РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD

СОДЕРЖАНИЕ

Введение   1 СЛЕПОЙ "ДЕСЯТИПАЛЬЦЕВИЙ" МЕТОД НАБОРА ТЕКСТА. ТренажерЫ Лабораторная работа 1   2 Робота С документами В текстовом редакторЕ MICROSOFT Word Лабораторная работа 2   3 РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В текстовом редакторЕ MICROSOFT WORD. КОЛОНКИ И КОЛОНТИТУЛЫ Лабораторная работа 3   4 ОформленИЕ докладА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ текстового редактора Word Самостоятельная работа   5 СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ В СРЕДЕ MICROSOFT POWERPOІNT Лабораторная работа 4   6 ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ ДЛЯ УЧАСТИЯ В КОНКУРСЕ Самостоятельная работа 7 РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MICROSOFT EXCEL Лабораторная работа 5 8 ПОСТРОЕНИЕ ГРАФИКОВ И ДИАГРАММ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MICROSOFT EXCEL Лабораторная работа 6 9 РАБОТА СО СТИЛЯМИ И ШАБЛОНАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕАКТОРЕ MICROSOFT WORD Лабораторная работа 7   10 РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В MICROSOFT ACCESS Лабораторная работа 8   11 СОЗДАНИЕ САЙТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЯЗЫКА HTML Лабораторная работа 9   Список рекомендуемой литературы

СЛЕПОЙ "ДЕСЯТИПАЛЬЦЕВЫЙ" МЕТОД НАБОРА ТЕКСТА. ТРЕНАЖЕРЫ

 

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Слепой метод набора был разработан Франком Эдгаром Макгуррином, стенографистом суда из Солт-Лейк-Сити. 25 июля 1888 года Макгуррин, будучи… Обучение "слепому" методу может при благоприятных условиях позволить… В обучении слепому методу предметом изучения является не расположение букв и клавиш на клавиатуре, которое само по…

Зоны действия пальцев ЛЕВОЙ руки на клавиатуре

Верт. зона	Палец	Клавишный ряд	Количество клавишей
	Указательный (2-й)	М, И	А, П	К, Е	4, 5
	Средний (3-й)	С	В	У
	Безымянный (4-й)	Ч	Ы	Ц
	Мизинец (5-й)	Я, [Shift]	Ф, [CapsLock]	Й, [Tab]	1, Е

 

Зоны действия пальцев ПРАВОЙ руки на клавиатуре

Существует два способа освоения клавиатуры при печатании слепым десятипальцевым методом: a) горизонтальный – все пальцы осваивают движения по горизонтальным рядам… b) вертикальный – пальцы вводятся в действие в своих зонах не сразу, а постепенно, начиная с наиболее развитых:…

Зоны действия пальцев ЛЕВОЙ руки для английской раскладки клавиатуры

Верт. зона	Палец	Клавишный ряд	Количество клавишей
	Указательный (2-й)	V, B	F, G	R, T	4, 5
	Средний (3-й)	C	D	E
	Безымянный (4-й)	X	S	W
	Мизинец (5-й)	Z, [Shift]	A, [CapsLock]	Q, [Tab]	1, [` ~]

Зоны действия пальцев ПРАВОЙ руки для английской раскладки клавиатуры

Клавиатурные тренажеры

Существенную помощь в изучении и освоении слепого десятипальцевого метода набора могут оказать клавиатурные тренажеры, например такие как "Соло на клавиатуре", "Stamina", "Typing Reflex", "KeyTO", "BabyType", "Bombina" и т.д.

 

Лабораторная работа 1

Цель работы

Ознакомиться с методикой слепого десятипальцевого метода набора текстов. С помощью специализированных тренажеров освоить слепой десятипальцевый метод набора текста.

 

Порядок выполнения работы

1. Ознакомиться с теоретическим материалом.

2. Освоить тренажер для получения навыков слепого десятипальцевого метода набора теста.

3. В конце семестра продемонстрировать полученные навыки преподавателю.

 

Контрольные вопросы

1) Перечислите основные виды движений пальцев, которые формируются при освоении слепого десятипальцевого метода набора.

2) Какие клавиши клавиатуры считаются опорными для правой и левой рук?

3) Назовите основные требования, предъявляемые к слепому десятипальцевому методу набора.

4) Какие способы освоения клавиатуры существуют?

5) Перечислите известные Вам клавиатурные тренажеры.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD

 

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов. Текстовый редактор Word предоставляет пользователю разнообразные возможности,… Можно также отметить следующие возможности редактора Word, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

Быстрое и полное сохранение

Word предоставляет возможность быстрого сохранения документов, при котором сохраняются только внесенные в документ изменения. На это затрачивается меньше времени, чем на полное сохранение файла, при котором сохраняется весь исправленный документ. Быстрое сохранение полезно устанавливать при работе с большими документами. Однако для быстрого сохранения требуется больше места на диске, чем для полного сохранения.

Для установки быстрого сохранения необходимо:

· выбрать команду Сохранить как в меню Файл, нажать кнопку Сервис и выбрать пункт Параметры сохранения, или выбрать команду Параметры в меню Сервис и перейти на вкладку Сохранение;

· установить флажок Разрешить быстрое сохранение.

Если флажок Разрешить быстрое сохранение снят, производится полное сохранение документа.

Восстановление документа

· выбрать команду Сохранить как в меню Файл и нажать кнопку Сервис команда Параметры сохранения, или выбрать команду Параметры в меню Сервис и… · выбрать опцию Всегда сохранять резервную копию. В этом случае при сохранении документа будет создаваться резервная копия файла с именем "Копия Имя…

Форматирование документов в текстовом редакторе Word.

Выделение фрагментов текста

1. Для выделения слова нужно дважды щелкнуть на нем мышью. 2. Для выделения строки текста или нескольких строк необходимо поместить… 3. Чтобы выделить одно предложение, нужно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по предложению.

Форматирование шрифта

В диалоговом окне Шрифт (рис. 2.2) можно установить или изменить: 1. На вкладке Шрифт: - гарнитуру или рисунок шрифта. Например, Times New Roman (шрифт с засечками), Arial (рубленныйшрифт, не имеющий…

Форматирование абзаца

Форматы абзаца устанавливаются с помощью диалогового окна Абзац (меню Формат, команда Абзацили аналогичная команда в контекстном меню). Все… · установить выравнивание текста по левому краю, по правому краю, по центру… · установить межстрочный интервал (одинарный, двойной, полуторный и т.д.);

Специальные средства ввода текста Microsoft Word

¨ в меню Правка выбрать команду Отменить …; ¨ нажать комбинацию клавиш Ctrl+Z или Alt+BackSpace; ¨ щелкнуть по кнопке на панели инструментов Стандартная.

Перемещение и копирование фрагментов текста с помощью мыши

Для перемещения фрагмента текста с помощью мыши необходимо выделить этот фрагмент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его в нужное место. Для копирования фрагмента следует проделать те же действия с нажатой клавишей Ctrl.

Перемещение и копирование фрагментов текста с использованием команд меню

Для перемещения или копирования фрагмента текста с использованием команд меню необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить фрагмент.

