Если одно и то же лицо упоминается в тексте документов под несколькими именами, то все сведения о нем и ссылочные данные сосредотачиваются под основным наименованием, за которое принимается общеизвестное упоминаемое в тексте. Все остальные наименования этого лица указаваются в круглых скобках вслед за основным, а также по алфавиту в соответствующих местах указателя со ссылкой на основное наименование:
Казинец И.П. (Славка, Победит) 35,67,88
Победит см. Казинец И.П.
Славка см. Казинец И.П.
Если в тексте документа в написании одной и той же фамилии или имени имеются разночтения. То вслед за правильным наименованием этого лица в круглых скобках приводятся все разночтения, а потом даются пояснения и ссылочные данные.Разночтения приводятся в соответствующих местах указателя по алфавиту со ссылкой на правильное наименование.
Фамилии, имена, отчества передаются в указателе по современному фонетическому обозначению; если в тексте документов встречаются устаревшие формы, они передаются в круглых скобках вслед за основным обозначением. Кроме того, они указываются в соответствующем месте указателя по алфавиту со сноской на основную форму:
Служка (Служчыч) Иван Григорьевич, дворянин господарский 124,170,175
Служчыч см. Служка
Иностранные имена передаются в указателе в транскрипции того языка, на котором издается сборник документов. Частицы, имеющие в иностранных фамилиях (фон, дер, ван, ле, де, аль, ди и др.) приводятся после фамилии и инициалов. Иностранное написание приводится рядом в скобках:
Мабильон (Mabillion) Жан (1632—1707), франц. медиевист, палеограф 229,267, 293
Фодлан-Ибн (Федлан) (Х в.), араб. писатель и путешественник 218, 223
Витторио, ди ( Di Wittorio) 234,267,289
Гольц, фон дер (Fon der Goltz) 154,189,220
В зависимости от типа издания именной указатель может быть глухим и развернутым. В научных изданиях, как правило, составляются развернутые, в популярных и учебных—глухие указатели:
Жылуновіч З.Х. 120, 170, 189
Доўнар-Запольскі М.В. 24,45,68
Карскі Яўхім Федаравіч (1861—1931), беларускі філолаг-славіст 6, 155, 161,174, 319, 331, 389, 542
В сборниках научного типа может применяться аннотированный именной указатель, в котором содержатся подробные биографические сведения, иногда выходящие за рамки освещаемой темы:
Ходош Шепшель Шепшелевич (1896—1951), член партии большевиков с марта 1917 г., активный участник Октябрьской революции в Белоруссии, долгое время работал на руководящей профсоюзной работе 410
(Борьба за Советскую власть в Белоруссии. 1918—1920 гг. Т. 1. С. 562)
Сведения именного указателя и примечаний по содержанию не должны дублировать друг друга
Географический указательсостоит из алфавитного перечня географических и топографических наименований, встречающихся в издании, сопровождаемых пояснениями и ссылочными данными. Наименования включаются в том обозначении, в коком они встречаются в тексте документа. За основное принимается то из наименований. Которое в тексте документа было исторически последним. Вслед за этим в круглых скобках указываются все разночтения этого наименования и современное. Кроме того, разночтения помещаются в указателе на соответствующих местах по алфавиту со ссылкой на основное наименование:
Каспийское (Хвалынское) море 128,140,189
Хвалынское море см. Каспийское море
Сложные географические наименования вносятся в указатель по первому слову:
Давыдово Село, веска Віцебскага пав. 108
Девичье Село 132
Мудреный Луг, лес Лотыгольского двора 45, 46
Острая Лука, сеножать Віцебскага пав. 52
(Беларускі архіў. Мн., 1928. Т. 2. С. 301, 304)
Части какого-либо географического целого (района в городе или области, уезда в губернии, повета в воеводстве), упоминающиеся в документах, вносятся в указатель под своими наименованиями, а в пояснении указывается, к какому географическому целому относится данная часть. При упоминании в тексте документов как географического целого, так и его составных частей, последние систематизируются по алфавиту внутри географического целого:
