Підзвітні особи — це працівники, які одержали грошовий аванс для оплати витрат, доручених підприємством.
Розрахунки з підзвітними особами виникають в основному при оплаті дрібних господарських витрат і витрат у відрядженнях. Перелік осіб, яким видається аванс під звіт, встановлюється наказом керівника, що служить документом на видачу авансу на господарські потреби, а в разі видачі авансу на відрядження оформлюється, крім того, і посвідчення про відрядження.
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Направлення працівника у відрядження оформляється наказом із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.
Строк відрядження не може перевищувати 30 календарних днів.
Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.
За кожен день (включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі, йому виплачуються добові в межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету міністрів України 20.05.2009 р. № 483.
| Умови застосування граничних норм | У межах території України | За межами території України (за кордон) |
| Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування | 30,00 грн. | Еквівалент до 50 доларів США (у гривнях) |
| Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування | 24,00 грн. | Еквівалент до 40 доларів США (у гривнях) |
| Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на дворазове харчування | 18,00 грн. | Еквівалент до 27,5 доларів США (у гривнях) |
| Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на триразове харчування | 12,00 грн. | Еквівалент до 17,5 доларів США (у гривнях) |
Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі).
Видача готівки у підзвіт здійснюється з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше видані суми
Особи, які одержали готівку в підзвіт (у тім числі на відрядження), зобов’язані подати у встановлені терміни до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми з доданням документів, які підтверджують, які засвідчують правильність вказаних у звіті витрат. Готівка, видана в підзвіт на витрати на відрядження, але не витрачена, повинна бути повернена в касу підприємства не пізніше 3 робочих днів після закінчення відрядження, а на всі інші виробничі потреби – наступного дня після видачі її в підзвіт.
Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебет цього рахунка відноситься сума виданого авансу
Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»
К-т 30 «Каса».
За кредитом рахунка 372 обліковуються витрачені суми:
а) на відрядження:
Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» — за відрядження цехового персоналу,
Д-т 92 «Адміністративні витратами» — за відрядження загальногосподарського персоналу.
б) на господарські витрати:
Д-т 20 «Виробничі запаси»
Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» — на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання
Д-т 15 «Капітальні інвестиції» — при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання основних засобів та нематеріальних активів
К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Щодо кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:
Д-т 30 «Каса»
К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Якщо ж сума фактичних витрат перевищує суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:
Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»
К-т 30 «Каса».
Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової суми окремо.