Текст ділового документа становить його основу і має бути грамотним. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Зокрема, мовна грамотність – це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики.
Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, застосування стандартних термінів, усталених мовних зворотів із встановленими правилами їх тлумачення.
Отже, дотримання правових, технічних, логічних та лінгвістичних вимог допоможе працівникові право ділової сфери успішно складати будь-які документи, а це – запорука успіху.
Види документів визначають за такими ознаками:
- найменуванням;
- походженням – службові й особисті;
- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні;
- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
- напрямком – вхідні, вихідні;
- формою – стандартні й індивідуальні (нестандартні);
- строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові;
- ступенем гласності – секретні й несекретні;
- стадіями створення – оригінали, копії й виписки;
- складністю – прості (односкладові) й складні;
- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років), і тимчасового (до 10 років) зберігання;
- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом.
Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
5. Мовностильові особливості тексту документа.
Спілкуючись усно чи писемно, особа виступає творцем будь-якої форми тексту.
Текст – це основна комунікативна одиниця писемного ділового мовлення, що має змістові та формальні характеристики; це висловлювання, що складається із кількох речень, має певну змістову і структурну завершеність.
Як правило, у тексті висвітлюється одна тема. Текст складається із вступу, основної частини та висновків. Речення пов’язані за змістом, розташовані у потрібній послідовності, організовані в єдину цілісність за допомогою мовних засобів (лексичні синоніми, займенники, прислівники, сполучники, граматичні форми повнозначних слів). Кількість абзаців залежить від певної кількості питань, що висвітлюються у тексті..
Мовними особливостями тексту ділового документа є мовні засоби:
1) складні речення: складнопідрядні та безсполучникові;
2) використання простих речень – розповідних, повних, поширених, односкладних;
3) позбавлення емоційно-експресивних відтінків: розробити план захвату, передбачити дії, вести справу, виступати в суді, висловити співчуття;
4) стійкі словосполучення (кліше): згідно з..., відповідно до..., прошу надіслати..., інформуємо, що..., у зв’язку з , вжити заходів..., розробити план...;
5) дієслова наказового способу: наказую, вимагаю, пропоную, зобов’язую, надішліть, повідомте, забезпечте, виконайте;
6) дієслова інфінітиву: забезпечити безпеку громадян, виявляти та розкривати злочин, приймати рішення, здійснювати провадження у справах, проводити профілактичну роботу;
7) вживання дієприслівникових зворотів на початку речення: забезпечуючи громадський порядок, оглядаючи місце вчинення злочину,,,, керуючись нормативно-правовими актами,,,, аналізуючи дані факти тощо;
8) використання графічних скорочень та абревіатур: обл.., м., с., смт., кг, грн., МВС, ДАІ, УМВС України в Одеській області;
9) прямий та зворотній порядок слів;
10) віддієслівні іменники: зловживання, катування, схвалення, призупинення, позбавлення, доопрацювання, донесення, клопотання, розкрадання.
Отже, завданням кожного сьогодні майбутнього, завтра – практичного працівника-юриста є дотримання норм літературної мови, вимог, та особливостей офіційно-ділового стилю, завдяки яким можна грамотно складати ділові документи.
Активізуючі запитання до теми:
1. Що таке мова?
2. Дайте визначення державній мові.
3. Що означає поняття «літературна мова»?
4. Чим відрізняється поняття «національна мова» й «літературна мова»?
5. Що таке норма літературної мови?
6. Що регламентують орфоепічні норми? Наведітьприклади.
7. Що ви розумієте під орфографічними нормами? Наведіть приклади.
8. Назвіть словники, що фіксують орфографічні норми.
9. Що передбачають стилістичні норми? Наведіть приклади.
10. Назвіть дві форми сучасної української літературної
мови. Чому обидві форми однаково важливі для суспільства?
11. Що таке стиль мови?
12. Назвіть основні стилі сучасної української літературної мови.
13. Які головні ознаки офіційно-ділового стилю?
14. Наведіть приклади готових словесних формул, що вживаються у текстах офіційно-ділового стилю.
15. Наведіть приклади текстів офіційно-ділового стилю.
16. Що таке документ?
17. Які види документів виділяють: 1) за найменуванням; 2) за походженням; 3) за місцем виникнення; 4) за призначенням; 5) за напрямком; 6) за формою; 7) за ступенем гласності; 8) за стадіями створення; 9) за строками виконання?
18. Що таке копія?
19. З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?
20. Що таке формуляр?
21. Як треба оформляти реквізит «адресат»?
22. Як називається спосіб засвідчення документа після його підписання?
23. З яких елементів складається резолюція?
24. Дайте визначення бланка документа.
25. Які основні правила оформлення документа?
26. Яких правил слід дотримуватися під час складання тексту документа?
27. Якого розміру папір використовують для оформлення організаційно-розпорядчих документів?
28. Як нумерують сторінки документів?
29. Що таке рубрикація тексту?
30. Які дві системи нумерації рубрик ви знаєте?
Практичні завдання до теми №1 Вступ. Загальні вимоги до складання та оформлення документів.
План практичних занять
1. Роль мови в суспільному житті.
2. Поняття літературної мови. Мовна норма.
3. Поняття стилю та жанру української літературної мови.
4. Найважливіші риси, які визначають діловий стиль.
5. Класифікація документів. Формуляр документа. Основні правила оформлення документів
6. Вимоги до тексту документа. Оформлення сторінки.
Завдання 1. Визначте стиль поданих уривків. Які мовні звороти та вирази характеризують той чи інший стиль?
1. Не розвинувши власного міського сленгу, українська мова на Україні виробила інше своєрідне явище, що дістало там і свою власну назву — суржик, суміш українського з російським при більш-менш довільному вживанні складників того чи іншого шару, де складники другої мови підносять експресію вислову. Суржик уживається широко, почасти по містах, далеко типовіше — по селах. Це живе явище, і воно заслуговує на вивчення, чого воно поки що не дочекалося на радянській Україні. Але тоді, як міський сленг націлений у майбуття мови, прогнози щодо суржику мали б бути протилежного характеру (Ю. Шевельов).
2. Комп'ютер — електронна програмована цифрова машина; електронний пристрій для виконання складних обчислень і перетворення даних, керований спеціальними програмами. Складається зокрема з процесорів, внутрішньої та зовнішньої пам'яті. Разом з периферійними пристроями утворює комп'ютерну систему. Розрізняють комп'ютери мейнфрейми (великі), мінікомп'ютери, персональні комп'ютери, а також суперкомп'ютери, призначені для виконання особливо складних обчислень. Проґрес у галузі електроніки уможливив мініатюризацію комп'ютерів та їх значне поширення. Завдяки розвиткові комп'ютерних мереж (напр., Інтернету) пересічні користувачі одержують доступ до програм та інформації, накопичених у комп'ютерних архівах у цілому світі, а також до нових технологій розповсюдження інформації (напр., електронної пошти).
3. Тож як тільки комуністичний режим зрозумів, що ситуація вийшла з-під контролю, кампанію українізації в 1932-1933 роках було брутально припинено, а національне відродження умертвлено й розстріляно. Істинне ставлення більшовизму до українізації цілком однозначно виявилося вже на її початку на деяких заселених українцями теренах, що увійти до складу Російської Федерації. Досить тут згадати “процедуру “ перепису населення Кубані, що відбувався у 20-х роках: траплялися непоодинокі випадки, коли під дулом пістолета український селянин мусив відповідати на запитання: “Ти русский или петлюровец?”— і зрозуміло, що з того часу кількість росіян на цій території зросла на сотні тисяч. Варто зазначити також, що розуміння істинного підспуддя українізації виявлялося у декого із діячів української культури вже і в роки, коли вона набувала розмаху. «Їхня українізація, — висловлюється, наприклад, один із персонажів п'єси М. Куліша “Мина Мазайло”, — це спосіб виявити всіх нас українців, а тоді знищити разом, щоб і духу не було”. Прогноз, що й казати, справдився стовідсотково.
Власне, М. Куліш завбачив те, що невдовзі сформулював у своєму тостові з нагоди святкування 20-річчя жовтневого перевороту вождь радянської імперії Сталін: “І ми будемо знищувати кожного такого ворога, ми будемо знищувати увесь його рід, його сім'ю” ( А. Погрібний).
4. Не судіть ближнього, щоб вас не судили. Бо судитиме вас Бог так, як ви судите інших. Бог відміряє вам скільки ж, скільки ви відміряли іншим. Чому ви бачите скалку в оці брата свого, а колоди у власному оці не помічаєте? Як же ви скажете йому: “Дозволь вийняти скалку з ока твого”, — коли колоду у власному оці маєте? Лицеміри, витягніть спершу колоду з ока свого, а тоді побачите, як ліпше вийняти скалку з ока братового.
Не давайте святого собакам, не кидайте свиням перлів своїх. Свині потопчуть їх ногами, а собаки повернуться й накинуться на них.
5. — Маріє Степанівно, скажіть, будь ласка, чи готові документи для митниці?
— Не цілком. Чекаємо останні дані з сьомої філії.
— Зателефонуйте в наші філії і запросіть усіх керівників відділів прибути наступної п'ятниці о 15.00 до мене з результатами планової інвентаризації.
— Гаразд, Петре В’ячеславовичу. У приймальні чекає начальник відділу кадрів.
— Запросіть. Хай заходить.
— До речі, Петре В'ячеславовичу, вам сьогодні о 14. 30 слід бути у міськвиконкомі.
— Дякую. Я про це пам'ятаю. Викличте, будь ласка, на 14. 00 машину та підготуйте звітну документацію за перший квартал поточного року.
6. 5 Обставини непереборної сили
5. 1 Сторони не несуть відповідальності щодо невиконання зобов'язань за угодою в разі, якщо таке невиконання сталося внаслідок дії обставин непереборної сили. Остаточні терміни виконання зобов'язань Сторін за цією угодою коригуються на період, що дорівнює часові, протягом якого діяли обставини непереборної сили, котрі заважали виконанню зобов'язань Сторін.
5. 2 Для цілей цієї угоди термін “обставини непереборної сили” означає: пожежі, повені, землетруси, інші стихійні лиха, а також заколоти, військові дії будь-якого роду, дії або нормативні вимоги державних органів, або будь-які інші обставини, що не згадані вище та знаходяться поза розумним контролем Сторін, і такі, що виникли після підписання цієї угоди й негативно та істотно впливають на спроможність Сторін виконувати їхні зобов'язання за цією угодою, за умови, однак, щодо обставин непереборної сили ніколи не будуть віднесені дії Сторін.
5. З Підтвердження наявності однієї або більше з вищезазначених обставин непереборної сили, що впливають на невиконання зобов'язань однією зі Сторін за цією угодою, у разі виникнення сумніву з боку іншої Сторони здійснюється Торгово-промисловою палатою України або в порядку арбітражного судочинства.
6 Юридичні адреси Сторін
7.
Кам'янець на Поділлі
Мій дорогий Пелісьє!
Багато вже минуло часу, коли я з Вами бачився. З цього часу пережили ми багато страшних моментів і не один сивий волос вказує на ті болючі етапи тієї дороги, якою ми пішли. Ми маємо багато ворогів, але через те власне скристалізувалась єдність волі нашою народу, через те й запалало могутнім вогнем бажання нашої країни до власної суверенности...
Через Вас звертаюсь я до великої французької демократії. Її діяльність, її посвята мусить подвоїтись. Нехай вона трубить алярм! Нехай вона примусить того, кого слід, шанувати закони любови і людскости! Нехай французький уряд зніме бльокаду і тим дасть змогу купити для нашої армії та нашого народу медичні средства і ліки...
Наш народ ненавидить большевиків і вважає їх своїми смертельними ворогами; так само відносится він і до правих, деспотичних і жорстоких приклонників Денікіна...
Ви, мій Друже, є одним з тих, хто sive ira etstudio виступає в обороні нашої нації, і я вірю, що настане день, коли правда і справедливість побідить.
Дозвольте мені в доказ моєї вдячности за Вашу моральну поміч стиснути Вашу руку.
Відданий Вам Петлюра
28 жовтня 1919 р.
Завдання 2. Прочитайте текст. Визначте, який це документ: 1) за походженням; 2) за місцем виникнення; 3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.
