Диаграмма – это форма графического представления числовых значений, позволяющая облегчить интерпретацию (понимание) данных.
Диаграмму можно поместить на лист, на котором находится сама таблица с данными, или на отдельный лист. Диаграммы могут быть плоскостными и объёмными.
Для того чтобы построить диаграмму по имеющимся данным необходимо:
1. Выделить диапазон или диапазоны таблицы, по которым должна быть построена диаграмма.
2. После чего запустить мастер построения диаграмм одним из следующих способов:
a. пункт меню Вставка® Диаграмма;
b. щелчок на кнопке Мастер диаграмм панели инструментов Стандартная.
3. На первом шаге мастера определить тип и вид диаграммы.
Гистограмма представляет собой диаграмму, значения на которой отображены в виде столбиков одной ширины, но различной высоты.
Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму. Нормированная гистограмма отражает долю каждой компоненты в общей сумме (в процентах).
Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмму может быть представлен только один ряд данных.
4. На втором шаге мастер отобразит примерный вид строящейся диаграммы, а внизу окна будет указан в абсолютных ссылках диапазон выделенных значений, с указанием имени листа на котором он находится.
В случае необходимости его можно поменять, выделив заново на рабочем листе. На этом же шаге необходимо указать ориентацию данных, какие элементы будут использоваться в качестве рядов данных столбцы или строки. Чаще всего в списках в качестве рядов данных используются столбцы (один столбец – один ряд).
5. На третьем шаге мастера можно задать ряд параметров форматирования диаграммы, для чего имеются определенные вкладки:
a. во вкладке Заголовки можно задать общий заголовок диаграммы и подписи осей диаграммы;
b. вкладка Оси используется для отображения меток на осях диаграммы. По умолчанию на оси X отображаются категории (обычно, содержимое первого выделенного столбца), а на оси Y значения (содержимое других столбцов, каждый столбец представляет собой отдельный ряд);
c. вкладка Линии сетки служит для нанесения масштабной сетки: могут отображаться только основные линии сетки или промежуточные, или вообще не отображаться.
d. вкладка Легенда позволяет указать, нужна или не нужна легенда для данной диаграммы. Применение легенды целесообразно, если в диаграмме присутствует не менее двух рядов данных. Термин Легенда взят из картографии. Этим термином обозначаются различные пояснения на полях карты – в нашем случае – на полях диаграммы. По умолчанию она отображается на диаграмме. Кроме того, можно указать, в каком месте диаграммы её расположить (по умолчанию она располагается справа);
e. вкладка Подписи данных позволяет отображать на диаграмме подписи на каждом из значений, в зависимости от выбранного переключателя, числовые данные, категории или другие данные;
f. если нужно рядом с диаграммой отобразить таблицу, на основе данных которой построена диаграмма, то следует воспользоваться вкладкой Таблица данных и установить флажок Таблица данных.
6. На последнем, четвёртом шаге мастера построения диаграмм определяет, создается внедренная диаграмма, т.е. расположенная на одном листе с данными, или создается отдельный лист диаграммы.
В обоих случаях диаграмма будет обновляться при изменении данных таблиц, на которых она была построена.
На каждом из перечисленных шагов в с помощью кнопки Назад можно вернуться для изменения предыдущих установок.
Можно создать стандартную диаграмму по выделенным данным без указания всевозможных установок и параметров. Для этого нужно выделить данные, по которым создается диаграмма, и нажать клавишу F11. Диаграмма будет размещена на отдельном листе данных, названном Диаграмма1 (2, 3 и т.д.) и будет иметь тип диаграммы, использующийся по умолчанию (обычно это плоская гистограмма).
Для изменения типа диаграммы, используемого по умолчанию, нужно:
a) создать диаграмму, тип которой необходимо сделать используемым по умолчанию;
b) щелкнуть по созданной диаграмме, сделав ее активной, меню Диаграмма команда Тип диаграммы;
c) в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Сделатьстандартной;
d) если на экране появится диалоговое окно Добавление нового типа диаграмм, надо ввести имя в поле Имя, описание в поле Описание и нажать ОК.