Для того, чтобы совокупность таблиц, содержащих информацию о сущностях, могли образовать единую базу данных, необходимо их связать. При создании таблиц с помощью мастера таблиц это делается на последнем шаге работы. При создании таблиц с помощью конструктора таблиц такая операция не предусматривается. Следовательно, созданные таблицы необходимо связать самостоятельно.
При создании связей между таблицами связываемые поля, содержащие первичный и внешний ключи, могут иметь различные имена. Однако они никогда не могут иметь различные типы данных. Исключением может быть только случай, когда поле первичного ключа является полем типа счетчик. Это поле можно связывать с любым числовым полем, если значение свойства Размер поляобоих полей совпадают.
Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Поэтому необходимо предварительно закрыть все открытые таблицы, если таковые имеются.
Для создания связей между таблицами следует придерживаться следующего порядка:
– открыть окно Базы данных;
– щелкнуть по кнопке Схема данныхна панели инструментов программы MS Access или выполнить команды Сервис – Схема данныхглавного меню программы. В результате этих операций откроется окно Схема данных,а в случае, если связи между таблицами еще не определены, то откроется и еще одно дополнительное окно Добавление таблицы. В нем будет представлен список названий таблиц, которые можно добавить в окно Схема данных. Если это окно не открывается, и в окне Схема данныхотсутствуют таблицы, для которых необходимо установить связь, то следует выполнить последовательность команд
Связи – Добавить таблицу
или щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу.
– в открытом окне Добавление таблицыследует сделать двойные щелчки по названиям таблиц, между которыми необходимо установить связи;
– щелкнуть по кнопке «Закрыть» окна Добавление таблицы.После этого в окне Схема данныхпоявятся подчиненные окна, содержащие названия и списки полей, выбранных на предыдущем этапе таблиц. Причем ключевые поля этих таблиц будут выделены полужирным шрифтом;
– выделить ключевое поле главной таблицы и перетащить его к полю внешнего ключа подчиненной таблицы, расположив его над ним. После этих операций откроется окно Изменение связей.
– Установить в окне Изменение связейфлажок Обеспечение целостности данных;
– щелкнуть по кнопке Создать окнаИзменение связейи этим закрыть его. После закрытия окна Изменение связейв окне Схема данныхотобразится связь в виде линии, связывающей ключевые поля таблиц. При этом, на линии связи возле главной таблицы, появится цифра 1, а возле подчиненной таблицы – значок бесконечности. Так отображается связь вида один ко многим. В соответствии с этой процедурой устанавливаются все связи между таблицами.
– Выполнить операции с пунктами главного меню программы
Файл – Сохранить;
– закрыть окно Схема данных.