После разработки структуры базы данных, где определяется количество таблиц и их содержание, а также связи между ними, приступают к заполнению этих таблиц информацией. Вводить данные можно непосредственно в таблицы базы данных. Однако значительно удобнее это делать, используя так называемые формы. Они представляют собой диалоговые окна, содержащие поля ввода, которые служат для отображения и изменения данных в полях записей. Дополнительно в этих окнах содержаться различные переключатели, флажки, кнопки. С помощью них можно управлять процессом работы с окнами. Отличительной особенностью работы с формами является то, что в них отображаются поля только одной текущей записи, в то время как при работе с таблицами в них отображаются одновременно поля нескольких записей. Работа с формой существенно упрощает процесс ввода данных. С помощью форм можно не только производить ввод первичной информации, но впоследствии и изменять ее.
Для того, чтобы получить необходимую информацию из базы данных, необходимо организовать запрос.
Запросом в базу данных называют предложение, содержащее требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий над данными. Обычно такое требование предполагает отбор информации по определенному критерию. По запросу данные могут извлекаться как с одной, так и с нескольких различных таблиц. Результатом выполнения запроса является сводная таблица, в которой представляются все интересуемые данные. Такая таблица может содержать не только значения атрибутов, но и вычисляемые поля.
Информация, получаемая из базы данных, может оформляться в виде документа готового к печати. Такая форма представления информации называется отчетом. В отчете вся информация представляется в сгруппированном, отсортированном и отформатированном определенным образом виде. Поскольку результаты запросов и отчеты в большинстве своем оформляются в виде таблиц, то, в отличие от них, таблицы, содержащие первичную информацию и составляющие базу данных, называют еще основными таблицами.
Эксплуатация базы данных состоит не только в выборке информации из нее, но и в поддержании базы данных в рабочем состоянии. Эти функции выполняет администратор базы данных. Функции администратора обычно выполняет высококвалифицированный в этой области специалист.