Послідовність виконання контрактів планується у вигляді цільових заходів оперативними фірмами та функціональними відділами підприємств у табличній формі при простих експортно-імпортних операціях з сировиною, матеріалами та серійною продукцією або у вигляді організаційно комерційних заходів – при складних зовнішньоторгових операціях та затверджується керівником.
Основними стадіями виконання простих експортних контрактів можуть бути такі:
· укладання договорів з постачальниками сировини, комплектувальних виробів, напівфабрикатів тощо, необхідних для виготовлення експортних товарів;
· систематичний контроль за виготовленням експортних товарів та за готовністю товару до попереднього приймання представниками покупця;
· повідомлення імпортера про готовність товару до відвантаження (для своєчасного укладання імпортером договору на перевезення, якщо цей обов’язок згідно з умовою Інкотермс 2000, передбаченою у ЗТК, лежить на імпортері);
· отримання у Торгово-промисловій палаті свідоцтва про походження товару;
· отримання у відповідному компетентному органі (за звичай, у міністерстві) експортної/імпортної (у країні контрагента) ліцензії у разі ліцензування експорту/імпорту (у країні контрагента) даного товару та за умови, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на експортері;
· отримання сертифікату якості, фітосанітарного, санітарного, ветеринарного, радіаційного та інших необхідних сертифікатів у відповідних органах;
· укладання експортером договору на перевезення, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на експортері;
· укладання договору страхування, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на експортері;
· здійснення вивізних/ввізних (у країні контрагента) митних процедур, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на експортері;
· оформлення товаросупроводжувальних та платіжних документів;
· контроль за дотриманням терміну відвантаження товару у зазначене в ЗТК місце;
· повідомлення імпортерів про здійснене відвантаження товару експортерами (для своєчасного відкриття акредитива імпортером, якщо ця форма розрахунку передбачена у ЗТК);
· здійснення згідно з обраними в ЗТК умовами платежу розрахункових операцій через банки для одержання платежів;
· надання банківської гарантії своєчасної поставки (якщо передбачений авансовий платіж за товар і імпортер вимагає надання такої гарантії);
· оплата рахунків постачальників сировини, комплектувальних виробів, напівфабрикатів тощо, необхідних для виготовлення експортних товарів;
· розгляд та задоволення претензій імпортера;
· подання претензій імпортеру.
Складніші експортні операції можуть містити додаткові стадії:
· попереднє узгодження з промисловими організаціями технічних та інших умов поставок експортної продукції;
· відрядження спеціалістів для здійснення шеф-монтажних і пуско налагоджувальних робіт та для технічного обслуговування облад нання у гарантійний період;
· укладання договорів про транспортування вантажів по території імпортуючої країни, договорів з національними монтажними фірмами, якщо такі дії за умовами ЗТК входять в зобов'язання експортерів.
Основними стадіями простих імпортних операцій є такі:
· отримання у відповідному компетентному органі (за звичай, у міністерстві) експортної/імпортної (у країні контрагента) ліцензії у разі ліцензування експорту/імпорту (у країні контрагента) даного товару та за умови, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на імпортері;
· укладання імпортером договору на перевезення, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на імпортері;
· укладання договору страхування, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на імпортері;
· отримання товару від експортера;
· здійснення вивізних/ввізних (у країні контрагента) митних процедур, якщо цей обов’язок згідно з обраною у ЗТК умовою Інкотермс 2000 лежить на імпортері;
· надання банківської гарантії належного платежу, якщо таке передбачено умовами ЗТК;
· виплата авансів експортерам, якщо такі передбачені контрактами;
· контроль за поданням замовлення на відрядження спеціаліста імпортера для приймання товару;
· здійснення згідно з обраними в ЗТК умовами платежу розрахункових операцій через банки для одержання платежів;
· подання експортерам претензій у зв'язку з неналежним виконанням ними контрактних зобов'язань.
При складніших імпортних операціях необхідні додаткові стадії:
· контроль за отриманням від експортера (виконавця) креслень для узгодження із імпортером (замовником);
· контроль за направленням експортеру (постачальнику) підтвердження про узгодження креслень;
· контроль за виконанням будівельних робіт імпортером (замовником);
· направлення у порт або прикордонну станцію прибуття рознарядок для відправлення отриманих (імпортних) вантажів за місцем призначення;
· відрядження національних спеціалістів на фірму іноземного виробника для здійснення контролю виробництва на приймання імпортної продукції;
· направлення замовлень на спеціальні транспортні засоби;
· здійснення контролю за монтажем та введенням в експлуатацію імпортного обладнання, інформування, у разі необхідності, компетентних організацій для прийняття відповідних заходів.
Якщо на підприємстві здійснюється лише одна ЗТО, то стадії її виконання зводяться у таблицю, яка має структуру, наведену у таблиці 4.1. Якщо на підприємстві одночасно здійснюється декілько ЗТО, то у вертикальних графах таблиці зазначаються стадії та строки їх виконання відповідно до умов контракту, в горизонтальних рядках – номери контрактів та фактичні строки виконання окремих зобов'язань. Контроль за виконанням операцій здійснюється на ЕОМ.
Таблиця 4.1