3.1 Прийом документів до аспірантури починається не пізніше ніж за 3 місяці до початку вступних іспитів до аспірантури. Термін подачі документів починається з 15 травня. Вступні іспити до аспірантури починаються з 1 вересня.
3.2. До аспірантури на конкурсній основі приймаються особи, які мають вищу освіту і кваліфікацію спеціаліста або магістра.
3.3 Вступники до аспірантури подають такі документи:
· Заяву на ім’я ректора (письмово) ( Додаток А),
· особовий листок з обліку кадрів з фотокарткою;
· автобіографію (письмово);
· копію диплома про закінчення вищого навчального закладу із зазначенням одержаної кваліфікації спеціаліста або магістра (особи, які здобули відповідну освіту за кордоном, – копію нострифікованого диплома);
· витяг із засідання кафедри та факультету щодо
рекомендації до вступу до аспірантури;
· перелік наукових праць;
· записка про співбесіду;
· характеристика з місця роботи (для працюючих);
· копію паспорта та ідентифікаційного номера (2-примірника);
· ксерокопію трудової книжки (якщо є), завірену у відділі кадрів за основним місцем роботи;
· медичну довідку про стан здоров’я за формою № 086/У;
· список опублікованих наукових праць і винаходів, завірений в організації, де працює вступник.
· вступники, які не мають опублікованих наукових праць і винаходів, подають реферат з наукової спеціальності, обсягом мінімум 20–22 аркушів друкованого тексту;
· відгук на реферат майбутнього наукового керівника (з оцінкою);
· довідка про доходи з місця роботи, де вказана середньомісячна зарплата за останні два місяці, за підписом Ректора та головного бухгалтера.
3.4. Для проведення прийому до аспірантури створюється приймальна комісія під головуванням проректора НТУ «ХПІ» з наукової роботи. Члени приймальної комісії призначаються проректором НТУ «ХПІ» з-поміж керівників наукових структурних підрозділів, а також передбачуваних наукових керівників аспірантів.
3.5. Рішення про допуск до складання вступних іспитів до аспірантури виноситься приймальною комісією за результатами співбесіди, розгляду реферату та поданих наукових праць з урахуванням письмового висновку наукового керівника, про що вступник до аспірантури повідомляється у тижневий термін.
Приймальна комісія може відмовити вступнику у допуску до складання вступних іспитів до аспірантури у зв'язку з неподанням у встановлений термін усіх або окремих вищенаведених документів або поданням їх після закінчення встановленого терміну.
3.6. Вступники до аспірантури складають вступні іспити із спеціальності ( обсягом навчальної програми для спеціаліста або магістра, яка відповідає науковій спеціальності, із філософії та однієї із іноземних мов на вибір (англійської, німецької, французької) та української мови в обсязі навчальних програм для вищих навчальних закладів IV рівня акредитації, затверджених Міністерством освіти і науки України.
Результати вступних іспитів до аспірантури дійсні протягом календарного року.
Вступники, які на час вступу до аспірантури склали всі або декілька кандидатських іспитів, звільняються від відповідних вступних іспитів до аспірантури, і їм зараховуються оцінки кандидатських іспитів.
3.7. Прийом вступних іспитів до аспірантури проводиться предметними комісіями, як правило, кількістю 3 – 5 осіб. До складу комісій включаються доктори та кандидати наук, а до складу предметної комісії із наукової спеціальності- включаються і передбачувані наукові керівники. До складу предметної комісії з іноземної мови та української мови можуть включатися також доценти та висококваліфіковані викладачі, які не мають наукового ступеня і вченого звання.
3.8. Особам, які допущені до складання вступних іспитів до аспірантури з відривом від виробництва, для підготовки та складання вступних іспитів надається один раз на рік додаткова оплачувана відпустка за місцем основної роботи з розрахунку 7 днів на кожний вступний іспит ( 30 діб). Особи, які вступають до аспірантури з одним або кількома складеними кандидатськими іспитами, користуються додатковою оплачуваною відпусткою для складання вступних іспитів, що залишились, із розрахунку 10 днів на кожний іспит. Особи, які склали всі кандидатські іспити, правом на додаткову відпустку для складання вступних іспитів до аспірантури за місцем роботи не користуються.
До відпустки не включається час проїзду від місця роботи вступника до місця знаходження аспірантури і назад. Витрати на проїзд та проживання несе вступник. Документом, який засвідчує право вступника до аспірантури на додаткову оплачувану відпустку, є повідомлення приймальної комісії за підписом ректора НТУ «ХПІ» допуск вступника до складання вступних іспитів.
3.9. На підставі результатів вступних іспитів до аспірантури приймальна комісія приймає рішення щодо кожного вступника.
У разі одержання однакових оцінок переважне право при зарахуванні до аспірантури мають вступники, рекомендовані до вступу до аспірантури вченою радою певного вищого навчального закладу (факультету) чи наукової установи, які успішно закінчили магістратуру, або які склали всі чи декілька кандидатських іспитів.
Зарахування до аспірантури проводиться наказом керівника вищого навчального закладу. власності.
Про зарахування до аспірантури або про відмову в зарахуванні до аспірантури вступник повідомляється в п'ятиденний термін із дня прийняття приймальною комісією відповідного рішення.
3.10. Після закінчення прийому до аспірантури ректор НТУ»ХПІ» у п'ятиденний термін подає до МОН України звіт про виконання плану прийому до аспірантури за рахунок державного замовлення.
3.11. Керівники підприємств, установ і організацій зобов'язані звільнити з роботи осіб, зарахованих до аспірантури з відривом від виробництва, в необхідний для своєчасного прибуття на навчання термін. Підставою для звільнення з роботи є копія наказу про зарахування особи до аспірантури.
3.12. Особа яка зарахована до аспірантури НТУ «ХПІ» подає трудову книжку (за наявності) із записом про звільнення із останнього місця роботи у зв’язку зі вступом до аспірантури з відривом від виробництва перед початком навчання в аспірантурі.