2. В меню Правка выбрать команду Вырезать для перемещения фрагмента или Копировать для его копирования.

3. Установить курсор в то место документа, куда следует переместить или скопировать фрагмент текста. Если текст выделен, можно использовать только щелчок мышью, стрелки клавиатуры или клавиши PageUp, PageDown, Home, End. Нажатие любых буквенно-цифровых клавиш приводит к удалению выделенного участка текста. Отменить ошибочные действия можно одним из способов, описанных выше.

4. В меню Правка выбрать команду Вставить.

Буфер обмена

Если с помощью буфера обмена вставляются данные из другой программы, то они по возможности преобразуются к формату данных MS Word. Если MS Word не… Для управления вставкой данных используется команда Специальнаявставка из меню…

Использование"горячих"клавиш при копировании и перемещении фрагментов текста

¨ команде Копировать из меню Правка – Ctrl+Сили Ctrl+Ins; ¨ команде Вырезать из меню Правка – Ctrl+X или Shift+Del; ¨ команде Вставить из меню Правка – Ctrl+V или Shift+Ins.

Ввод специальных и произвольных символов

На вкладке Специальные знаки представлен список специальных символов, таких как "длинное" (полиграфическое) тире, "копирайт",… Иногда удобно создать свои сочетания горячих клавиш, используемые для вставки… 1. Вызвать диалоговое окно Символ(меню Вставка, команда Символ).

Создание списков

Word автоматически вводит число или маркер и переносит курсор туда, где будет начинаться текст. В конце каждого пункта необходимо нажимать клавишу… Для изменения вида маркера или способа нумерации, необходимо в диалоговом окне… Многоуровневые списки позволяют организовать нумерацию с подпунктами, установив различные опции форматирования для…

Работа с табуляторами

Табулятор – это промежуток между позицией табулятора и тем положением, в котором до этого находился курсор. Символы табуляции обычно невидимы, для… Для формирования табуляторов нужно выбрать команду "Табуляция…" в… В появившимся диалоговом окне надо ввести определенное цифровое значение в текстовое поле Позиции табуляции, выбрать…

Лабораторная работа 2

Цель работы

Ознакомиться с основными принципами работы в текстовом редакторе Word. Приобрести навыки работы с документами в Word.

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. Ответить на контрольные вопросы. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную работу…

Международный знак охраны авторского права

Формат оповещения об авторском праве состоит из трех элементов:

· знака охраны авторского права: © или (С) или (C) Copyright;

· имени правообладателя;

· года первой публикации произведения. Если произведение содержит части, впервые опубликованные в разное время, допускается перечисление лет через запятую.

Например: © Корпорация XYZ, 2006 или © 2002-2008 Корпорация XYZ

22. Создайте элемент автозамены É, присвоив ему имя "телефон", а затем воспользуйтесь автозаменой при записи нескольких телефонов по следующему образцу:

É Алешин Иван Андреевич 42-23-86

É Власова Анна Петровна 37-34-57

É Гринин Петр Сергеевич 85-03-29

23. Используя табуляторы (3 см – выравнивание по левому краю, 7 см – выравнивание по разделителю, 15 см – выравнивание по правому краю, с пунктирным заполнением), создайте следующие столбцы:

Иванов ............... 456,67 67,78

Петров ............... 678,23 7,34

Семенов ................. 987,4 7

Сидоров ................... 0,06 7.567

Итого ......................... 4 4

24. Установите флажок "Предлагать заполнение свойств документа".

25. В свойствах файла укажите ключевые слова, автора и тему документа.

26. Созданный в ходе выполнения данной работы файл, а также резервную копию первого документа покажите преподавателю, скопируйте на электронный носитель.

27. Тексты файла приложите к отчету о лабораторной работе.

 

Контрольные вопросы:

1) Для чего предназначено быстрое сохранение документа в Microsoft Word? Как установить быстрое сохранение документа?

2) Что собой представляет резервная копия документа, для чего она предназначена?

3) В каких случаях используется автосохранение? Как установить время автосохранения?

4) Как, используя команду Параметры меню Сервис, установить пароль на чтение и запись в документ Word?

5) Как использовать кнопки, расположенные ниже вертикальной полосы прокрутки для перемещения по страницам (разделам, рисунка и т.д.) документа?

6) Какие специальные символы могут быть использованы при поиске и замене?

7) Какие подстановочные знаки могут быть использованы при поиске и замене?

8) Как преобразовать существующий список в многоуровневый?

9) Для чего используют табуляторы? Опишите технологию их использования.

10) В чем разница между средствами автотекста и автозамены в Word?

11) Перечислите способы выделения различных фрагментов текста в Word, попробуйте их применить. Для чего используется выделение текста?

3 РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В MICROSOFT WORD.
КОЛОНКИ И КОЛОНТИТУЛЫ

 

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Работа с таблицами в Microsoft Word

Известно, что представленные в табличной форме данные, отличаются большей наглядностью по сравнению с некоторыми другими видами представления данных. При этом ячейки таблицы могут содержать не только текст и цифровые данные, но и другие объекты, например, графические. Создать таблицу в MS Word можно разными способами. Самый простой и быстрый способ – использовать кнопку Создать таблицу на панели инструментов Стандартная. Необходимо нажать на эту кнопку и до тех пора, пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов, не отпуская его, передвигать указатель по сетке.

Можно создать таблицу, используя команду Создать таблицу меню Таблица. При этом необходимо указать число столбцов и строк в создаваемой таблице.

С помощью команды Нарисовать таблицу можно создать более сложную таблицу, например такую, содержащую ячейки разной высоты или различное количество столбцов в различных строках. При этом включается панель инструментов Таблицы и границы, предоставляя возможность добавлять и удалять линии "от руки".

Для изменения высоты строк или ширины столбцов необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать строки или столбцы для изменения.

2. В меню Таблица выбрать пункт Свойства таблицы, в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Столбец или Строка.

3. Установить нужные параметры.

Можно также изменить ширину столбцов или высоту строк при помощи перетаскивания границ столбца или строки по таблице или при помощи маркеров на линейках в режиме разметки. Удерживать нажатой клавишу Alt при перетаскивании маркеров на линейке заставит Word отобразить измерения ширины строки.

Для выделения различных фрагментов таблицы необходимо выполнить следующие действия:

Чтобы	Действие
Выделить ячейку	Щелкнуть мышью правее левой границы ячейки.
Выделить строку	Щелкнуть левее левой границы строки или в меню Таблица выбрать команду Выделить строку.
Выделить столбец	Щелкнуть мышью над верхней границей столбца или в меню Таблица выбрать команду Выделить столбец.
Выделить несколько ячеек, строк или столбцов	Протащить мышь по требуемым ячейкам (строкам, столбцам) с нажатой левой кнопкой.
Выделить всю таблицу	Щелкнуть таблицу, в меню Таблица выбрать команду Выделить таблицу.

