В MS Excel предусмотрен полезный режим автозаполнения значений ячеек. Под автозаполнением подразумевают автоматическое копирование содержимого одной или нескольких ячеек в выделенную группу ячеек или автоматическое заполнение последовательности ячеек какой–либо регулярной последовательностью названий, чисел, дат и др. Чтобы этот режим включить, следует выполнить цепь операций:
СЕРВИС–ПАРАМЕТРЫ
путем установки флажка перед строкой АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ЯЧЕЙКИ.
Если этот режим включен, то программа сравнивает вводимый текст с тем, который вводился ранее. И если несколько первых символов вводимого текста совпадают с соответствующими символами ранее вводимого текста, то в ячейку копируется весь ранее вводимый текст. Дополненная часть текста остается выделенной. Если автозаполнение ячейки устраивает пользователя, он может закончить на этом ввод текста. В противном случае пользователю следует стандартным образом продолжать ввод текста, и первый же несовпадающий символ вводимого текста удалит из ячейки, выделенное автозаполнение.
Включение этого режима полезно в тех случаях, когда различные ячейки таблицы следует заполнять одним и тем же текстом. Для этого необходимо:
– при нажатой клавише Ctrl выделить все ячейки, в которые должно быть записано одинаковое значение,
– ввести это значение в последнюю выделенную ячейку,
– нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter.
Автозаполнением можно пользоваться при создании рада ячеек с автоматическим наращиванием значений дат, времени, дней недели, месяцев и др. Если какую–либо ячейку заполнить текстом «1 квартал», а затем переместить маркер выделения на соседние три ячейки, то они заполнятся текстами «2 квартал», «3 квартал», «4 квартал». Если одну ячейку заполнить текстом «Январь», а затем перетащить маркер на соседние одиннадцать ячеек, то они заполнятся последующими месяцами года.
Для автозаполнения таких названий как дни недели, месяца, года программа MS Excel использует готовые (стандартные) списки. Вместе с тем пользователю предоставляется возможность сформировать свой список названий для автозаполнения. Это выполняется следующей последовательностью операций:
СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – СПИСКИ
В последнем окне следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ, затем в открывшемся окне ЭЛЕМЕНТЫ СПИСКА ввести необходимую последовательность названий, отделяя их друг от друга, нажатием клавиши Enter. При этом каждое название не должно превышать 80 символов, а весь список 2000 символов. Элементы списка не должны начинаться с цифры, ошибочные значения и формулы игнорируются (выпадают из списка).