Другим способом, за допомогою якого експортери встановлюють контакти з потенційними покупцями, є вивчення умов замовлення, отриманого від покупця, та або підтвердження його і прийняття до виконання, або відхилення, можливо навіть без пояснення причин. У даному випадку ініціює угоду покупець.
Замовлення – це комерційний документ, який містить прохання покупця відвантажити йому на певних умовах товар. У ньому детально зазначаються усі необхідні умови для виготовлення або підготовки товару, усі суттєві елементи, необхідні для укладання зовнішньоторгової угоди.
Як правило, замовлення надсилаються покупцями, котрі попередньо ознайомились з умовами поставок експортера в результаті особистих розмов з представниками експортера або попередніх переговорів, листування або закупівель. Видача замовлень практикується постійним контрагентам, з якими умови контрактів не змінюються з року в рік, а тому у замовленні можуть бути зазначені тільки назва товару, його кількість, строк поставки, інколи – деякі специфічні умови, характерні для даного конкретного замовлення, наприклад, місце здачі товару. Все решта може регламентуватися загальними умовами, укладеними між контрагентами, або умовами попереднього замовлення або контракту (із зазначенням його номера та дати). Замовлення може мати додаток – специфікацію з уточненням умов поставки: інструкції з пакування та маррування товарів, інформацію щодо поставки і розподілу документів. При необхідності замовник зазначає кількість і розміри часткових поставок та їх умови, наприклад, назву фірми-експедитора, адресу, номер телефону та телефаксу, засіб транспорту, назву перевізника. Замовник розробляє нормалізовану та просту експедиційну маркировку, яка дозволяє скоротити витрати та час, необхідний для оформлення документів, здійснення обліку та контроля вантажу, забезпечення його збереження.
При згоді експортера з умовами замовлення та специфікацією він підтверджує замовлення, і угода вважається укладеною.
Підтвердження замовлення – це комерційний документ, який являє собою повідомлення експортера про прийняття умов замовлення без застережень.
Нижче наведений приклад підтвердження.