Деловой протокол – это порядок проведения деловых встреч. Он особенно важен при проведении переговоров.
Условливаться о встрече или переговорах принято не менее чем за 2-3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. В этот же момент стороны договариваются о материалах, необходимых для обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях.
Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами.
Деловые встречи, в особенности переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указанны фамилия, имя и отчество участника, фирма или организация, которую он представляет.
Нехватки мест (стульев) быть не должно.
При необходимости переговоры обслуживаются специально выделенными (приглашенными) работниками (специалистами).
На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности. Желательно иметь на столах также прохладительные напитки. Хорошим тоном будет подать кофе с небольшим количеством печеных изделий через 10-15 минут после начала переговоров.
Организацию деловых встреч целиком берет на себя сторона инициатор либо по договоренности одна из сторон, становящаяся принимающей стороной. Зачастую переговоры проводятся в форме таких протокольных мероприятий, как коктейли, ланч, ужин и иного рода приемы.
Ланч (завтрак) устраивается обычно между 12 и 13 часами и длиться 1 – 1,5 часа (45 60 минут за самим завтраком и 15 – 30 минут за кофе или чаем).
Чай устраивается между 16 и 18 часами, как правило, для женщин. Возможны случаи приглашения мужчин. Продолжительность чая – 1 –1,5 часа.
На приеме «коктейль» обычно подается больше напитков и меньше закусок, а на фуршетах закусок предлагается значительно больше.
Обед – наиболее почетный вид приема, начинается в промежуток времени от 20 до 21 часа. Длится обычно 2 – 3 часа и больше, за столом примерно час, остальное время - в гостиных.
«Шведский стол», или буфетный обед, - угощение по принципу самообслуживания. Менее официален, чем обычный обед.
«Бокал шампанского» - прием начинается в 12 и заканчивается к 13 часам.
Если вы собираетесь организовать прием, помните, что он должен быть подготовлен самым тщательным образом.
В подготовку приема входит: выбор вида приема, составление списка приглашенных, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана распределения гостей за столом, подготовка тостов или речей, составление порядка проведения приема, составление меню, подготовка помещений, сервировка и обслуживание гостей.
При рассадке за столом придерживаются следующих правил:
· первыми по левую и правую руку от хозяйки сажают наиболее почетных гостей-мужчин, хозяина соответственно окружают гостьи. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;
· женщину не сажают с женщиной и на торцы стола, если там не сидят мужчины;
· мужа никогда не сажают рядом с женой;
· два иностранца из одной страны также не сидят вместе;
· последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения, но не женщины;
· проводя прием, будьте внимательны и доброжелательны ко всем приглашенным;
· если вы получили письменное приглашение на прием на него необходимо ответить. Положительный ответ означает, что посещение приема является обязательным. Приходить следует точно в указанное в приглашении время. Участвуя в деловом приеме, помните, что, показав свое неумение правильно вести себя за столом, вы подорвете свой престиж.