Покупці і замовники в своїй діяльності можуть видавати аванси під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (надання послуг).
Аванс є грошовою сумою або іншою майновою цінністю, яка передається в рахунок виконання договірного зобов’язання. Це повний або частковий платіж. Здійснюючи авансовий платіж, покупець фінансує продаж за деякий час до надходження товару.
Для обліку розрахунків за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей (виконання робіт, надання послуг), а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, передбачено рахунок 371 «Розрахунки за авансами виданими».
Авансові платежі постачальникам та іншим підприємствам оформлюють платіжними дорученнями, в яких міститься посилання на укладений договір. Підтвердженням проведених платежів є виписка банку. Зарахування оформлюється розрахунком (довідкою) бухгалтерії
Аналітичний облік за рахунком 371 «Розрахунки за авансами виданими» ведеться в розрізі окремих одержувачів грошових коштів у вигляді авансових платежів (за кожним дебітором).
Видані постачальникам і підрядчикам аванси відображуються проводкою:
Д-т 371 „Розрахунки за виданими авансами”
К-т 31 „Рахунки в банку”.
Сума заліку за одержані від постачальника товарно-матеріальні цінності або прийняті від підрядчика повністю виконані роботи оформляється проводкою:
Д-т 63 „Розрахунки з постачальниками і підрядчиками”
К-т 371 „Розрахунки за виданими авансами”.