Минск
--Ленинский р-н 23,34,56
--Партизанский р-н 35,46,78
--Фрунзенский р-н 45,78,96
Петровичи, д. Смиловичской вол. Игуменского у. 24,45,67
Пинск, г.Минской губ. 23,45,68
Туровль, м. Полоцкого у. Витебской губ. 47,85,99
Уза, стн. Либаво-Роименской ж.д. 47,65,78
В отличие от именного географический указатель может быть только развернутым. Степень подробности пояснений его зависит от содержания публикации и характера географических наименований 1. Отметим лишь, что расширенные пояснения в указателе целесообразно составлять в тех случаях, когда в документах упоминаются места, потерявшие свое прежнее значение или уже не существующие:
Малая Обрынь, дер. Турецкой гмины Столбцовского пов. 3,5,7
Ленинский пр-т (ныне пр-т Франциска Скорины) 2,8,12
Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень понятий, предметов, упоминаемых в тексте документов, со ссылками на страницы издания. Указатель может быть общим, включающим все предметные обозначения или специальным, включающим один или несколько видов однородных предметных обозначений. В изданиях научного типа, включающих многоаспектные документы, а также в изданиях с хронологическим расположением документов составляются предметно-тематические указатели. В них рубрика является предметом, понятием, а подрубрика—темой или разделом темы:
Беларускі архіў. Т. 2 (Предметный указатель: С. 323—341)
Белоруссия в эпоху капитализма. Мн., 1983. Т. 1. (Предметно-тематический указатель: С. 256—259)
Всенародное партизанское движение в Белоруссии в годы Великой Отечественной войны. Мн., 1978. Т.2. Кн. 2. (Указатель партизанских формирований: С. 797—814)
Общий предметный указатель состоит из предметных обозначений-рубрик, отражающих основное понятие; подрубрик, уточняющих свойства, особенности этих понятий; ссылочных данных:
Вучылішчы:
мастацкія:
-- Віцебскае 17, 196
--Мінскае 17, 221
музычныя:
--Брэсцкае 172, 190
-- Віцебскае 172, 190
(Мастацтва Савецкай Беларусі. Зборнік дакументаў і матэрыялаў у двух тамах. Мн., 1986. Т. 2. С. 311)
Рубрики могут быть простыми, выражающими частные понятия, и сложными, состоящими из целого понятия, подразделяемого на частные, которые образуют подрубрики:
Статистические сведения о количестве
--земли 86,87,93,94,156,158--162
--посевов, сборе урожая хлебов 88,89,132—134,152,153
--озимого 88
--ярового 88,89
(Белоруссия в эпоху капитализма. Т. 1. С. 258)
Рубрики и подрубрики в пределах сложной рубрики в предметном указателе располагаются по алфавиту. Рубрики могут быть однословными и многословными. При сочетании существительного и прилагательного в многословных допускается инверсия, дабы сблизить однородные понятия и не повторять одинаковые слова. Например:
Архив Национальный Республики Беларусь 56,78,89
Архив Национальный исторический Беларуси 123, 245, 324
Инверсия не допускается, когда сочетание слов стало прочно установившимся определением, как, например, народный депутат (нельзя депутат народный), заслуженный артист (нельзя артист заслуженный) и т.п.
Общий предметный указатель бывает только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и развернутыми:
Имения
--казенные 23,45,67
--помещичьи 45,68,89.
--проданные за долги 123,321,342
В то же время в перечне периодических изданий, воинских подразделений даются краткие справки типа аннотаций.
В состав НСА входит также терминологический словарь, который может составляться по необходимости. Он поясняет устаревшие термины, малоупотребительные слова, полонизмы, германизмы, белорусизмы (для документальных изданий на русском языке), русизмы (для изданий на белорусском языке) и т.п. Термины в нем рамполагаются по алфавиту с указанием их значения: