Как только пользователь подал одну из команд Вырезать или Копировать, выделенный фрагмент попадает в так называемый буфер обмена – своеобразный контейнер для хранения промежуточной информации. Информация, хранящаяся в буфере обмена, может быть извлечена из него подачей команды Вставить из меню Правка. Это действие может быть выполнено многократно, причем вставку из буфера можно производить в любое приложение Windows. После вставки фрагмента буфер обмена не очищается. Информация, хранящаяся в нем, сохраняется там до тех пор, пока туда не будет помещена новая информация (т.е. пока не будет повторно дана команда Вырезать или Копировать). Замена содержимого буфера обмена производится без запроса разрешения пользователя.
Если с помощью буфера обмена вставляются данные из другой программы, то они по возможности преобразуются к формату данных MS Word. Если MS Word не может редактировать эти данные, они вставляются как внедренный объект (для редактирования внедренных объектов используется исходная программа, вызываемая двойным щелчком по объекту). Если данные не удается вставить, они вставляются в виде рисунка, недоступного для редактирования.
Для управления вставкой данных используется команда Специальнаявставка из меню Правка.