Для добавления строк или столбцов в таблицу выполните следующие действия:

1. Выделить строку, ниже или выше которой будут вставляться новые строки, или столбец, правее или левее которого будут вставляться новые столбцы. Для вставки нескольких строк или столбцов выделите такое же количество строк или столбцов.

2. В меню Таблица или в контекстном меню выполнить команду Вставить и выбрать необходимый элемент и его расположение.

3. Для добавления строки можно также поместить курсор справа от последнего столбца таблицы (за его пределы) и нажать клавишу Enter.

Чтобы добавить строку в конец таблицы нужно щелкнуть последнюю ячейку последней строки, а затем нажать Tab.

Для удаления любого фрагмента таблицы необходимо выделить его и выбрать в меню Таблица соответствующую команду удаления (Удалить строки, Удалить столбцы, Удалить ячейки). Если команды Удалить строки и Удалить столбцы отсутствуют в меню Таблица, значит неверно выделен соответствующий фрагмент.

Для очистки фрагмента таблицы (т.е. для удаления только содержимого ячеек, строк, столбцов) необходимо выделить его и нажать клавишу Del.

Для объединения нескольких ячеек в одну необходимо выделить их и выбрать команду Объединить ячейки в меню Таблица.

Для разбиения ячейки или нескольких ячеек на части надо выделить их, выбрать в меню Таблица команду Разбить ячейки и указать количество частей.

Для изменения ориентации текста следует выбрать команду Направление текста в меню Формат и указать необходимую ориентацию.

Заголовки. Если таблица занимает не одну страницу, можно настроить автоматическое повторение заголовка таблицы на каждой странице. Для этого необходимо выделить строку или строки текста, которые будут использоваться в качестве заголовка (выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы) и выбрать команду Заголовки в меню Таблица.

Чтобы выполнить вычисления в таблице, необходимо установить курсор в ячейку результата и выбрать команду Формула в меню Таблица. Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула. В списке Вставить функцию выбрать нужную функцию. Например, для вычисления суммы чисел следует выбрать функцию SUM, для вычисления произведения – функцию PRODUCT, максимального значения – функцию MAX, минимального значения – функцию MIN, среднего значения – функцию AVERAGE, а для подсчета числа значений – функцию COUNT.

Для ссылки на ячейки таблицы необходимо ввести их номера в скобки, следующие за формулой. Например, для ссылки на ячейки А1 и В4 ввести =SUM(a1;b4). Строки в таблице нумеруются цифрами, а столбцы – символами латинского алфавита (т.е. В4 – ячейка во 2-м столбце 4-й строке).

Можно вместо ссылок на ячейки использовать слова Left (все ячейки слева от текущей), Right (справа), Above (сверху) и Below (снизу).

При изменении значений в ячейках необходимо обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

Для упорядочения данных в таблице необходимо установить курсор в любое место таблицы, выбрать команду Сортировка в меню Таблица и указать критерии сортировки.

Автоформатирование таблиц производится с помощью команды Автоформатирование меню Таблица. В списке Автоподбор можно установить требования на подпор ширины столбца и высоты строки.

Для преобразования таблицы в линейный текст необходимо выделить ее, выбрать команду Преобразовать ® Таблицу в текст в меню Таблица и указать, каким разделителем необходимо отделить текст одной ячейки от другой. Строки таблицы будут отделены друг от друга символом конца абзаца.

Для преобразования текста в таблицу необходимо выделить его, выбрать команду Преобразовать ® Текст в таблицу в меню Таблица и указать, по какому разделителю текста начинать новую ячейку таблицы. В случае если Word неправильно автоматически определил число столбцов в создаваемой таблице, необходимо исправить его. Число строк определяется автоматически.

Разбиение документа на страницы и разделы

Когда страница полностью заполняется текстом и рисунками, Word вставляет автоматический разрыв страницы и начинает новую страницу. При желании пользователь может самостоятельно разбить документ на страницы, вставив в соответствующих местах принудительные разрывы страниц. Для этого нужно использовать команду Разрыв в меню Вставка, или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Однако при вставке принудительного разрыва страницы следует помнить, что последующие правки, как правило, нарушают правильность разбиения и эту операцию приходится повторять заново.

Для того чтобы для некоторой части текста установить свои значения полей, колонтитулы, условия печати, количество колонок и некоторые другие атрибуты оформления текста, необходимо начать новый раздел текста.

Для начала нового раздела надо вставить так называемый разрыв раздела. Для вставки необходимо установить курсор в требуемую позицию в меню Вставка выбрать команду Разрыв и выбрать параметр, указывающий, откуда следует начать новый раздел: на текущей странице, со следующей страницы, с четной или нечетной страницы.

При вставке разрыва раздела или страницы в текст добавляется пунктирная линия (одинарная для страниц и двойная для разделов). Для удаления разрыва необходимо удалить эту линию обычными методами удаления символа (Del, Backspace).

Работа с колонтитулами

Для создания колонтитулов необходимо выполнить следующие действия: 1. Выбрать команду Колонтитулы в меню Вид. 2. Для создания верхнего колонтитула ввести текст или рисунок в область верхнего колонтитула или нажать кнопку на…

Работа с колонками

Для создания колонок необходимо: 1. Выделить требуемую часть текста из всего текста документа. 2. В меню Формат выбрать команду Колонки.

Лабораторная работа 3

Цель работы

Приобрести навыки работы с таблицами, колонками и колонтитулами в MS Word.

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. Ответить на контрольные вопросы. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную… Задание

ОформленИЕ докладА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ текстового редактора Word

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Далее приводятся фрагменты исходного рукописного черновика доклада, который вам предстоит оформить. Доклад: Реклама как составная часть маркетинговой деятельности ЗАО… Докладчик: Воронцов Сергей Валентинович, маркетолог ЗАО "Апельсин" по областям Украины.

Фрагмент А. Основные составляющие рекламы

Рекламодатель должен решить, чего он хочет добиться с помощью рекламы, какие рынки обрабатывать, какие средства рекламы использовать, как часто… Рекламные агентства – это "независимые предприятия", состоящие из… Реклама – это прежде всего форма массового воздействия, и вступить в контакт с аудиторией ей помогают средства…

Фрагмент В. Эффективность рекламы

Эффективность рекламы Е пропорциональна количеству оповещенных людей N и обратно пропорциональна стоимости С рекламы:

,

где – коэффициент пропорциональности: – чел./грн.

На самом деле учет коэффициентов очень труден. Сам коэффициент зависит от множества факторов, в том числе от вида рекламируемой продукции или услуги, и от известности рекламируемой фирмы и т. д.

Эффективность рекламы, как видно из формулы, напрямую зависит от средств распространения массовой информации (телевидения, радио, средств печати, транспорта, уличных щитов), при помощи которых она доводится до потребителей.

Фрагмент С. Телевидение – самое массовое из средств распространения рекламы

По охвату потенциальных потребителей (), несомненно, телевидение опережает другие средства массовой информации, но стоимость телевизионного времени () по карману только крупным предприятиям и сверхприбыльным отраслям. Эффективность телевизионной рекламы зависит также от телеканала, передачи и времени, в которое транслируется реклама.

