Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об'єкти інвентаризації, строки проведення інвентаризації, склад інвентаризаційної комісії та оформлення необхідної документації.
До складу інвентаризаційної комісії доцільно включати фахівців, добре обізнаних в складській справі (технології зберігання запасів); інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобів; економістів та бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу (які можуть встановити ринкову вартість будь-якого активу). Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.
Наказ вручається голові інвентаризаційної комісії перед початком інвентаризації або від'їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.
Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію і проводить інструктаж з наступних питань:
· ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;
· висвітлення загальних правил і специфічних особливостей в методиці інвентаризації певних об'єктів;
· уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації;
· забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;
· ознайомлення з правилами оформлення інвентаризаційних описів;
· пояснення порядку прийняття заходів у випадку необхідності проведення повторної інвентаризації;
· висвітлення обов'язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.
До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії.
Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту проведення інвентаризації та після її проведення, що має важливе значення для правильного визначення облікових даних та виведення результатів інвентаризації. Складений матеріально відповідальною особою звіт та додані первинні документи детально перевіряють члени комісії.
Інвентаризація повинна проводитись в присутності всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності - з обов'язковою участю бригадира.
В приміщення, де проводиться інвентаризація, сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов'язана:
> припинити операції щодо руху майна на складі;
> опломбувати всі місця зберігання активів, де є окремі чи додаткові входи та виходи (склади, підвали, підсобні приміщення);
> отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючими документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу (картки) складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;
> взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;
> організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;
> перевірити правильність ваговимірювальних приладів.
Інвентаризація повинна проводитись так, щоб все майно було відображене в інвентаризаційних описах та щоб виключалася можливість пред'явлення одних і тих же активів повторно.
При зберіганні однорідного майна в декількох місцях (склади, комори, і т.п.) в період інвентаризації в одному з них доступ до інших повинен бути забороненим. Перед тим, як опломбувати окремі місця зберігання майна, матеріально відповідальна особа повинна зачинити їх на ключ, при цьому ключі залишаються у матеріально відповідальної особи.
Припинення операцій з надходження та відпуску майна не повинно негативно впливати на роботу підприємства. Через це важливо правильно здійснити розрахунок потреб необхідних запасів для виробничих потреб на час інвентаризації та попередньо видати його зі складу. У тих випадках, коли зробити це неможливо, як виняток, допускається здійснення господарських операцій з руху майна в процесі інвентаризації. Відпуск майна здійснюється при обов'язковій участі інвентаризаційної комісії.
Перевірка вагового господарства є обов'язковою процедурою підготовчої стадії. Наявні ваговимірювальні пристрої повинні бути перевірені за терміном клеймування і точністю виміру, а результати такої перевірки оформлені актом.
Під час перерви в роботі комісії ключі від місця зберігання знаходяться у матеріально відповідальної особи, а печатка — у голови комісії.
Записи фактичних залишків майна, виявленого при інвентаризації, комісія здійснює в інвентаризаційні описи, що складає в процесі так і після закінчення інвентаризації (застосовуючи робочі зошити). Бланки інвентаризаційних описів видає бухгалтерія.
Заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів, в яких відображена наявність активів за даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризаційні описи складають тільки на дату початку інвентаризації з подальшим коригуванням на цю ж дату фактичної наявності того майна, по якому відбувся рух в період інвентаризації.
Початком інвентаризації вважається час пред'явлення матеріально відповідальною особою комісії всіх виправдовуючих документів, складання звіту, опечатування і отримання розписки про повноту пред'явлення документів.
Інвентаризаційні описи складають окремо:
> по кожній матеріально відповідальній особі;
> кожному місцю зберігання майна;
> окремо на майно, що надійшло в ході інвентаризації;
> окремо на майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні;
> окремо на майно, зіпсоване і не придатне для використання в процесі
Господарюючі суб'єкти інколи допускають помилки при оформленні результатів інвентаризації, особливо якщо вони не користуються при цьому типовими формами первинної документації, спеціально створеними для обліку таких результатів (табл.1), застосування яких суттєво полегшує суто механічну роботу і дозволяє приділити більше уваги спеціальним питанням виявлення та оформлення змістовних елементів за результатами будь-якої інвентаризації.
Таблиця 1.
Перелік форм первинних документів по інвентаризації
| № форми | Назва форми |
| Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці і бджолосімей | |
| Інвентаризаційний опис багаторічних насаджень | |
| Інвентаризаційний опис розсадників | |
| Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва та незакінченого будівництва | |
| Інв.-1 | Інвентаризаційний опис основних засобів |
| Інв.-3 | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей |
| Інв.-4 | Акт інвентаризації товарів відвантажених |
| Інв.-5 | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (взятих) на відповідальне зберігання |
| Інв.-6 | Акт інвентаризації матеріалів і товарів |
| Інв.-10 | Акт інвентаризації некінчених капітальних ремонтів основних засобів |
| Інв.-11 | Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів |
| Інв.-15 | Акт інвентаризації наявності грошових коштів |
| Інв.-16 | Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності |
| Інв.-І 7 | Акт інвентаризації розрахунків з постачальниками, покупцями та ін. |
| Додаток до ф. Інв.-17 | Довідка по акту інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та ін. |
| Інв.-18 | Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів |
| Інв.-19 | Порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей |
Описи повинні складатися акуратно, без помарок і підчисток, текст і цифри слід писати чітко і розбірливо.
В процесі заповнення інвентаризаційних описів здійснюють взаємну звірку кожної сторінки опису і у випадку виявлення розбіжностей по окремих позиціях негайно здійснюють перерахунок порівняння тих запасів, по яких виявилися розбіжності з фактом.
Допущені помилки при заповненні описів і неточності виправляють у всіх екземплярах (обов'язкова наявність підтверджуючих підписів). Якщо помилки були виявлені працівниками бухгалтерії, то про їх виправлення повідомляють осіб, які допустили помилки. Працівники бухгалтерії також підписуються при виправленні.
В інвентаризаційних описах не дозволяється залишати незаповнені рядки. В останніх листах (сторінках) вони прокреслюються. Ціни повинні відповідати одиниці виміру майна.
При оформленні інвентаризаційного опису кожна його сторінка нумерується. В кінці сторінки цифрами і прописом виводиться підсумок натуральних одиниць, записаних на сторінці. Після закінчення записів вказується кількість заповнених рядків. Кожна сторінка та опис в цілому підписуються всіма учасниками інвентаризації.
Кількість примірників інвентаризаційних описів повинна бути достатньою, щоб не виникало необхідності їх додаткового складання (розмноження).
Оформлені згідно з вимогами інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою, яка також дає розписку про те, що інвентаризація проведена правильно і претензій до інвентаризаційної комісії вона не має. Інвентаризаційна комісія, що підписує описи, несе відповідальність за дотримання порядку, способів та строків проведення інвентаризації, за правильність підрахунку та занесення записів до опису.
Інвентаризаційні описи та інші документи передають в бухгалтерію тільки через членів інвентаризаційної комісії за переліком під розписку, де зазначається кількість зданих документів.
Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями.
Особливості проведення інвентаризації за об'єктами наведено нижче.