Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.
За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:
1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.
2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.
Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.
Циркулярний - завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.
Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.
Зразок листа-прохання:
Одеський державний університет
внутрішніх справ Друкарні видавництва «Освіта»
вул. Успенська, 1, вул. Польова,10,
26500, м. Одеса, 26511, м.Одеса
тел. 28-28-75
02.03.2009, №136