Далее приводится список наиболее популярных телевизионных передач (по данным опросов общественного мнения), в которых наиболее выгодно помешать рекламу (если есть средства):

Новости (80 % всех смотрящих) – наиболее стабильное вложение ваших средств, реклама для всех;

Телесериалы (60 %) – реклама для домохозяек и пенсионеров;

Спортивные программы (40 %) – в основном мужская аудитория;

Музыкальные программы (25 %) – молодежная аудитория.

Фрагмент D. Использование средств печати для распространения рекламы

Второй по величине рынок го объему рекламных продаж – средства печати.

Рекламу в периодической прессе следует разделять на 3 вида: реклама в обычной газете, преимущественно информационной; реклама в газете, предназначенной специально для рекламы; реклама в бесплатном рекламном издании (типа газеты "Из рук в руки").

Стоимость этого вида рекламы сравнительно невысока, и ее себе могут позволить не очень богатые компании. Но следует отметить, что в обычных газетах рекламу чаще всего игнорируют, а в специализированных газетах реклама теряется среди обилия информации.

В деятельности ЗАО " Апельсин" за 2000-2009 г. вложения средств в различные виды рекламы распределилось следующим образом (в %): региональное телевидение (40); радио (20); печать (26); транспорт (7); уличные шиты (2); прочие (5).

Фрагмент E. Золотые правила рекламы

Реклама не должна быть: глупой, навязчивой, длинной, непонятной простому человеку. Работу над докладом полезно начать с разбиения текста и создания сценария… Анализ текста показывает его чрезвычайно низкую наглядность и плохую структурированность. Докладчику трудно будет…

ЗАДАНИЯ НА САМОСТОЯТЕЛЬНУЮ РАБОТУ

Цель работы

Приобрести навыки работы оформления документов и докладов с помощью текстового редактора Microsoft Word.

 

Порядок выполнения работы

2. Выполнить самостоятельную работу. Отформатированные тексты докладов, образцы визиток и резюме приложить к отчету.   Задание 1

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Слайды могут содержать текст, таблицы, диаграммы, рисунки, видеоклипы, звуковое сопровождение, гиперссылки на другие слайды, другие презентации и… Обычно показ презентации начинается с титульного слайда, который содержит… Презентация хранится в файле с расширением .ppt .

Работа со слайдами

При создании новой презентации создается только первый слайд. Для создания каждого нового слайда следует: ¨ выполнить команду Создать слайд меню Вставка; ¨ Создать слайд на панели Форматирование, щелкнув кнопку .

Выбор шаблона оформления

Для оформления слайдов презентации можно также использовать шаблоны оформления. При необходимости можно внести в них изменения. Для использования шаблона оформления необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить слайд или слайды.

2. Выбрать команду Оформление слайда меню Форматили щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Оформление слайда из контекстного меню. На экране отобразится область задач Дизайн слайда.

3. Щелкнуть на ссылке Шаблоны оформления. В области задач Дизайн слайда отобразятся доступные шаблоны оформления (рис. 5.3).

4. Навести указатель мыши на шаблон оформления, который будет применен. Появится кнопка со стрелкой вниз.

5. Щелкнуть на кнопке со стрелкой вниз. Появится меню.

6. Щелкнуть на кнопке Применить ко всем слайдам или Применить к выделенным слайдам. PowerPoint применит выбранный шаблон оформления.

Размещение на слайде графических изображений

Для вставки графических изображений используются следующие способы: ¨ команда Рисунок меню Вставка и далее Картинки, Из файла и др. аналогично… ¨ при использовании специальной разметки (рис. 5.5) мышью на соответствующем значке.

Добавление графиков и диаграмм

Программа PowerPoint предлагает два десятка типов диаграмм, часть из которых можно дополнить трехмерными эффектами. Кроме того, при редактировании… Добавить диаграмму на слайд презентации можно двумя способами: · добавить диаграмму на существующий слайд;

Использование организационных диаграмм

Для вставки организационной диаграммы на существующий слайд можно выполнить одно из следующих действий: ¨ выполнить команду Схематическая диаграмма меню Вставка; ¨ щелкнуть кнопку Добавить диаграмму или организационную диаграмму на панели инструментов Рисование;

Добавление элементов диаграммы

Элементы организационной диаграммы могут относиться друг к другу как:

¨ подчиненный – звено на следующем уровне иерархии, т.е. новая фигура помещается под выделенной и соединяется с ней;

¨ коллега – звено на том же уровне иерархии, т.е. новая фигура помещается рядом с выделенной и соединяется с той же фигурой руководителя;

¨ помощник – звено на более низком уровне иерархии, но находящееся выше следующего уровня, т.е. новая фигура помещается под выделенной и соединяется с ней уступом.

Для добавления следующего элемента диаграммы следует выделить то звено, относительно которого производится добавление, и воспользоваться кнопкой Добавить фигуру на панели инструментов Организационная диаграмма (рис. 5.14).

Рис. 5.14 Добавление фигуры диаграммы

Изменение макета

Различают четыре вида макета:   Обычный … Для изменения формы звеньев диаграммы следует выделить соответствующее звено и на кнопке Действия панели инструментов…

Анимационные эффекты в презентации

Чтобы привлечь внимание слушателя, выделить определенные аспекты и т. п., элементам слайдов презентации можно назначить анимационные эффекты. Эффект выполняется после щелчка мышью или через определенный промежуток времени. Совместное использование этих методов позволяет максимально оптимизировать просмотр презентации.

Разработка плавных переходов

В PowerPoint можно установить два типа специальных эффектов перехода между слайдами:

1. Эффекты при смене, которые определяют, как будет появляться слайд на экране.

2. Анимация текста, которая определяет способ появления текста на слайде.

Разработка эффектов при смене слайдов

1. Отобразить слайд, в который необходимо внести изменения. 2. Выбрать команду Показ слайдов пункта Смена слайдов. Откроется область задач… 3. Щелкнуть в списке Применить к выделенным слайдам и выбрать нужный эффект. PowerPoint продемонстрирует выбранный…

Анимация текста в слайде

Чтобы установить эффекты анимации текста для ряда слайдов в презентации, необходимо выполнить следующие действия для каждого слайда: 1. Выделить слайд, в который необходимо внести изменения. 2. Щелкнуть на надписи в слайде, порядок появления которой необходимо переопределить. PowerPoint выделит рамкой…

Интерактивные презентации

Пользователь при просмотре материала интерактивной презентации имеет возможность самостоятельно выбирать последовательность просмотра тех или иных… Для презентаций, имеющих уровневую структуру, следует настраивать… а Для перехода по слайдам интерактивной презентации обычно используются кнопки в виде…

Настройка базы гиперссылок

Для того, чтобы при переносе файла презентации на другой компьютер гиперссылки работали корректно, следует все файлы, на которые ссылается презентация, сохранить в определенной папке. Эту папку нужно указать как базу гиперссылок для этой презентации. Для этого необходимо выполнить команду Свойства в меню Файл, а затем в открывшемся диалоговом окне на вкладке Документ записать абсолютный адрес папки, в которой хранятся файлы для ссылок (рис.5.18).

Рис. 5.18 Указание базы гиперссылки

При выборе файлов из этой папки, в качестве адреса гиперссылки будет указываться относительный адрес файла.

Настройку гиперссылки перехода можно организовать двумя способами:

1. Настройкой действия.

2. Вставкой гиперссылки.

Настройка действия

Для перехода по слайдам внутри презентации необходимо:

1. Выделить текст или графический объект и выполнить команду Показ слайдов/Настройка действия.

2. В появившемся окне установить опцию Перейти по гиперссылкеи выбрать цель перехода. Можно перейти, например, к первому, последнему слайдам, или просто завершить показ слайдов. Для перехода к конкретному слайду презентации необходимо выбрать пункт Слайд…. После этого откроется окно Гиперссылка на слайд (рис. 5.19), в котором можно выбрать нужный слайд по заголовку или изображению.

3. Для перехода по гиперссылке по наведении указателя мыши необходимо выбрать соответствующую вкладку в диалоговом окне Настройка действия. Остальные настройки аналогичны вышеуказанным.

Рис. 5.19 Выбор слайда при настройке гиперссылки

Переход к слайдам другой презентации

Можно также настроить переход к слайдам другой презентации. Для этого необходимо выбрать пункт Другая презентация PowerPoint выпадающего списка Перейти по гиперссылке, указать нужную презентацию, а затем выбрать определенный слайд этой презентации.

Переход к другому файлу

Для открытия любого другого файла следует выбрать пункт Другой файл…

Для запуска программы выбрать опцию Запуск программы и указать нужный файл с помощью кнопки Обзор.

Удаление ссылки

Для удаления ссылки перехода необходимо выделить соответствующий текст или графический объект, выполните команду Показ слайдов/Настройка действия и установить опцию Нет (действие по щелчку мыши или действие по наведению мыши).

Использование гиперссылок

Для перехода по гиперссылке к другому файлу в открывшемся диалоговом окне Изменение гиперссылки необходимо в списке Связать с выбрать пункт с… Рис. 5.20 Добавление гиперссылки

Использование управляющих кнопок

Для настройки гиперссылок можно также использовать так называемые управляющие кнопки, то есть специальные автофигуры, для которых уже настроены определенные действия.

Для вставки управляющей кнопки необходимо выбрать команду Показ слайдов/Управляющие кнопки или на панели инструментов Рисование нажать кнопку Автофигуры и выбрать пункт Управляющие кнопки, затем выбрать подходящую кнопку, и поместить ее на слайд.

После этого открывается диалоговое окно Настройка действия, где можно изменить предлагаемое действие перехода и настроить новое.

 

Лабораторная работа 5

Цель работы

Приобрести навыки работы с презентациями в MS PowerPoint. Научиться планировать, создавать и проводить демонстрацию презентации.

 

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. Ответить на контрольные вопросы. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную…  

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Общие требования к презентации

2. Слайд №1 должен содержать следующую информацию: название вуза, факультета, кафедры; тема доклада презентации;

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Пользовательский интерфейс табличного процессора

Выше всех строк расположена строка заголовка, содержащая имя открытого документа. Ниже строки заголовка расположена строка меню табличного… Под строкой заголовка расположена строка формул, которая предназначена для…

Перемещение по таблице

®, ¬, ­, ¯ – перемещает активную ячейку на одну позицию в соответствующем направлении; Page Down – перемещает активную ячейку на величину экрана вниз; Page Up – перемещает активную ячейку на величину экрана вверх;

Выравнивание содержимого ячеек

При необходимости можно выровнять содержимое ячейки по желанию пользователя. При этом соответствующая ячейка или блок ячеек должны быть выделены. … Выравнивание содержимого ячеек можно выполнять с помощью меню табличного… Для выравнивания с помощью меню нужно в меню Формат выбрать пункт Ячейка, в появившемся диалоговом окне Формат ячеек…

Форматирование столбцов и строк

Внешний вид таблицы зависит от правильного выбора ширины столбцов и высоты строк. Табличный процессор не позволяет изменять ширину и высоту отдельной ячейки или блока ячеек. Можно изменить эти параметры соответственно для всего столбца (диапазона столбцов) или всей строки (диапазона строк).

Изменение ширины столбца

Выбор пункта Ширинаоткрывает диалоговое окно, в котором в поле Ширинастолбца: можно задать нужное значение. Единицей измерения ширины столбца… Если выбрать пункт Автоподборширины, устанавливается ширина по самой большой… Пункт Скрыть позволяет удалить выделенный столбец с экрана. При этом он в действительности из таблицы не удаляется.…

Изменение высоты строк

Порядок изменения высоты строк аналогичен изменению ширины столбца (меню Формат, пункт Строка). Высота строки автоматически устанавливается по высоте выбранного шрифта. Высота строки задаётся в пунктах.

Числовые форматы

По умолчанию числовым данным табличный процессор присваивает формат Общий. Значения чисел в этом формате отображаются в том виде, в каком они введены с клавиатуры. Табличный процессор предоставляет довольно большой набор специальных форматов, которые отражают сущность значений вводимых чисел.

Чтобы установить формат для чисел, нужно в меню Формат выбрать пункт Ячейка, и в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Число. В предлагаемом списке следует отметить нужный формат и щёлкнуть на нём – появляется образец представления чисел. Если он подходит, щёлкнуть на кнопке OK.

Может так случиться, что иногда после задания формата в некоторых ячейках вместо чисел может отобразится ряд из "решёток" #####. Такая ситуация возникает, когда число после задания нового формата не помещается в пределах ячейки. В этом случае нужно вновь отформатировать соответствующие столбцы, увеличив их ширину.

Оформление таблицы рамками

Табличный процессор позволяет созданную таблицу оформить рамками различного типа. Для этого следует выделить нужный фрагмент таблицы, выбрать пункт в меню Формат, Ячейка и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Рамка. В списке Рамка отметить, где в выделенном фрагменте должны проходить линии рамки, в списке Типлинии выбрать нужный тип, если необходимо, в выпадающем списке Цвет: задать цвет линии и щёлкнуть на кнопке OK.

Оформить таблицу рамками можно и с помощью кнопки Линиирамки панели инструментов Форматирование.

Автоматическое форматирование

Табличный процессор позволяет выполнить автоматическое форматирование таблицы. Для этого следует выделить таблицу или её фрагмент, в меню Формат выбрать пункт Автоформат... и в списке Списокформатов: выбрать имя подходящего формата. При этом справа отображается образец выбранного формата. Если какие-то параметры формата не удовлетворяют пользователя, их можно отменить. Для этого следует щёлкнуть на кнопке Параметры>> и сбросить флажки на названиях тех параметров, которые не удовлетворяют требованиям пользователя. Затем щёлкнуть на кнопке OK. Если созданный формат не полностью удовлетворяет требованиям, его можно подкорректировать обычным способом.

