Відповідно до п. 88 Порядку розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві, затвердженого Постановою КМ України № 1232 від 30.11.2011 р., реєстрація та облік професійних захворювань ведеться в журналі згідно з додатком 16:
– на підприємстві, у робочих органах виконавчої дирекції Фонду та в установах державної санітарно-епідеміологічної служби, на підставі повідомлень про професійні захворювання та актів форми П-4;
– у лікувально-профілактичних закладах на підставі медичної картки амбулаторного хворого, виписки з історії хвороби, діагнозу, встановленого під час обстеження в стаціонарі, а також повідомлення про професійне захворювання.
П. 90 Порядку передбачає, що порядок збирання та передачі інформації для автоматизованої системи обліку і аналізу професійних захворювань визначається МОЗ України, а п. 92, що форми державної статистичної звітності щодо професійних захворювань затверджуються МОЗ України.
На виконання цих вимог, та враховуючи, що основні зобов’язання щодо статистичної звітності покладено на лікувально-профілактичні установи, МОЗ України наказом № 378 від 10.07.2007 р. «Про затвердження форм звітності з питань охорони здоров’я та інструкцій щодо їхнього заповнення» затвердив основні форми статистичної звітності та інструкції щодо їх заповнення, зокрема наступні:
– Форму звітності № 10 “Звіт про захворювання осіб з розладами психіки та поведінки за 20__ рік”;
– Інструкцію щодо заповнення форми звітності № 10 “Звіт про захворювання осіб з розладами психіки та поведінки за 20__ рік”
– Форму звітності № 11 “Звіт про захворювання осіб з розладами психіки та поведінки через уживання психоактивних речовин за 20__ рік”;
– Інструкцію щодо заповнення форми звітності № 11 “Звіт про захворювання осіб з розладами психіки та поведінки через уживання психоактивних речовин за 20__ рік”;
– Форму звітності № 14 “Звіт про причини інвалідності, показання до медичної, професійної і соціальної реабілітації за 20__ рік”;
– Інструкцію щодо заповнення форми звітності № 14 “Звіт про причини інвалідності, показання до медичної, професійної і соціальної реабілітації за 20__ рік”.
Інструкція щодо заповнення форми звітності № 14 “Звіт про причини інвалідності, показання до медичної, професійної і соціальної реабілітації за 20__ рік” передбачає, що ф. № 14 заповнюють відповідальні особи районних, міжрайонних, міських (у тому числі спеціалізованих) медико-соціальних експертних комісій.
Джерелами інформації для заповнення форми № 14 є: форма № 157/о „Акт огляду МСЕК” (далі – форма № 157/о), форма № 157-5/о „Журнал протоколів засідань МСЕК”, форма № 159/о „Статистичний талон експертного обстеження”, форма № 160-1/о „Журнал обліку індивідуальних програм реабілітації інвалідів МСЕК”, форма №160-4/о „Журнал контролю виконання індивідуальних програм реабілітації інвалідів”, форма № 166/о „Журнал обліку продовження лікування за листком тимчасової непрацездатності”, затверджені наказом МОЗ від 19.05.2003 № 224.
Класи хвороб та шифри нозологій зазначаються за рубриками та шифрами Міжнародної статистичної класифікації хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я Десятого перегляду (далі – МКХ-10), прийнятої 43-ю Всесвітньою асамблеєю охорони здоров’я 01.01.93, відповідно до Статуту Всесвітньої організації охорони здоров’я, прийнятого Міжнародною конференцією охорони здоров’я 19.06.46, підписаного Українською РСР 03.04.48.
Для обліку та аналізу професійних захворювань в Україні діє автоматизована система АІС «Профзахворюваність». Вона впроваджується Інститутом медицини праці АМН України, а також Українським НДІ промислової медицини для установ державної санепідслужби. За допомогою автоматизованої системи обліку нині здійснюється щорічна реєстрація випадків уперше виявлених профзахворювань. Проте не проводиться облік професійних захворювань за весь період існування такої державної реєстрації, доповнений аналізом даних моніторингу подальшого стану здоров'я хворих.
Фонд соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України створює бази даних щодо потерпілих/інвалідів з профзахворюваннями. Проте потрібні додаткові заходи, щоб одержати повні дані про стан професійної захворюваності в Україні загалом та по окремих регіонах і областях, здійснити їх аналіз, провести динамічне спостереження за здоров'ям осіб з професійними захворюваннями. Наявність інформації, яку забезпечать результати цільової диспансеризації, сприятиме впровадженню профілактичних, медико-реабілітаційних програм (на індивідуальному та популяційному рівнях), що дасть змогу в кожному конкретному випадку запобігти прогресуванню виявленого у людини захворювання. Завдяки цьому зменшиться відсоток осіб, які втрачають працездатність, стають інвалідами. Отже, ми отримаємо соціальний, медичний та економічний ефект.
Якщо буде створений Державний реєстр професійних захворювань, з'явиться можливість здійснювати повний контроль за їх поширеністю серед працюючого населення, аналізувати причинно-наслідкові зв'язки та формування груп ризику. Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 10 жовтня 2001 р. «Про затвердження Національної програми поліпшення стану безпеки, гігієни праці та виробничого середовища на 2001–2005 рр.» передбачено створити інформаційно-аналітичну систему охорони праці суб'єктів господарювання до 2005 року. Це дасть змогу впровадити у сферу охорони праці новітні інформаційні технології, зокрема створити Державний реєстр осіб, яким встановлено професійні захворювання. Але за браком фінансування цей процес гальмується.