В результаті переговорів сторони одразу можуть скласти спільний проект контракту, в якому враховується фактична домовленість, досягнута сторонами. Немає законів чи звичаїв, яка сторона готує та оформляє міжнародний контракт. Контракт – це результат спільної творчості експортера та імпортера. Друкування тексту та оформлення додатків та копій звичайно здійснює сторона, що приймає. Тексти контрактів розробляються оперативними інженерами спеціалізованих фірм на основі аналогів з умовами, подібними до узгоджених контрагентами при проробці пропозицій.
Перед підписанням кожна із сторін погоджує умови контракту з функціональними підрозділами своєї організації:
· з планово-економічним відділом – для перевірки відповідності позиціям плану та забезпеченості матеріально-технічними ресурсами (експортні контракти), і на відповідність позиціям чинного плану новим поставкам, вказівкам центральних, директивних та плануючих органів (імпортних);
· з валютно-фінансовим – на відповідність виділеним валютним кош там, а також з погляду захисту інтересів української сторони у частині найефективніших способів розрахунків та гарантій платежів;
· з підрозділами, що відповідають за кон'юнктурно-комерційну роботу, – на відповідність цін та кредитних умов затвердженим діапазонам граничних величин;
· з юридичним – для перевірки правильності формулювання комерційних та юридичних умов контрактів, зокрема тих, що стосуються стягнення штрафів за неналежне виконання контрактних зобов'язань, порядку висування та задоволення претензій, підсудності судам та розгляду невирішених розбіжностей в арбітражних судах тощо;
· з бухгалтерією– щодо обліку та розрахунків з іншими організаціями;
· з транспортним – для оптимізації перевезень вантажів та планування використання транспортних засобів.
Надруковані та завізовані контракти підлягають остаточній перевірці оперативними працівниками та парафуються (візуються) коротким підписом в одному з нижніх кутків кожної сторінки. Працівник, що підтвердив контракт, несе повну відповідальність за правильність тексту, зокрема і перекладу на іноземну мову.
Як правило, друкують два оригінали контракту, які підписуються безпосередньо присутніми на переговорах представниками обидвох контрагентів, котрі мають право підпису комерційних документів за посадою, що займають, або за довіреністю. Кількість підписів з кожного боку визначається юридичним статусом контрагента. Зовнішньоторгові контракти з боку українських організацій підписуються, як мінімум, двома особами, які мають на це право.
Якщо з української сторони у зовнішньоторговій угоді беруть участь декілька організацій, вона може бути підписана більше ніж двома особами. Відповідальність по зобов'язаннях підписаного договору несе організація, від імені якої підписана угода, або у контракті встановлюється солідарна відповідальність усіх українських організацій, що його підписали.
Підписаний оригінал контракту обліковується у планово-економічному відділі, валютно-фінансовому відділі, бухгалтерії та здається на зберігання у призначений порядком діловедення підрозділ фірми.
Для організації оперативного виконання контракту фірма має декілька копій контракту. У тих випадках, коли умови контракту накладають особливі обов'язки на функціональні відділи, наприклад, транспортний, відділ технічного обслуговування та інші, їм передаються ксерокопії контрактів, або його відповідних розділів. Якщо умови контрактів містять зобов'язання, виконання яких залежить від постачальників експортних або замовників імпортних товарів, доцільно висилати їм копії контрактів.
Контракт може бути укладений у письмовій, усній, частково в письмовій і частково в усній формах. Українське законодавство вимагає обов'язкового укладання у письмовій формі не тільки контрактів, але й оферти, акцепту або будь-якого іншого прояву намірів. У міжнародній практиці угоди часто укладаються в усній формі – телефоном, на аукціонах, біржах. Проте домовленість потім обов'язково підтверджується письмовим контрактом, підписаним обидвома сторонами.
Права та обов'язки за контрактом виникають з моменту, коли він вважається укладеним, тобто після його підписання, якщо у ньому не зазначений інший строк набуття ним чинності. Датою укладання є дата його підписання.
Якщо контракт укладається листуванням, то момент його укладання визначається по-різному. В Англії, США, Японії, Швейцарії контракт вважається укладеним в момент відсилання письмового акцепту, у Франції, ФРН, Італії, Австрії – у момент одержання оферентом акцепту. Це стосується і видачі замовлень.