За умови встановлення винної особи при виявленні недостачі з неї стягується сума, розрахована згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей.
Згідно цього Порядку розмір убутку від недостачі запасів визначається виходячи з їх балансової вартості, але не нижче 50 % від балансової вартості на момент встановлення такого факту, з урахуванням індексів інфляції, що визначаються щомісячно Міністерством статистики, відповідного розміру ПДВ і розміру акцизного збору за наступною формулою:
Р3 = ((Бв - А) х Інфл + ПДВ + Азб)) х Ккр;
де Р3 - розмір збитків, грн.,
Бв - балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних запасів, грн.;
А - амортизаційне відрахування, грн.;
Інфл - загальний індекс інфляції, що обчислюється на основі щомісячних індексів інфляції за даними Держкомстату;
ПДВ - сума податку на додану вартість, грн.;
Азб - розмір акцизного збору, грн.;
Ккр - коефіцієнт кратності, що застосовується при розрахунку розміру збитків.
Із сум, визначених згідно з законодавством і стягнених з винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, нанесених підприємству. Залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.
У бухгалтерському обліку суми виявлених недостач і втрат від псування запасів до прийняття рішення по конкретних винних особах відображаються в позабалансовому обліку (по субрахунку 072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей"). Аналітичний облік на позабалансовому обліку ведеться по кожному списаному активу.
Після встановлення винної у недостачі особи стягнена з неї сума зараховується до складу дебіторської заборгованості (рахунок 375 "Розрахунки по відшкодуванню нанесених збитків") і включається до складу доходів звітного періоду (рахунок 716 "Відшкодування раніше списаних активів").
Сума відшкодування, яка надійшла від винної особи, відображається по дебету рахунків грошових коштів (рахунок 30 "Каса") або шляхом утримання з заробітної плати (рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці") з одночасним списанням раніше відображеної суми дебіторської заборгованості. Одночасно сума недостачі списується з позабалансового рахунку.
Частина суми, яка надійшла від винної особи у розмірі виявленої недостачі списується на фінансовий результат підприємства, а частина, яка залишилась підлягає перерахуванню до бюджету.
У випадку, якщо винну у недостачі особу не встановлено, сума недостачі згідно з П(С)БО списується на витрати звітного періоду.
До складу витрат звітного періоду з аналогічним відображенням у бухгалтерському обліку включаються також вартість пошкоджених товарів, сировини, продуктів харчування, а також тих запасів, які втратили первісну очікувану вигоду і списуються з балансу.
Приклад 2. В результаті інвентаризації на складі СФГ "Сонях" виявлено понаднормову недостачу запасів на суму 180 грн.
Розглянемо відображення в обліку нестачі у випадку: 1) якщо винну в недостачі особу встановлено; і 2) у випадку, коли винну особу не встановлено.
Варіант 1. Якщо винну в недостачі особу встановлено.
Винній особі буде пред'явлений позов на суму 240 грн.:
Розмір збитку = (180 грн. х 1* + 36 грн.) х 2 = 432 грн.
* Загальний індекс інфляції умовно прийнятий за одиницю.
В бухгалтерському обліку операції будуть відображені наступним чином (табл. 3).
Таблиця 3.
Журнал реєстрації господарських операцій СФГ "Сонях"
| № | Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспонденція | Сума, грн. | |
| Дебет | Кредит | ||||
| Порівняльна відомість, протокол рішення інвентаризаційної комісії | Відображено суму недостачі | 180,00 | |||
| Довідка бухгалтерії | Списано суму недостачі на фінансовий результат | 180,00 | |||
| Довідка бухгалтерії | Віднесено суму недостачі на позабалансовий рахунок | _ | 180,00 | ||
| Порівняльна відомість, протокол рішення інвентаризаційної комісії | Віднесено на винну особу суму недостачі | 180,00 252,00 | |||
| Довідка бухгалтерії | Утримано суму збитку із зарплати винної особи | 432,00 | |||
| Довідка бухгалтерії | Списано суму недостачі з позабалансового рахунку | _ | 180,00 | ||
| Порівняльна відомість, розрахунок бухгалтерії | Нараховано суму, що підлягає перерахуванню до бюджету, сума - 220 грн. (400 грн. - 180 грн.) | 252,00 | |||
| Платіжне доручення | Перераховано належну суму до бюджету | 252,00 | |||
| Довідка бухгалтерії | Списано на фінансові результати доходи | 180,00 |
Варіант 2. Якщо винну в недостачі особу не встановлено.
За умов прикладу 2 в бухгалтерському обліку підприємства такі операції будуть відображені наступним чином (табл. 4).
Таблиця 4
Журнал реєстрації господарських операцій СФГ "Сонях"
| № | Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дебет | Кредит | ||||
| Порівняльна відомість | Відображено суму недостачі | 180,00 | |||
| Довідка бухгалтери | Списано суму недостачі на фінансовий результат | 180,00 | |||
| Порівняльна відомість, довідка бухгалтери | Відображено на позабалансовому рахунку суму недостачі | 180,00 |
Згідно з чинним законодавством, лишки виявлені в ході інвентаризації оприбутковуються та вважаються доходами звітного періоду.
Приклад 3. В результаті інвентаризації були виявлені лишки товарів на складі приватного сільськогосподарського підприємства на суму 100 грн.В бухгалтерському обліку операції будуть відображені наступним чином:
Таблиця 5.
Журнал реєстрації господарських операцій СФГ "Сонях"
| № | Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дебет | Кредит | ||||
| Порівняльна відомість, протокол рішення інвентаризаційної комісії | Оприбутковано запаси, які раніше не обліковувались на балансі | 100,00 | |||
| Довідка бухгалтерії | Віднесено суму залишку на фінансовий результат підприємства | 100,00 |