Чисельність керівників, спеціалістів і службовців розраховують на основі діючих в галузях типових структур апарату управління (типових розкладів) і нормативів чисельності. Слід відзначити, що типові структури (штатні розклади) використовуються як орієнтири, а для планування чисельності апарату управління на окремих об’єктах необхідна їх прив’язка до конкретних умов виробництва.
Якщо розрахована планова чисельність персоналу більша від наявної на підприємстві, виникає потреба в додатковій їх чисельності. ЇЇ визначають як різницю між розрахованою плановою і фактичною чисельністю на початок планового періоду за кожною категорією працівників.
Основний метод визначення потреби трудових ресурсів – балансовий. В балансових трудових ресурсів потреба в персоналі визначається за окремими категоріями професіями, спеціальностями і кваліфікацією. Додаткова потреба персоналу виникає не лише у зв’язку з ростом обсягу виробництва, зміною її номенклатури, а і внаслідок руху персоналу на підприємстві. В основному це планове переміщення працівників: вибуття у зв’язку з переведенням на роботу на інші підприємства і організації, призовом на військову службу, вступом до вищих навчальних закладів з відривом від виробництва, закінченням терміну договору (контракту), виходом на пенсію і іншими причинами, передбаченим чинним законодавством. Разом з цим на підприємствах має місце позапланове вибуття працівників – звільнення за порушення трудової дисципліни, прогули, у зв’язку з невідкладністю кваліфікації, за власним бажанням працівника, у зв’язку з рішенням судових органів. Вибуття працівників за такими принципами називають плинністю персоналу.
Плинність персоналу негативно позначається на роботі підприємства: порушує установлений ритм роботи, призводить до значних втрат робочого часу, зниження продуктивності праці, зменшення обсягу випуску продукції.