Вставка и удаление ячеек

Вставка и удаление строк и столбцов. Чтобы вставить новую строку или новый столбец в созданную таблицу, нужно выделить соответствующий фрагмент и в… Вставленной строке присваиваются параметры формата строки, расположенной над… Чтобы вставить несколько строк или столбцов, нужно предварительно выделить соответствующее количество строк или…

Элементарные вычисления в таблице

Различные расчётные формулы строятся на основе использования следующих математических операторов: " ("– открыть скобку; ")" –… В качестве операндов могут задаваться/использоваться числа, адреса ячеек,…

Мастер функций

Чтобы с помощью этого средства построить расчётное соотношение, нужно выделить ячейку, в которой должна быть помещена расчётная формула, а затем… · в меню Вставка выбрать пункт Функция...; · щёлкнуть на кнопке Мастер функций панели инструментов Стандартная.

Абсолютная и относительная адресация

Ссылка является основным элементом при выполнении вычислений, с использованием нескольких ячеек. Например, если нужно определить сумму содержимого… Различают абсолютные, относительные и смешанные ссылки на ячейки. Относительнаяссылкана ячейку используется в формулах для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки,…

Условное форматирование

Под условным форматом понимается формат, который Microsoft Excel автоматически применяет к ячейке, если выполняется указанное условие. Для применения условного форматирования в ячейках нужно: 1) выделить ячейки для условного форматирования;

Лабораторная работа 7

Цель работы

Приобрести навыки работы с документами в табличном процессоре Microsoft Excel.

 

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную…  

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Построение диаграмм

Диаграмму можно поместить на лист, на котором находится сама таблица с данными, или на отдельный лист. Диаграммы могут быть плоскостными и… Для того чтобы построить диаграмму по имеющимся данным необходимо: 1. Выделить диапазон или диапазоны таблицы, по которым должна быть построена диаграмма.

Редактирование диаграммы

Если диаграмма расположена на рабочем листе, то для ее редактирования, нужно предварительно выделить диаграмму щелчком мыши в пределах области… Если диаграмма создана на отдельном листе диаграмм, то этот пункт появляется в… Кроме того, пункт Исходные данные позволяет добавить и удалить ряды данных, а также изменить порядок рядов. Пункт…

Лабораторная работа 8

Цель работы

Приобрести навыки работы создания и форматирования таблиц и диаграмм в MS Excel.

 

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную…  

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Общие сведения о стилях в Microsoft Word

Стили в Microsoft Word значительно облегчают работу при форматировании документа. Стиль – это имеющий свое имя и сохраненный набор параметров форматирования.

Стили могут включать гарнитуру и размер шрифта, межстрочный интервал, отступы, величину абзаца и др. Они позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время. Достаточно создать стиль и выбирать его, когда это будет необходимо. Форматировать текст с помощью стиля намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования, к тому же при этом гарантируется единообразие внешнего вида определенных элементов документа. Если позже внести изменения в определенный стиль, весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля.

Наиболее часто используемыми стилями (конечно же, кроме Обычного) являются стили заголовков (headers). Особенность их состоит в том, что, если абзацу присвоен один из стилей заголовков, следующему автоматически будет присвоен стиль Обычный. В программе всего девять таких стилей, и в каждом следующем размер шрифта меньшей, чем в предыдущем. Таким образом, используя эти стили, можно структурировать текст и выделять заголовки по степени их значимости.

Пользователь всегда работает со стилями. Даже если стиль специальным образом не задавался пользователем, программа по умолчанию использует стиль Обычный (Normal).

В Microsoft Word есть несколько типов стилей, которые можно создать и применить:

1. Стили абзаца применяют к целым абзацам. Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование символов.

2. Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

3. Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

4. Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Изменение существующих в Microsoft Word стилей

Как уже отмечалось выше, можно изменить любой стиль документа. При этом весь текст соответствующего стиля будет отформатирован заново. Это важное… При изменении или создании стиля абзаца или символа следует помнить, что один… Если внести изменения в стиль, остальные стили, основанные на нем, также изменятся. Например, если заменить шрифт в…

Изменение стилей по образцу

1. Выделить текст документа, стиль которого (абзацный или символьный) необходимо изменить. При необходимости применить стиль к тексту какой-либо… 2. Применить новый формат непосредственно к тексту. Для этого можно… 3. Щелкнуть на раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование, чтобы выделить название стиля, а затем…

Изменение стиля в диалоговом окне Стиль

§ переименование стиля; § смена основы изменяемого стиля; § смена стиля абзаца, который автоматически следует за абзацем данного стиля;

Сочетание клавиш для стилей

Для присвоения стилю сочетания клавиш, использование которого приводило бы к применению стиля, необходимо в меню Формат выбрать команду Стиль, затем в открывшемся диалоговом окне Стиль, выбрать нужный стиль и щелкнуть на кнопке Изменить, после чего в диалоговом окне Изменение стиля щелкнуть на кнопке Клавиша. На экране появится диалоговое окно Настройка, показанное на рис. 9.3.

Рис. 9.3 Определение сочетаний клавиш для стиля в
диалоговом окне Настройка

Установка сочетаний клавиш

Можно установить сочетание клавиш для команд Word, макросов, шрифтов, элементов автотекста, стилей или символов. Нажатие на эти клавиши будет… Чтобы реализовать одну из этих возможностей, необходимо выполнить следующие… 1. Выбрать команду Настройка из меню Сервис и щелкнуть на кнопке Клавиатура в нижней части диалогового окна Настройка…

Удаление стиля

Чтобы удалить стиль, необходимо выбрать команду Стиль из меню Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат выделите стиль, который будет удален, и щелкните на кнопке Удалить. После этого Word удалит этот стиль из любого текста, где он использовался. Если это стиль абзаца, соответствующим абзацам будет присвоен стиль Обычный.

Встроенные стили

ü удаляет стиль из любого текста, к которому этот стиль был применен; если это стиль абзаца, к абзацу применяется стиль Обычный; ü если стиль был изменен, Word восстанавливает его изначальное состояние,… После такого "удаления", встроенный стиль по-прежнему останется в списке при выборе варианта Все стили.

Создание новых стилей

Если пользователь часто использует одно и то же форматирование символов или абзацев, целесообразным является создание нового стиля. Это поможет пользователю сэкономить время и повысит качество форматирования.

Как и при изменении стиля, создать новый стиль можно как по образцу, так и в диалоговом окне Стиль.

Создание стиля абзаца по образцу

Проще всего создать стиль абзаца по образцу (но этим способом нельзя создать символьный стиль). Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить абзац или поместить на него курсор.

2. В случае необходимости внести в формат символов иди абзацев изменения. Для определения формата символов в стиле лучше всего изменить формат всех символов абзаца.

3. Ввести уникальное название нового стиля в раскрывающийся список на панели инструментов Форматирование и нажать клавишу Enter.

Word добавит новый стиль абзаца к стилям документа и применит его к абзацу-образцу. Новый стиль будет основан на стиле, который соответствовал абзацу, взятому за образец. В него будут входить все изменения формата символов или абзаца, которые были сделали.

Создание стилей с помощью диалогового окна Стиль

§ можно создать символьный стиль, а не только стиль абзаца; § можно выбрать стиль, на котором основан новый стиль; § можно выбрать стиль абзаца, следующего за абзацем данного стиля;

Копирование стилей

Кроме создания и удаления стилей, Word позволяет копировать стили из одного документа или шаблона в другой.

