Каждый раз, когда пользователь открывает новый документ, он содержит копию стилей, хранящихся в шаблоне, на основе которого этот документ создан. Какие это стили, и каково формирование каждого из них, зависит от выбранного шаблона. Все шаблоны включают основной набор общих стилей (так называемых встроенных стилей), например, Обычный, Основной текст и Заголовки (с 1 до 9). Некоторые шаблоны предполагают дополнительные готовые стили для особых целей. Например, шаблон Профессиональный отчет содержит стили Название предприятия, Заголовок на обложке и Заголовок части, которые служат для формирования различных элементов страниц отчета. Шаблон или документ может также содержать стили, созданные непосредственно пользователем.
Как уже отмечалось выше, можно изменить любой стиль документа. При этом весь текст соответствующего стиля будет отформатирован заново. Это важное преимущество использования стилей в сравнении с непосредственным форматированием текста. Поскольку каждый документ имеет собственный набор стилей, изменение стиля сказывается только на самом документе; оно не влияет на шаблон или другие документы, созданные на основе этого шаблона. Однако следует отметить, что существует возможность копировать стили из одного документа или шаблона в другой.
При изменении или создании стиля абзаца или символа следует помнить, что один стиль может быть основан на другом. В шаблоне Обычный, входящем в Word, абзацный стиль Обычный является основой для большинства других абзацных стилей. Например, стиль Основной текст определяется как "Обычный плюс интервал после 6 пт". Это определение означает, что стиль Основной текст имеет тот же формат, что и стиль Обычный, за исключением интервала после абзаца – в Обычном это 0 пт, а в Основном тексте – 6 пт. Сам стиль Обычный не основан ни на одном из стилей. Любые присвоенные стилю атрибуты отличают его от исходного стиля.
Если внести изменения в стиль, остальные стили, основанные на нем, также изменятся. Например, если заменить шрифт в стиле Обычный на Courier New, a расстояние после абзаца на 10 пт, то стиль Основной текст также будет включать шрифт Courier New. Однако интервал после абзаца в нем не будет составлять 10 пт, поскольку значение "интервал после" в нем отличается от стиля Обычный.
Основывая один стиль на другом, можно обеспечить единообразие форматирования. Например, если применить в стиле Обычный новый шрифт, тот же шрифт автоматически появится в остальных стилях, основанных на Обычном, таким образом можно избежать использования в документе различных шрифтов.