Конструктор – это специальное приложение программы MS Access, которое позволяет создать совершенно новую таблицу базы данных либо добавить, удалить или изменить свойства полей уже существующей таблицы. В режиме конструктора можно создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее проектом. В этом режиме предоставляется возможность:
– определить список полей для таблицы,
– выбрать тип данных,
– настроить свойства для каждого поля,
– ввести описание полей.
Для работы с конструктором необходимо в окне База данныхдважды щелкнуть по строке Создание таблицы в режиме конструктораили по ярлыку перед ней. Выход в окно База данныхосуществляется уже ранее описанным способом. После выполненных действий раскрывается окно с таблицей полей в верхней части вида:
| Таблица 1: таблица | |||
| Имя поля | Тип данных | Описание | |
| Код преподавателя | Счетчик | ||
| Фамилия И.О. | Текстовый | ||
Эта таблица служит для определения названий и типов полей создаваемой таблицы. При переходе в ячейку Тип данных по умолчанию в ней появится значение Текстовый, а справа в этой ячейке – кнопка с указателем, с помощью которой можно раскрывать список типов этой ячейки. Щелкнув по этой кнопке, можно из раскрывшегося списка типов выбрать необходимый тип данных для этой ячейки, а не набирать его с клавиатуры. После выбора типа данных следует перейти в соседнюю ячейку столбца Описание. В этой ячейке требуется поместить краткое и ясное описание поля. Текст описания будет выводиться в строке состояния при вводе данных в поле и может быть удобной подсказкой о допустимых значениях этого поля. Эта операция не является обязательной, но целесообразной.
Таким способом помещаются названия всех полей создаваемой таблицы в ячейках поля Имя поля, а в ячейках поля Тип данных – соответствующие им типы.
Для каждого поля можно установить не только тип данных, но и другие характеристики. Все они представляются в области Свойства поля,располагаемой в нижней части окна.
Эти характеристики используются для задания и изменения свойств полей таблицы. Они представляют собой набор параметров, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением данных, их вводом и отображением в поле. Количество доступных свойств зависит от типа данных. В качестве примера перечень этих параметров вкладки Общие представлен ниже с указанием параметров для поля Фамилия И.О.
| Размер поля | |
| Формат поля | |
| Маска ввода | |
| Подпись | |
| Значение по умолчанию | |
| Условие на значение | |
| Сообщение об ошибках | |
| Обязательное поле | Да |
| Пустые строки | Нет |
| Индексированное поле | Да (Допускаются совпадения) |
| Сжатие Юникод | Да |
| Режим IME | Нет контроля |
| Режим предположений IME | Нет |
После завершения формирования структуры таблицы следует назначить первичный ключ. Для этого следует:
– выделить одну или несколько строк (случай составного ключа) таблицы, соответствующих полям первичного ключа;
– щелкнуть по кнопке Ключевое поле(с изображением ключа) на панели инструментов MS Access. Слева от заголовков выделенных строк появятся значки с изображением ключа, что символизирует установление этим полям статуса первичного ключа.
Если первичный ключ выбран неудачно, то процедуру его назначения следует повторить с самого начала.
Завершающим этапом создания структуры таблицы является ее сохранение. Для этого необходимо:
– щелкнуть по кнопке Сохранитьна панели инструментов окна MS Access;
– в открывшемся диалоговом окне Сохранениеввести имя таблицы;
– щелкнуть по кнопке ОКокна Сохранение.
Для ввода данных в созданную таблицу необходимо в окне База данныхщелкнуть по имени таблицы и в открывшемся окне с пустой таблицей начать вводить в соответствующие ячейки данные.