Копирование стилей из документа в шаблон

1. При изменении или создании стиля в диалоговых окнах Изменение стиля или Создание стиля, можно установить флажок Добавить в шаблон. Word скопирует… 2. Выбрав формат символа в диалоговых окнах Шрифт или Язык, можно щелкнуть на… 3. Можно воспользоваться Организатором, чтобы скопировать любое количество стилей из документа в шаблон. При работе с…

Правила копирования стилей

Когда Word копирует все стили из одного шаблона или документа в другой, например, при использовании библиотеки стилей или при автоматическом обновлении стилей документа, для каждого стиля соблюдаются следующие правила:

- если стиль существует только в исходном шаблоне или документе, Word добавляет стиль в новый шаблон или документ;

- если стиль существует только в новом шаблоне или документе, Word оставляет его неизмененным;

- если стиль существует как в исходном, так и в новом шаблоне или документе (то есть в них обоих имеются стили с одинаковыми именем), Word заменяет стиль нового документа стилем исходного документа.

Общие сведения о шаблонах в Microsoft Word

Использование шаблонов является одним из способов упрощения процедуры форматирования. Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Существует два основных вида шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне Создание документа, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

По умолчанию Microsoft Word использует шаблон Обычный (Normal), и именно его использует большинство пользователей программы.

Чтобы получить доступ к другим шаблонам, необходимо выбрать команду Создать в меню Файл. На экране отобразится диалоговое окно Создание документа (рис. 9.5), в разделе Шаблоны (Создание с помощью шаблонов) области задач выбрать гиперссылку Общие шаблоны, затем в открывшемся окне перейти на нужную вкладку и выбрать необходимый шаблон. После этого можно приступать к созданию соответствующего документа.

Рис. 9.5 Диалоговое окно Создание документа

Microsoft Word предлагает около сорока разнообразных шаблонов и мастеров. Среди них есть письма и факсимильные сообщения, веб-страницы, записки и конверты.

Пользоваться Шаблонами очень просто – в каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа "Здесь впишите название Вашей фирмы" в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом.

Шаблоны можно использовать целиком или какую-нибудь их часть.

При создании нового документа, некоторые из элементов таких, как текст и стили, копируются в него из выбранного шаблона. Другие элементы, такие как автотекст и макросы, хранятся в шаблоне. Шаблон, однако, остается приложенным к документу, и доступ к нему постоянно сохраняется.

В таблице 9.1 перечислены элементы шаблона, которые копируются в новый документ. И в шаблоне, и в созданном документе хранятся отдельные копии этих элементов. Изменение какого-либо из этих элементов в документе не влияет на шаблон, и наоборот.

Таблица 9.1 – Элементы шаблона, копирующиеся в документ

Элемент	Комментарий
Текст и рисунок, а также их форматирование	В том числе верхние и нижние колонтитулы, примечания и сноски
Параметры страницы	Поля, размер бумаги и источник бумаги, а также другие параметры; кроме того, позиции табуляции по умолчанию
Стили	Стандартные и созданные пользователем стили

В таблице 9.1 перечислены элементы, которые при создании документа хранятся в шаблоне. Документ имеет доступ к любому из этих элементов. Доступ имеется также к любому элементу, хранящемуся в шаблоне Обычный. Кроме того, документ имеет доступ к элементам, которые хранятся в шаблоне, загруженном в качестве общего шаблона.

 

Таблица 9.2 – Элементы шаблона, хранящиеся в шаблоне документа

Элемент	Комментарий
Элементы автотекста	Элементом автотекста, как правило, является фрагмент текста или рисунок, который может быть вставлен в документ
Макросы	Макрос – это сценарий автоматического выполнения некоторых задач Word
Настройка панелей инструментов и меню	Изменение и создание панелей инструментов; изменение меню
Определение сочетаний клавиш	Сочетания клавиш для быстрого запуска команд, применение клавиш стилей или выполнение других задач

Изменение существующих в Microsoft Word шаблонов

- создание любого из элементов, перечисленных в табл. 9.2. при этом можно сохранить их в шаблоне Обычный или в шаблоне документа, если он… - щелчок на кнопке По умолчанию в диалоговых окнах Шрифт, Язык или Параметры… - установка флажка Добавить в шаблон при изменении или создании стиля (в диалоговых окнах Изменение стиля или Создание…

Создание новых шаблонов

§ либо на основе существующего документа, для чего необходимо выбрать команду Открыть в меню Файл, а затем открыть нужный документ; § либо на основе существующего шаблона, для чего необходимо выполнить… 1. Выбрать команду Создать из меню Файл.

Изменение шаблона, приложенного к документу, загрузка общих шаблонов.

1. Открыть документ, который необходимо изменить. 2. Выбрать команду Шаблоны и надстройки из меню Сервис. На экране появится… 3. Щелкнуть на кнопке Присоединить.

Лабораторная работа 9

Цель работы

Приобрести навыки работы со стилями и шаблонами в Microsoft Word.

 

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную…  

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Общие сведения о Microsoft Access 2002

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Основные понятия СУБД

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами — это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

· добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· удалять из таблицы одну или несколько записей;

· обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таблицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне "многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне "один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

Компоненты базы данных Access

Таблицы

Чтобы обеспечить наибольшую гибкость базы данных, необходимо распределить данные по таблицам так, чтобы избежать их избыточности. Например, если в… Каждую строку в таблице называют записью. Запись – это место хранения… Чтобы понять, что такое записи и поля, можно представить себе библиотечный каталог с карточками. Каждая карточка в…

Формы

Формы иногда называются окнами ввода данных. Это интерфейсы, которые используются для работы с данными и часто содержат кнопки для выполнения различных команд. Базу данных можно создать без помощи форм, просто вводя в таблицу данные в режиме таблицы. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают просматривать, вводить и редактировать данные таблиц при помощи форм.

Формы позволяют работать с данными в удобном формате; кроме того, в них можно добавлять функциональные элементы, например кнопки команд. Программным путем этим кнопкам можно назначить выполнение разнообразных задач, таких как определение данных, отображаемых в форме, или открытие других форм или отчетов. Например, можно создать форму с именем «Форма клиента» для работы с данными клиента. В форме клиента может присутствовать кнопка, открывающая форму заказа, в которой создается новый заказ для данного клиента.

Формы также позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных. Например, можно создать форму со строго ограниченным набором отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.

Отчеты

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

Запросы

Некоторые запросы предусматривают возможность обновления: это означает, что данные в основных таблицах можно изменять через таблицу запроса. Работая… Существует два основных вида запросов: запросы на выборку и запросы на… Запрос на изменение, как следует из его названия, выполняет действия с данными. Запросы на изменение можно…

Макросы

Макросы в приложении Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который позволяет добавлять функциональные возможности в базу данных. Например, кнопке команды в форме можно назначить макрос, который будет запускаться при нажатии этой кнопки. Макрос содержит последовательность действий для выполнения определенной задачи, например для открытия отчета, выполнения запроса или закрытия базы данных. Большинство операций с базой данных, выполняемых вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, которые позволяют существенно экономить время.

