне обмена данными об объемах доведенного финансирования расходов в системе арбитражных судов.
Подсистема «Финансирование расходов» должна решать следующие задачи:
· автоматизированная загрузка казначейских уведомлений Главного управления федерального казначейства Министерства финансов РФ;
· распределение объемов финансирования;
· резервирование объемов финансирования и их последующее распределение;
· формирование реестров и сводных реестров финансирования и расходных расписаний;
· распределение объемов текущего финансирования по объектам капитального строительства на основе сводного сметного расчета и формирование реестров финансирования.
8.5.5 Подсистема «Учет договоров»
Подсистема «Учет договоров» предназначена для автоматизации задач учета договоров и документов, возникающих при их исполнении, а также контроля исполнения договоров (этапов договоров).
Основной целью создания подсистемы является повышение эффективности и качества сопровождения договоров.
Подсистема «Учет договоров» взаимодействует с подсистемами «Материально-техническое обеспечение» и «Бухгалтерский учет» на уровне автоматического формирования хозяйственных операций, использующих данные учета договоров (этапов договоров).
Подсистема «Учет договоров» должна решать следующие задачи:
· учет и контроль исполнения договоров с исполнителями и поставщиками;
· учет актов приема выполненных работ (услуг);
· учет внешних документов – исходящих счетов-фактур, приходных и расходных накладных, а также накладных на возврат поставщикам;
· оперативное планирование поступлений товаров и выплат денежных средств поставщикам.
8.5.6 Подсистема «Материально-техническое обеспечение»
Подсистема «Материально-техническое обеспечение» предназначена для автоматизации централизованного обеспечения арбитражных судов материально-техническими ресурсами.
Основными целями создания подсистемы являются повышение качества планирования материально-технического обеспечения, ускорение процессов обеспечения ресурсами арбитражных судов и совершенствование контроля своевременности обеспечения.
Подсистема «Материально-техническое обеспечение» взаимодействует с подсистемами «Учет договоров» и «Бухгалтерский учет» на уровне централизованной базы данных.
Подсистема «Материально-техническое обеспечение» должна решать следующие задачи:
· сбор, учет и консолидация заявок на материально-технические ресурсы;
· обеспечение учета материально-технических ресурсов по видам продукции, учет поставщиков и поставляемых ими товаров;
· формирование и учет разнарядок на получение материально-технических ресурсов и контроль за их исполнением;
· формирование и учет актов о получении материально-технических ресурсов;
· учет складских документов (приход, расход, инвентаризация, акты списания и т.д.);
· учет остатков материально-технических ресурсов;
· оперативный учет товарных запасов на складах в разрезе партий и мест хранения, ведение карточек складского учета;
· интеграция финансовых и материальных потоков;
· оперативный контроль исполнения оплат и поставок по централизованным и децентрализованным договорам арбитражных судов;
· планирование материально-технического обеспечения арбитражных судов;
· формирование и оперативный контроль плана приобретения материально-технических ресурсов.
8.5.7 Подсистема «Кадры и государственная служба»
Подсистема «Кадры и государственная служба» предназначена для автоматизации кадрового учета и прохождения государственной службы сотрудниками арбитражных судов.
Основной целью создания подсистемы является повышение эффективности работы кадровых подразделений арбитражных судов.
Подсистема «Кадры и государственная служба» взаимодействует с подсистемой «Бухгалтерский учет» на уровне автоматического отражения приказов по штату и оплате труда для решения задачи расчета заработной платы и с другими подсистемами ЕАИКС АС РФ на уровне обмена данными и использования единых справочников.
Подсистема «Кадры и государственная служба» должна решать следующие задачи:
· учет данных по сотруднику в объеме послужного списка личного дела;
· формирование приказов по сотрудникам, должностям и подразделениям;
· контроль полноты и достоверности данных по сотруднику в объеме, необходимом для формирования достоверной государственной и ведомственной отчетности;
· контроль своевременности присвоения званий, повышения квалификации, аттестации и других периодических этапов прохождения службы;
· штатно-должностной учет в объеме, необходимом для формирования штата, приказов по организационно-штатным мероприятиям и отчетов по штатной численности;
· сводный учет штатной численности и личного состава арбитражных судов РФ;
· формирование справок, списков и т.п. по личному составу арбитражных судов РФ;
· автоматизация учета штатной численности, в том числе по судьям, арбитражных судов;
· оперативная подготовка государственной и ведомственной отчетности, типовых учетных документов по сотруднику;
· контроль за своевременным исполнением отдельных этапов прохождения службы государственными служащими.
Основные этапы реализации подсистем автоматизации финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности:
· обследование объектов системы арбитражных судов РФ;
· анализ требований и разработка технических заданий на подсистемы;
· разработка проектной документации;
· разработка пользовательской документации;
· подготовка и проведение опытной эксплуатации;
· доработка подсистем в соответствии с результатами опытной эксплуатации;
· подготовка и сдача подсистем в эксплуатацию;
· внедрение подсистем в опытной зоне;
· полномасштабное внедрение подсистем;
· сопровождение.
В результате создания и внедрения комплекса подсистем автоматизации финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности должны быть достигнуты следующие изменения показателей эффективности функционирования объектов автоматизации:
· повышение оперативности и достоверности информации в вопросах финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности на каждом из уровней системы арбитражных судов РФ;
· снижение трудоемкости, сокращение сроков, повышение достоверности и качества текущего документооборота по всем направлениям финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности;
· обеспечение единых механизмов информационного взаимодействия подсистем автоматизации финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности на уровне централизованной базы данных;
· организация замкнутого цикла автоматизации процессов финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности: «планирование – финансирование – учет – отчетность – анализ» для системы арбитражных судов РФ в целом;
· уменьшение количества логических ошибок, содержащихся в информации, за счет разработки специальных программных и организационных процедур их выявления и создания централизованной базы данных;
· уменьшение трудозатрат на сопровождение подсистем за счет создания единой интегрированной платформы, построенной на принципах общего пользования информацией и единообразного доступа к ней.