Встановлення ділового контакту з партнером супроводжується оформленням цілої низки згаданих вище документів: пропозиція (оферта), акцепт, контракт, замовлення та підтвердження замовлення, запит, рахунок-проформа, - та деяких інших:
- замовлення на інструкції з поставки - документ, що видається постачальником з проханням до покупця повідомити інструкції відносно умов поставки замовлених товарів;
- тендер - пропозиція оферента, який бере участь у торгах, яка відповідає конкретним вимогам замовника, викладеним у його технічних вимогах та підтверджує згоду оферена взяти на себе виконання позначених у ньому робіт ті містить запропоновану ціну або вартість робіт;
- лист про наміри - документ, за допомогою якого покупець інформує продавця про прийняття у принципі пропозиції та намір почати переговори щодо укладання контракту;
- тендерна документація – визначає вимоги замовника відносно змісту очікуваних пропозицій на торгах і містить тендерні умови, проформу тендера, умови проведення торгів, техніко-економічну документацію, перерахування видів та обсягів робіт тощо. Тендерні умови містять конкретні вимоги замовника до учасника торгів: назва та кількість товару, його техніко-економічні характеристики, основні комерційні та технічні умови. Проформа тендера – формуляр, який має бути заповнений та підписаний офе рентом, якщо він згоден взяти на себе зобов'язання з виконання робіт відповідно до загальних і спеціальних умов тендерної документації.
Після того, як контрагенти вибрали який-небудь спосіб укладання зовнішньоторгового контракту і здійснили усі передбачені цим способом кроки, вони здійснюють проробку запитів та пропозицій з такими цілями:
- визначити найкращого партнера по майбутній угоді;
- визначити оптимальний рівень ціни експортного/імпортного товару.
Причому експортери повинні проявити максимум оперативності та чіткості у роботі, щоб не випускати із своїх рук ініціативи і вести справу до укладання контракту. Імпортери можуть дозволити собі деяку затримку у відповідях, щоб не показати надто великої зацікавленості у роботі з конкретним продавцем, яка може стати причиною ускладнень в уторгуванні комерційних умов контракту.
Постачальник може звернутися до майбутнього покупця з проханням дати імена та адреси його фінансових гарантів і відомих поручителів, якщо перед тим у майбутніх контрагентів не було контактів. У такому випадку замовнику необхідно послатися на партнерів, котрі працюють у тій самій галузі (комерційна відсилка), та на фінансистів (відсилка банківська) з метою переконати постачальника у платоспроможності партнера. Для перевірки платоспроможності майбутнього покупця продавець може звернутись із письмовим запитом про його фінансовий стан та платоспроможність до:
- фірм, котрі рекомендують покупця;
- свого уповноваженого банку . Банк надає конфіденційну інформацію про фінансовий стан свого клієнта тільки по запиту від уповноваженого банку експортера або імпортера;
- спеціалізованих фірм з перевірки платоспроможності, які за винагороду надають накопичену ними інформацію про фінансовий стан потенційного клієнта.