При введенні даних в таблицю записи розташовуються в порядку, в якому вони вводилися. Це не завжди зручно під час перегляду введеної інформації. Бажано інформацію згрупувати і впорядкувати за потрібними ознаками, щоб у ній було легко орієнтуватися. Наприклад, розташувати записи за алфавітом прізвищ або за зменшенням років народження. При впорядкуванні записи (рядки) розташовуються в новомупорядку відповідно до даних вибраного поля (стовпчика).
Впорядкування даних проводиться таким чином:
• завантажити потрібну базу даних;
• відкрити таблицю для проведення в ній впорядкування даних;
• встановити курсор на поле (стовпчик), за даними якого треба провести впорядкування;
• на панелі інструментів натиснути одну із кнопок «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию». Таку ж команду можна виконати за допомогою меню «Записи», «Сортировка», «Сортировка по возрастанию», або «Сортировка по убыванию», або за допомогою контекстного меню;
• для сортування записів у кількох суміжних полях необхідно виділити відповідні стовпчики і провести потрібне впорядкування.