Міністерство освіти і науки України Друкарні видавництва
Одеський юридичний “Освіта”
університет внутрішніх справ 65011, Одеса - 11
65032, Одеса-32, вул. Польова, 10
вуп. Успенська, 1
тел. 54-02-13
02.03.09. № 450
Про виготовлення бланків індивідуальних
планів роботи викладачів
Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи викладачів на папері видавництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2009 року. Оплату гарантуємо.
Ректор університету (підпис) В. В. Могилко
Головний бухгалтер (підпис) К. Л. Лук'янчук
Завдання 3. Прочитайте текст. Назвіть основні реквізити цього документа.
Голові профспілкового комітету
Вінницької середньої школи № 2
учителя української мови і літератури
Петренкові Івану Петровичу
Сніжок Л. В., яка проживає за адресою:
вул. Б. Грінченка, буд. ЗО,кв. 5
Заява
Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки (серпень, 2009 р.).
До заяви додаю довідку з лікувального закладу про необхідність лікування серцево-судинного захворювання.
17.04.2009. Підпис
Завдання 4. Правильно оформіть гриф затвердження.
І. 28.06.2009.
Наказ Міністерства освіти і науки України. №15.
Затверджено
II. ОЗЖ2009.
(підпис) К. М. Шевченко.
Затверджую.
Директор училища.
Завдання 5. Оформіть дату цифровим способом. Поясніть, яким днем датується документ.
П'ятого вересня дві тисячі другого року, дванадцятого липня тисяча дев'ятсот п'ятдесят четвертого року, восьмого лютого дві тисячі третього року, двадцятого березня двохтисячного року, першого січня тисяча дев'ятсот дев'яносто дев'ятого року.
Завдання 6. Прочитайте, правильно оформіть реквізит «резолюція».
Оголосити подяку на Педагогічній раді учителів
15.05.2009.
особистий підпис
доц. Ковальчуку І.І.
Завдання 7. Оформіть правильно реквізит «підпис».
1. (підпис) директор профтехучилища №• 2 С. С. Шевчук
2. Лазаренко М. К. Директор зош № 186 (підпис)
Директор зош № 136 Васильченко Н. П. (підпис)
Завдання 8. Виправте помилки в оформленні реквізиту “дата”. Правильні варіанти запишіть.
1) 5.X.03; 2) 1 вересня 02 року; 3) 30.2.2003 р.; 4) 8.4.09.
Домашнє завдання:
1. Доберіть приклади текстів різних стилів
2. Продовжіть речення.
- Текст - це ...
- Текст документа повинен містити ...
- Оформляється текст у вигляді...
- Форма анкети використовується ...
- Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: ...
- Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:...
3. Доберіть до поданих висловів літературні відповідники і запишіть їх.
Точка зору, на протязі, приймати участь, приймати міри, носити ім’я, повістка дня, вибач мене, дякую тебе, приходити в голову, кидатися в очі, оточуюче середовище, по можливості, в кінці кінців, матеріальне положення, заключити угоду, виписка з протоколу, проявити інтерес.
Література
1. Ботвина Н. Ділова українська мова/ Н. Ботвина - К., 2001.- 447 с.
2. Паламар Л.,Кацавець Г. Українське ділове мовлення/ Л. Паламар, Г. Кацавець - К., 1997. – 358 с.
3. Пентилюк М. Культура мови і стилістика/ М. Пентилюк - К., 1994. – 153 с.
4. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування/ Я. Радевич-Винницький - Львів, 2001. – 236 с.
5. Савенкова Л. Комунікативні процеси у навчанні/ Л. Савенкова -К.,1996. – 164 с.
6. Сучасна українська літературна мова / Грищенко А., МацькоЛ. та ін. – К. 1997. – 326 с.
7. Українська мова: Енциклопедія. - К., 2000. 574 с.
8. Януш Я. Сучасна українська мова:Курс лекцій.-К., 1997. - Ч. І. – 178 с.
Тема лекції №2. Документація щодо особового складу (2 год.)
Мета:Ознайомити студентів з документами щодо особового складу.
Сформувати уміння і навички самостійно складати документи щодо особового складу.
Виховувати повагу до української літературної мови, її культури, формувати мовленнєву компетентність.