Модули

Модули, как и макросы, являются объектами, которые можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. В то время как макросы создаются в приложении Access путем выбора макрокоманд из списка, модули пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке. Модуль может быть либо модулем класса, либо стандартным модулем. Модули класса присоединяются к формам или отчетам и обычно содержат процедуры, предназначенные для формы или отчета, к которому они относятся. Стандартные модули содержат процедуры общего назначения, не связанные ни с одним другим объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в группе Модули в области переходов.

Типы данных

Таблица 10.1 Типы данных в MS Access Тип данных Используется Текстовый Текст или комбинация текста и чисел,…

Создание новой базы данных

· выбрать команду Создать(New) из меню Файл(File); · нажать кнопку Создать(New) на панели инструментов. Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла(New file).

Создание новой пустой базы данных

1. В этой области из раздела Создание(New) выбрать элемент Новая база данных(Blank Database). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных (File… 2. В раскрывающемся списке Папка(Save in) открыть папку, в которой будет… 3. В поле ввода Имя файла(File name) указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Создать(Create). По умолчанию…

Создание структуры таблиц с помощью мастера

ü Из списка образцов таблиц выберите прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей – поля таблицы, с… ü В окне с запросом о задании имени таблицы укажите способ определения… ü Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой…

Создание структуры таблиц с помощью Конструктора

ü Создание имен полей, типов полей. В этом режиме в верхней части окна находится таблица, в которую заносятся: Имя поля, Тип данных, Описание.

ü Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа.

ü Создание ключевого поля. Выделить необходимое поле. Команда Правка – Ключевое поле. В таблице напротив этого поля появится ключ, что означает, что данное поле является ключевым.

ü Заполнение таблицы. Из режима Конструктора переходите в режим таблицы (Вид – Режим таблицы) и заполняйте ее.

Создание таблицы путем ввода данных

Этот способ является более простым и наглядным

ü В появившемся окне находится созданная по умолчанию таблица, в которой содержится 10 столбцов и 20 строк. Ввести данные.

ü Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа. Выбрать Нет. При сохранении таблицы под указанным именем лишние строки и столбцы автоматически уберутся.

ü Создание ключевого поля. Чтобы определить Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора – команда меню Вид – Конструктор. Выделить поле Код Правка – Ключевое поле.

ü Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбраны типы данных.

Создание связей между таблицами

Связывание таблиц. При этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис – Схема данных. В появившемся диалоговом окне Схема данныхдобавить таблицы, которые нужно связать: Связи – Добавить таблицу. В окне Добавление таблицвыбрать связываемые таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи (ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его в соответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей. Здесь необходимо проверить правильность имен связываемых полей и установить обеспечение целостности данных. Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен совпадать тип данных.

Условие целостности данных– это набор правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Они делают невозможным случайное удаление или изменение связей данных.

Ограничения:

1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не связаны.

2. Нельзя удалять записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

3. Нельзя изменять значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных таблицах. При установленном флажке Каскадное удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Эти флажки устанавливаются в окне диалога Изменение записей только после установки опции Обеспечение целостности данных.

Затем нажать кнопку Создать. После этого окно Схема данныхпримет иной вид.

В MS Accessсуществует 4 типа связей:

Ø «один-к-одному» -одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице.

Ø «один-ко-многим» -каждая запись главной (первой) таблицы может быть связана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы.

Ø «многие-к-одному» - также как предыдущая связь.

Ø «многие-ко-многим» -каждая запись главной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь представляет собой две связи 1 - ∞через третью таблицу. Для этого выполняются следующие действия: создается третья (связующая) таблица с полями, описание которых совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц; определение в новой таблице ключа, содержащего все ключевые поля двух связываемых таблиц; определение соотношения «один-ко-многим» между каждой из двух таблиц и связующей таблицей.

Изменение существующей связи

Закрыть все таблицы, затем нажать Схема данныхна панели инструментов. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога Схема данных,нажать кнопку Отобразить таблицу, выбрать нужную таблицу и нажать Закрыть. Далее установить указатель на линию связи, которую требуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в открывшемся окне Изменение связей.

Удаление связи

Нажать Схема данных, выделить мышью линию связи, которую нужно удалить. Нажать клавишу Delete.

 

Лабораторная работа 10

Цель работы

Научится создавать таблицы в Microsoft Access с помощью мастера или в режиме конструктора. Приобрести навыки создания различных типов связей между таблицами: "один-ко-многим" и "один-к-одному".

 

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу 10. 3. С целью проверки полученных навыков, сдать преподавателю лабораторную…  

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Общая схема построения элемента текста в формате HTML может быть записана в следующем виде: "элемент":= <"имя элемента" "список… содержание элемента </"имя элемента">

Лабораторная работа 9

Цель работы

Приобрести навыки создания простейших web-страниц с использованием языка гипертекстовой разметки html.

Порядок выполнения работы

2. Выполнить задание на лабораторную работу. 3. С целью проверки полученных навыков сдать преподавателю лабораторную…  

Список рекомендуемой литературы

1. Макарова Н. В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н. В. Макарова, Г. С. Николайчук, Ю. Ф. Титова. – 2-е изд. – М. ; СПб. : Питер, 2007.

2. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере : самоучитель / С. Сагиян. – СПб. : Питер, 2005.

3. Спивак В. А. Делопроизводство : Учеб. пособие / В. А. Спивак. – СПб. : Питер, 2003.

4. Информатика: Учебник/под ред. Н. В. Макаровой. – М. : Финансы и статистика, 2000.

5. Информатика. Базовый курс. Учебник для Вузов/под ред. С. В. Симоновича. – СПб. : Питер, 2000.

6. Симонович С. В. Практическая информатика, Учебное пособие / С. В. Симонович, Г. А. Евсеев. – М.: АСТпресс, 1999.

7. Могилев А. В. Информатика : учебник для ВУЗов / А. В. Могилев, Н. И. Пак, Е. К. Хеннер. – М. : Издательство Academa, 1999.

8. Денисов А. Самоучитель Интернет / А. Денисов, И. Вихарев, А. Белов. – СПб. : Питер, 2001.

9. Комягин В. Б. Excel 7.0 в примерах / В. Б. Комягин, А. О. Коцюбинский. – М. : Нолидж, 1996.

10. Крамм Р. Программирование в Access для чайников / Р. Крамм. – К. : Диалектика, 1996.

11. Коцюбинский А. О. Современный самоучитель работы в сети Интернет / А. О. Коцюбинский, С. В. Грошев. – М. : Триумф, 1997.

12. Рогов В. П. Excel-97. Серия “Без проблем”/ В. П. Рогов. – М. : Бином, 1997.

13. Гончаров А. Excel 7.0 в примерах / А. Гончаров. – СПб. : Питер, 1996.

14. Основы современных компьютерных технологий: учебное пособие/под. ред. Хомоненко. – СПб. : КОРОНА, 1998.