Документи, що підтверджують виконання угоди з іноземним контрагентом, тобто поставку товару, його транспортування, страхування, зберігання на складах, проходження через митницю, називають зовнішньоторговими.
Залежно від виконуваних функцій, зв'язаних із зовнішньоторговим контрактом, зовнішньоторгові документи підрозділяються на вісім груп:
1) документація із забезпечення виробництва експортного товару;
2) документація щодо підготовки товару до відвантаження;
3) комерційні документи;
4) документи по платіжно-банківських операціях;
5) страхові документи;
6) транспортні документи;
7) транспортно-експедиційні документи;
8) митні документи.
Товаросупроводжувальними називають документи, які передаються разом із вантажем від пункту відправлення до пункту призначення. До них належать документи, що входять у групи комерційних, транспортних та митних.
Відвантажувальними називаються документи, які складаються у зв'язку з відвантаженням товару. Ці документи перераховуються у контракті.
Зовнішньоторгові документи оформляються на спеціальних бланках і містять такі загальні для всіх документів реквізити: назву фірми-експортера (або вантажовідправника) та фірми-імпортера (або вантажоотримувача), їх адреси, номери телефонів, телефаксів, назву документа, дату та місце його виписки, номер контракту або замовлення і дату його підписання, номер наряду, трансу, відвантажувальної спеціфікації, назву та опис товару, його кількість (кількість місць, вагу нетто та брутто, кубатури), вид упакування та маркірування. Роботу із стандартизації зовнішньоторгових документів здійснює Європейська економічна комісія ООН (ЕЕК ООН - ЕЕСUN).